Du arbeitest im Homeoffice oder an einem anderen Unternehmensstandort als deine Kollegen und möchtest dich mit deinem Team zur Projektlage austauschen? Dann erleichtern Videoanrufe und Videokonferenzen die Kommunikation. Du kannst deine Kollegen sehen, mit ihnen sprechen und je nach System sogar deinen Bildschirm mit ihnen teilen. Aber was ist eine Videokonferenz genau, welche Technik brauchst du und vor allem: Welche Systeme bieten sich für eine Videokonferenz an? UPDATED klärt auf.
Eine Videokonferenz bezeichnet die simultane Übertragung von Video- und Audiodaten in einem Gespräch zwischen zwei oder mehr Teilnehmern, die sich an verschiedenen Orten befinden.
Während Videoanrufe über das Smartphone häufig im privaten Umfeld stattfinden, ist spezielle Videokonferenz-Software meist für Unternehmen gedacht. Das digitale Meeting findet im Regelfall am Notebook oder PC statt. UPDATED stellt im Folgenden für beide Varianten des Video-Calls Tipps und Tools vor.
Videoanrufe sind mit der passenden App auf dem Smartphone schnell und unkompliziert erledigt. Diese Anwendungen kannst du unter anderem nutzen:
Der Messenger ist vor allem für das Versenden von Kurz- und Sprachnachrichten bekannt. Aber auch Telefonate und sogar Videoanrufe kannst du über WhatsApp führen. Wie genau das funktioniert, erfährst du im UPDATED-Ratgeber Telefonieren mit WhatsApp: So funktionieren Sprachanrufe.
Anrufe über WhatsApp, FaceTime und Skype sind kostenlos. Allerdings verbraucht die Videotelefonie vergleichsweise viel Datenvolumen, wenn du im Mobilnetz unterwegs bist. Je nach Anbieter wird die Geschwindigkeit bei aufgebrauchtem Datenvolumen gedrosselt oder es entstehen zusätzliche Kosten.
Tipp: Führe Videoanrufe am besten im WLAN.
Die Anwendung ist auf Videotelefonie spezialisiert. Sie ist exklusiv auf Apple-Geräten wie iPhones, iPads und MacBooks verfügbar. Tippe zum Starten eines Videoanrufs einfach auf das Video-Symbol neben einem Kontakt in deinem Adressbuch oder beginne einen FaceTime-Anruf direkt über die Anwendung.
Wusstest du schon, dass du über FaceTime auch Videokonferenzen mit bis zu 32 Teilnehmern einrichten kannst? Mehr Infos erhältst du im UPDATED-Ratgeber FaceTime-Konferenz: Hier erfährst du alles zu Gruppenanrufen per iPhone und iPad.
Der Klassiker unter den Videotelefonie-Anbietern ist sowohl für private Gespräche als auch für Business-Calls geeignet. Videokonferenzen über Skype sind kostenlos, darüber hinaus ist der Dienst mit besonders vielen Geräten kompatibel: Das Programm funktioniert auf Smartphones und Tablets mit iOS und Android sowie auf Windows- und Mac-Computern. Sogar über die AppleWatch kannst du Sykpe nutzen. Wie du Videokonferenzen via Skype durchführst, erfährst du im UPDATED-Ratgeber Telefonieren mit Skype: So klappt der Call per Instant-Messenger.
Im Gegensatz zum Videoanruf finden Videokonferenzen eher selten über Smartphone und Tablet statt. Da sie häufig Kollegen und Kunden zusammenbringen, kommen meist Arbeitsgeräte wie Notebook und PC zum Einsatz. Welche Technik benötigst du darüber hinaus für eine Videokonferenz?
Das Herzstück der Videokonferenz ist die Bildübertragung. Bei vielen Notebooks ist eine kleine Kamera mit ausreichender Bildqualität oberhalb des Bildschirms integriert. Wenn du über deinen PC an einer Videokonferenz teilnehmen möchtest, benötigst du eine externe Webcam.
