Wie eine agile Organisation Skalierung ermöglicht

Die veränderten Anforderungen an die IT-Prozesse ziehen auch eine Anpassung der Organisationsstruktur nach sich. Zu Beginn des Jahres 2019 wurde der Bereich Business Intelligence neu ausgerichtet und in eine agile, systemische Organisationseinheit umgewandelt. Das neue Modell zeichnet sich durch eine klare Kunden- und Produktorientierung sowie eine gemeinsame laterale Führung (Führung ohne disziplinarische Weisungsbefugnis) aus. BI soll dazu beitragen, die notwendigen Steuerungs- und Automatisierungsfähigkeiten für das Plattform-Geschäftsmodell von OTTO aufzubauen und gleichzeitig die derzeitigen Einschränkungen der Skalierbarkeit auf organisatorischer und technologischer Seite zu beseitigen.

Rund 300 Kolleginnen und Kollegen in zwölf BI Business Domains sowie Data and Infrastructure Foundations kümmern sich um eine breite Palette von Technologien und BI-Produkten. Sie setzen Cloud-Technologien ein, die schnelle Roll-outs ermöglichen. Ziel ist es, den vorhandenen Datenschatz möglichst vielen internen Nutzern in Echtzeit auf Abruf zur Verfügung zu stellen und schnell geeignete BI-Anwendungen für das OTTO-Geschäftsmodell zu entwickeln. Durch Self-Service-Analytics bieten wir den Kollegen die Möglichkeit, eigene Analysen und Berichte zu erstellen: So lassen sich einfacher und schneller gemeinsam datengetriebene Erkenntnisse gewinnen, Entscheidungen treffen und ein höherer Geschäftswert generieren. Auf dem Weg von OTTO zu einem vernetzten Unternehmen verlässt sich die BI-Abteilung auf Daten, Algorithmen und KI, aber vor allem auf die Menschen in ihrer Organisation.

Abbildung 1: Organisationsstruktur im Bereich Business Intelligence

Die Produktentwicklungsteams arbeiten in Sprints und erhalten regelmäßig Feedback von den Geschäftsbereichen. Um die Produktivität hoch zu halten und den Lerneffekt innerhalb des Teams zu maximieren, können sie selbstständig bis zu einem halben Tag pro Woche sogenannte "Slacktime " einplanen. Slacktime hilft den Teams, durch die Anwendung agiler Methoden über den Tellerrand zu schauen und den Problem- und Lösungsraum noch weiter zu öffnen. Für übergreifende Themen und die Koordination in den Technikteams wird häufig das Format "Scrum of Scrums" genutzt, um sich regelmäßig teamübergreifend über die neuesten Entwicklungen, Änderungen und Hindernisse auszutauschen. Dies fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit und das lösungsorientierte Denken in der Produktlieferkette. Die Managementteams sind für die Beseitigung festgestellter operativer Hindernisse in den Lernzyklen verantwortlich. Die Produktlieferketten, die Organisationseinheiten und die Infrastruktur werden in einem Produkt-, Architektur- und Organisationsprozesskreis kontinuierlich optimiert. Diese Circles bestehen aus Experten mit unterschiedlichen Rollen und Hierarchiestufen aus der gesamten BI-Organisation; die Circles definieren somit die Governance für die IT-Infrastruktur, Daten, Produkte und die teamübergreifende Zusammenarbeit und tragen so zur operativen Exzellenz bei.

Abbildung 2: Gemeinsame Führung bei Business Intelligence

Um die anpassungsfähige, agile Organisation weiter zu optimieren, sollen die Führungsteams in den nächsten Monaten durch Coaches in ihrer gemeinsamen Führung weiter unterstützt werden, damit jeder seine eigene Führungsdimension und -verantwortung noch besser zur Stärkung des Team-Mindsets einbringen kann und somit den Produktentwicklungsteams bessere Orientierung gibt.
Ein weiteres wichtiges Instrument für zwischenmenschliches Lernen ist die Feedback-Kultur. Als offizielles HR-Tool wird das 360-Grad-Feedback als Entwicklungsformat für alle Kollegen angeboten. Darüber hinaus bieten die Agile Coaches regelmäßige Feedbacktrainings an, um konstruktive Feedbackgespräche zu fördern und Hemmschwellen abzubauen. Durch die Lernzyklen auf allen Ebenen der Organisation, teamübergreifend in der Produktlieferkette, in den Circles sowie in den Management- und Produktentwicklungsteams, identifizieren wir frühzeitig notwendige strukturelle Veränderungen auf Team-, Prozess- und Strategieebene. Das macht die BI Division zu einer anpassungsfähigen und skalierbaren Organisation. Die perfekte Organisationsstruktur ist für uns diejenige, die auf allen Ebenen auf der Basis gemeinsamen Lernens angepasst wird.