So gestal­test du Excel-Tabel­len und Arbeits­blät­ter mit Farben

Dei­ne monat­li­chen Aus­ga­ben für Ein­käu­fe im Haus­halt notierst du in Excel, so dass du immer den Über­blick behältst. Die Ein­la­dungs­lis­te für dei­ne anste­hen­de Hoch­zeit führst du eben­falls in dem Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm von Micro­soft, genau wie die Inven­tar­lis­te dei­ner Schall­plat­ten­samm­lung. Die Arbeit mit dem kom­ple­xen Pro­gramm wird über­sicht­li­cher, wenn du dabei Far­ben ein­setzt. Excel 2016 bringt dazu vie­le Mög­lich­kei­ten mit. In die­sem UPDATED-Rat­ge­ber gibt es ver­schie­de­ne Tipps rund um das Ver­wen­den von Far­ben in Excel-Zellen.

• Excel- Rei­hen und ‑Spal­ten abwech­selnd far­big markieren
• Zel­len nach bestimm­ten Vor­ga­ben einfärben
• Bun­te Zel­len fil­tern, sor­tie­ren und zählen

Excel- Rei­hen und ‑Spal­ten abwech­selnd far­big markieren

Du führst in Excel ein Haus­halts­buch für die gan­ze Fami­lie. Dar­in steht, wie viel Geld ihr monat­lich für Lebens­mit­tel, Ben­zin und Mie­te aus­gebt und wie hoch die Strom­kos­ten sind. Dei­ne Tabel­le ent­hält vie­le Zei­len und Spal­ten und sieht inzwi­schen ganz schön unüber­sicht­lich aus. Mehr Über­blick bekommst du, wenn du Far­ben ein­setzt und bestimm­te Zei­len oder Spal­ten bunt machst. Du kannst dazu Spal­ten oder Zei­len abwech­selnd ein­fär­ben oder indi­vi­du­ell kolo­rie­ren. So gehst du dazu vor:

1. Öff­ne ein Excel-Doku­ment. Mar­kie­re den Bereich, den du abwech­selnd schat­tie­ren willst, indem du mit der Maus auf das Anfangs­feld klickst, die lin­ke Maus­tas­te gedrückt hältst und den Zei­ger ans Ende ziehst. Las­se die Tas­te los, der Bereich ist nun grau hinterlegt.
2. In der Menü­leis­te wählst du den Rei­ter Start und dort die Schalt­flä­che Als Tabel­le for­ma­tie­ren.
3. Im Aus­klapp­fens­ter fin­dest du diver­se vor­de­fi­nier­te Farb-For­ma­tie­run­gen. Suche dir eine aus und kli­cke sie an. Excel fragt, wo dei­ne Daten lie­gen. Bestä­ti­ge die Vor­auswahl mit OK.
4. Das aus­ge­wähl­te Farb­for­mat wird auto­ma­tisch auf dei­ne Tabel­le über­tra­gen. Die Zei­len sind abwech­selnd far­big hinterlegt.
5. Willst du statt der Zei­len die Spal­ten in der Tabel­le mit abwech­seln­den Far­ben kolo­rie­ren, mar­kie­re den ent­spre­chen­den Bereich mit der Maus. Kli­cke in der Menü­leis­te auf den Rei­ter Ent­wurf.
6. Ent­fer­ne dort das Häk­chen bei Gebän­der­te Zei­len und set­ze statt­des­sen eines bei Gebän­der­te Spal­ten hin.

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Zel­len nach bestimm­ten Vor­ga­ben einfärben

Die Ben­zin­kos­ten sind in den letz­ten Mona­ten deut­lich ange­stie­gen. Du möch­test auf einen Blick sehen, wann die Aus­ga­ben dei­ner Fami­lie für Treib­stoff eine bestim­me Schwel­le über­schrit­ten haben. Das ist mög­lich, wenn du Excel-Zel­len nach Wunsch ein­färbst – ent­we­der manu­ell für ein­zel­ne Berei­che oder auto­ma­tisch nach bestimm­ten Regeln. Das klappt mit Hil­fe der Wenn-Funk­ti­on bzw. der beding­ten For­ma­tie­rung. Eben­so ist es mög­lich, bei­spiels­wei­se die zehn höchs­ten Wer­te in der gan­zen Tabel­le kolo­rie­ren zu lassen.

Zell­far­ben auswählen

Du kannst in Excel schnell bestimm­te Zel­len unter­schied­lich ein­fär­ben. Dazu ist Fol­gen­des zu tun:

1. Mar­kie­re die ent­spre­chen­den Fel­der, indem du sie mit der Maus anklickst. Sind es meh­re­re, hältst du gleich­zei­tig die Strg-Tas­te gedrückt. Klickst du auf den Pfeil in der obe­ren lin­ken Ecke, wird das gan­ze Arbeits­blatt markiert.
2. In der Menü­leis­te klickst du nun auf Start und auf den klei­nen Pfeil neben dem Farb­ei­mer­sym­bol unter Schrift­art.
3. Wählst du eine der ange­zeig­ten Far­ben aus, fär­ben sich die mar­kier­ten Fel­der ein.
4. Gefal­len dir die vor­ge­schla­ge­nen Kolo­rie­run­gen nicht, klickst du auf Wei­te­re Far­ben. Im sich öff­nen­den Fens­ter fin­dest du im Rei­ter Stan­dard eine Palet­te mit zahl­rei­chen wei­te­ren Möglichkeiten.
5. Im Rei­ter Benut­zer­de­fi­niert kannst du die Far­ben wei­ter anpas­sen, indem du das Steu­er­kreuz auf dem Farb­ver­lauf ver­schiebst. Kennst du die Zah­len­kom­bi­na­ti­on einer bestimm­ten Far­be, kannst du sie hier ein­ge­ben. Bestä­ti­ge mit OK, dann wer­den die Zel­len bunt markiert.