Damit du am Notebook oder PC an einer Videokonferenz teilnehmen kannst, brauchst du ein Mikrofon und Lautsprecher oder Kopfhörer. Bei Notebooks sind beide Komponenten im Regelfall bereits integriert, an einen Desktop-Computer musst du externe Geräte anschließen.
Tipp: Für eine optimierte Gesprächsqualität sorgen Headsets, also Kopfhörer mit integriertem Mikrofon.
Ohne Internetverbindung kommt keine Videokonferenz zustande. Damit der Stream störungsfrei läuft und deine Kollegen dich gut verstehen können, ist eine stabile, schnelle Internetverbindung wichtig.
Um die Videokonferenz zu starten, benötigst du ein Videokonferenz-System. Die angebotenen Tools unterscheiden sich zum Beispiel hinsichtlich der Kosten, der maximalen Teilnehmerzahl und der zusätzlichen Funktionen wie Screen-Sharing und Co. Im Folgenden stellt UPDATED vier Systeme beispielhaft vor.
Für deine Videokonferenz stehen dir zahlreiche Systeme zur Auswahl. Zu den bekanntesten Tools zählen diese vier Systeme.
Microsoft Teams ist ein Service von Microsoft Office 365, der vor allem auf Unternehmen ausgerichtet ist. Neben zahlreichen Funktionen wie Chats und Dokumentenverwaltung kannst du über MS Teams auch Videokonferenzen durchführen.
Microsoft Teams im Überblick:
- Kosten: MS Teams beziehungsweise das Microsoft-Office-365-Abo ist kostenpflichtig. An Videokonferenzen können allerdings auch Personen ohne Teams-Lizenz teilnehmen.
- Teilnehmer: An einer Videokonferenz über MS Teams können maximal 250 Personen teilnehmen. Bei Bedarf wählen sich Teilnehmer per Telefon ein.
- Weitere Funktionen: Während des Video-Meetings kannst du deinen Bildschirm teilen.
- App: Microsoft Teams steht als App für iOS und Android zur Verfügung.
Hinweis: Lass dich vom Wording nicht irritieren, das Tool nennt Audio- und Videokonferenzen zusammengefasst “Besprechung”.
GoToMeeting von LogMeIn ist ebenfalls für professionelle Anwender gedacht. Du brauchst die GoToMeeting-App für Desktop, Web oder mobile Geräte, eine Webcam und eine Internetverbindung – dann kann es losgehen.
GoToMeeting im Überblick:
- Kosten: Für GoToMeeting gibt es eine 14-tägige kostenlose Testversion. Danach wird dieses Tool kostenpflichtig.
- Teilnehmer: Die maximale Teilnehmerzahl für Videokonferenzen liegt bei 250 Personen. Davon können maximal 25 Nutzer ihre Webcam einschalten. Das Hinzufügen von Teilnehmern erfolgt über einen Link oder eine Meeting-ID.
- Weitere Funktionen: Die Bildschirmfreigabe (Screen-Sharing) während der Konferenz ist möglich.
- App: Die GoToMeeting-App für Android und iOS ermöglicht dir die Teilnahme über dein Mobilgerät.
Hangouts ist Googles Lösung für Videokonferenzen. Um das Tool zu nutzen, benötigst du ein kostenloses Google-Konto. Für Unternehmen, die Googles kostenpflichtige G‑Suite nutzen, steht das sogenannte Hangouts Meet mit einem größeren Funktionsumfang zur Verfügung.
Google Hangouts im Überblick:
- Kosten: Die klassische Form des Tools ist kostenlos. Die G‑Suite mit Hangouts Meet ist kostenpflichtig.
- Teilnehmer (klassisches Hangouts): Bis zu 25 Teilnehmer können an einem Videoanruf teilnehmen. Den Anruf startest du zum Beispiel, indem du in Google Hangouts nach der Person suchst, die du anrufen möchtest.
