Ein kurzer Leitfaden zum Ersetzen von veralteter Software

Wir befinden uns in einem Transformationsprozess. OTTO erfindet sich ständig neu und hat den Wandel in seiner DNA verankert. Als Traditionsunternehmen verfügt OTTO natürlich über Systeme, die uns schon sehr lange begleiten. Unser Digital Asset Management (DAM)-System wurde ursprünglich für die Katalogproduktion angeschafft: Es hilft, Inhalte zentral zu verwalten und aufzufinden. Heute muss dieses System Millionen von Inhalten verwalten, schnell skalieren, sehr schnell reagieren - und natürlich auch die richtigen Ergebnisse liefern. Kurzum, es soll uns helfen, OTTO als Plattform zu etablieren . Aber wie gut kann das mit einem System funktionieren, das es schon seit den neunziger Jahren gibt?

Am Anfang hatten wir nur eine Liste mit einer Handvoll Begriffen zur Verfügung. Aber das hat uns nicht abgeschreckt, ganz im Gegenteil - wir waren motiviert , das Rätsel zu lösen. Denn hinter jedem Begriff stand die spannende Frage: "Was passiert, wenn wir ihn ausschalten....?"

Im Laufe der Jahre haben viele verschiedene Personen zu unserem Altsystem beigetragen. Entsprechend schwierig war es, eine einzige Person zu finden, die alle Zusammenhänge kennt.

Gerade deshalb ist es in einem solchen Prozess wichtig, zunächst zu verstehen, welche konkreten Abhängigkeiten bestehen und warum. Ebenso wichtig ist es , den Rahmen zu schärfen und genau zu klären, wo die Grenzen liegen.

Um dies erfolgreich zu tun, hilft es, Kriterien zu definieren, die das Risiko greifbarer machen. Diese Kriterien haben uns zum Beispiel geholfen, Klarheit zu gewinnen:

• Arten von Abhängigkeiten - handelt es sich z. B. um einen fachlichen oder technischen Prozess?
• Daten zum Verkehrsaufkommen
• Kontaktpersonen
• AngewandteFunktionen
• Direkte oder indirekte Abhängigkeit
• Grad der Verkapselung.

Nach der Findungsphase war die Liste der Abhängigkeiten auf fast 100 Einträge angewachsen. Das Gute daran war, dass wir bereits eine Strategie hatten, um fast alle davon zu bewältigen.

Darüber hinaus wurde Sharedien als neues Digital Asset Management System angeschafft. Seine intelligenten, nativen Funktionen zur flexiblen Verwaltung, Pflege und Organisation digitaler Inhalte machen es für uns sehr bequem, Geschäftsfälle umzusetzen. Wir mussten (!) also gemeinsame Elemente in die bestehende Systemlandschaft integrieren und einen detaillierten Transformationsplan aufstellen. Das hätte aber den Übergang vom Alten zum Neuen sehr mühsam gemacht.

Unsere Aufgabe bestand also nicht nur darin, das alte System so reibungslos wie möglich vom Netz zu nehmen, sondern auch alle relevanten Prozesse in die neue Systemumgebung zu übertragen. Zu diesem Zweck erweiterten wir den Kern und begannen, in drei verteilten Remote-Teams zusammenzuarbeiten, um das alte DAM zu ersetzen.

Dennoch haben wir festgestellt, dass nicht alle Informationen richtig interpretiert wurden. Dies führte zu Supportanfragen, die wir mit Geduld und Verständnis bearbeiteten. Wenn dennoch ein echter Bedarf an einer Änderung des Systems bestand, haben wir diese kurzfristig umgesetzt.

Am Ende segelte das Altsystem sanft in den Sonnenuntergang und zog das neue System hinter sich her. Es gab keinen großen Knall; die Ablösung verlief leise und schrittweise. Fast unbemerkt ist das neue System nun im Einsatz und unterstützt unsere Zukunft - bis es selbst an der Reihe ist, zu gehen.