- Teilnehmer (Hangouts Meet): Die Einladung einer Person zu einer Videokonferenz erfolgt über einen Link. Den Termin kannst du zum Beispiel über den Google-Kalender einstellen. Zudem gibt es für jede Konferenz Einwahlinformationen (Telefonnummer und PIN), mit denen sich externe Teilnehmer über ihr Smartphone einwählen können. Die maximale Teilnehmerzahl liegt je nach G‑Suite-Abo zwischen 100 (Basic und Education) und 250 (Enterprise und Enterprise for Education) Personen.
- Weitere Funktionen: Hangouts wird laufend synchronisiert: Wenn du zum Beispiel einen Anruf über deinen Laptop startest, kannst du ihn über dein Smartphone weiterführen.
- App: Das Tool funktioniert in verschiedenen Browsern und steht als App für iOS und Android zur Verfügung.
Zoom ist ein Videokonferenz-System aus den USA. Das Tool ist für größere Gruppen geeignet und läuft sowohl auf dem Smartphone als auch auf Notebook, PC und Mac.
Zoom im Überblick:
- Kosten: Zoom bietet sowohl eine kostenlose Version als auch verschiedene kostenpflichtige Optionen an.
- Teilnehmer: Wie viele Personen an einer Videokonferenz teilnehmen können, hängt vom gewählten Zoom-Paket ab. In der kostenlosen Variante können bis zu 100 Personen teilnehmen, im Enterprise-Plus-Paket sind es bis zu 1.000. Nur der Organisator braucht einen Zoom-Account, alle anderen Teilnehmer nutzen Zoom zum Beispiel über den Browser und geben eine Meeting-ID ein, um teilzunehmen.
- Weitere Funktionen: Während einer Zoom-Konferenz können mehrere Teilnehmer ihre Bildschirme teilen und Notizen hinzufügen, wenn der Organisator dies über den Zoom-Desktop-Client erlaubt hat.
- App: Die Zoom-App steht sowohl für Android als auch für iOS zur Verfügung.
Sätze sind plötzlich abgehackt oder das Bild erscheint wie eingefroren? Das liegt meist daran, dass bei einer langsamen Internetverbindung die Qualität verringert wird, um den Stream aufrechtzuerhalten.
Das kannst du tun:
- Verbinde deinen PC oder dein Notebook per LAN-Kabel mit dem Router oder rücke wenn möglich näher an den Router heran.
- Optimiere die Geschwindigkeit deines WLANs. Wie das geht, erfährst du im UPDATED-Ratgeber WLAN schneller machen: 5 Tipps für Geschwindigkeit und Reichweite.
- Schließe weitere offene Anwendungen wie Webbrowser, Audio- und Videostreaming.
- Kontrolliere, ob du die neueste Softwareversion des Videokonferenz-Tools nutzt. Installiere bei Bedarf ein Update.
- Wenn nichts hilft: Deaktiviere die Kamera. Zwar ist die Videoübertragung ein großer Vorteil der Videokonferenz, allerdings kann sie zu Lasten der Gesprächsqualität gehen.
Tipp: Wenn Nebengeräusche die Videokonferenz stören, hilft es, wenn die Teilnehmer, die gerade nicht sprechen, ihre Mikrofone stummschalten.
Wenn du gerade nicht im Büro bist, verbinden dich Videoanrufe und Videokonferenzen zuverlässig mit deinen Kollegen. Der Vorteil gegenüber einem normalen Anruf: Du siehst deine Kollegen und sie sehen dich. Das funktioniert am Smartphone zum Beispiel über WhatsApp-Videoanrufe, FaceTime und Skype.
Du möchtest eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern einrichten, ihr wollt gemeinsam Präsentationen durchgehen oder Dokumente bearbeiten? Dann empfehlen sich auf die Unternehmensumgebung ausgelegte Videokonferenz-Systeme wie Microsoft Teams, GoToMeeting und Google Hangouts (Meet). Alle drei Tools sind kostenpflichtig, dafür bieten sie einen erhöhten Funktionsumfang wie Screen-Sharing, Einwahl per Telefon und Co. Zudem sind die Anwendungen meist in übergeordnete Strukturen wie weitere MS-Office- und Google-Anwendungen integriert.
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