Zel­len auto­ma­tisch far­big her­vor­he­ben lassen

Prak­tisch ist eine Excel-Funk­ti­on, mit der du Fel­der bzw. Wer­te nach fest­ge­leg­ten Kri­te­ri­en kolo­rie­ren lässt. Das geht folgendermaßen:

1. Mar­kie­re in einer Tabel­le einen Bereich mit den Wer­ten. Soll das Pro­gramm die Anpas­sun­gen auch in Zukunft vor­neh­men, kli­cke auf das Drei­eck oben links, dann wird das gan­ze Arbeits­blatt markiert.
2. Kli­cke in der Menü­leis­te auf Start und auf die Beding­te For­ma­tie­rung.
3. Wäh­le im sich öff­nen­den Aus­wahl­me­nü Regeln zum Her­vor­he­ben von Zel­len. Es öff­net sich ein wei­te­res Auswahlmenü.
4. Nun über­legst du dir, wel­che Wer­te du her­aus­stel­len las­sen willst. Alle, die klei­ner sind als ein bestimm­ter Wert, oder alle, die grö­ßer sind? Um bei­spiels­wei­se hohe Ben­zin­kos­ten zu iden­ti­fi­zie­ren, wäh­le Grö­ßer als.
5. Im nächs­ten Fens­ter gibst du einen Wert ein, zum Bei­spiel 100 €. Außer­dem kannst du über das Aus­klapp­me­nü eine Far­be bestim­men. Unter Benut­zer­de­fi­nier­tem For­mat ver­ber­gen sich wei­te­re For­ma­tie­rungs­mög­lich­kei­ten, du kannst bei­spiels­wei­se die Schrift­art und ‑grö­ße anpas­sen. Bestä­ti­ge mit OK.
6. Alle Wer­te, die grö­ßer sind als der soeben ein­ge­ge­be­ne, fär­ben sich in der ent­spre­chen­den Far­be. Ergänzt du spä­ter einen Wert, wird er auto­ma­tisch bunt markiert.

Eine ande­re Mög­lich­keit bie­tet sich, wenn du unter Start – Beding­te For­ma­tie­rung statt­des­sen Regeln für oberste/unterste Wer­te anklickst. Dann fär­ben sich die größ­ten oder kleins­ten zehn Zah­len ein. Eben­so kannst du auch die obe­ren oder unte­ren 10 Pro­zent oder alle über oder unter dem Durch­schnitt lie­gen­den Wer­te wäh­len und einfärben.

Inter­es­sant ist auch der Befehl Farb­ska­len unter Start und Beding­te For­ma­tie­rung. Kli­cke auf eine der Vor­la­gen im Aus­klapp­me­nü. Excel mar­kiert dann die nied­rigs­ten und die höchs­ten Wer­te in zwei ver­schie­de­nen Far­ben mit einem Ver­lauf. Ein dunk­le­res Rot heißt dann zum Bei­spiel, dass dies von den höhe­ren Wer­ten die höchs­ten sind, ande­re Zah­len sind hel­ler rot eingefärbt.

Stan­dard­mä­ßig nutzt Excel dabei zwei Far­ben. Klickst du im Aus­klapp­me­nü auf Wei­te­re Regeln, kannst du auch eine 3‑Far­ben-Ska­la aus­wäh­len und die Ver­läu­fe genau­er defi­nie­ren. Bestä­ti­ge jeweils mit OK.

Mit der Wenn-Funk­ti­on eige­ne Regeln definieren

Über die Wenn-Funk­ti­on defi­nierst du mit eige­nen Regeln, wann sich Zel­len wie ein­fär­ben sol­len. Du legst zunächst einen Aus­lö­ser fest und bestimmst dann, was pas­sie­ren soll. Dazu sind fol­gen­de Schrit­te erforderlich:

1. Mar­kie­re zunächst wie­der die Zel­len, für die die Regel gel­ten soll. Dann klickst du in der Menü­leis­te auf Start und Beding­te For­ma­tie­rung und ent­schei­dest dich für Neue Regel.
2. Excel gibt dir im nächs­ten Fens­ter diver­se vor­de­fi­nier­te Regeln vor. Ent­schei­de dich für eine, zum Bei­spiel Nur Zel­len for­ma­tie­ren, die ent­hal­ten oder Nur ein­deu­ti­ge oder dop­pel­te Wer­te for­ma­tie­ren.
3. Anschlie­ßend bear­bei­test du die Regel­be­schrei­bung – das heißt, du defi­nierst genau­er, was das hei­ßen soll. Bei Nur Zel­len for­ma­tie­ren, die ent­hal­ten kannst du etwa über die Aus­wahl­fel­der ein Datum bestim­men, so wie „Ges­tern“. Oder du ent­schei­dest dich für einen bestimm­ten Zell­wert. Gemeint ist eine Span­ne zwi­schen zwei Zah­len, die du ein­gibst, also etwa alle Wer­te zwi­schen 5 und 25.
4. Dar­un­ter klickst du auf For­ma­tie­ren und bestimmst, was anschlie­ßend pas­sie­ren soll, also wie sich die Zel­le färbt. Du legst Schrift­art und ‑grö­ße fest sowie über den Rei­ter Aus­fül­len die ent­spre­chen­de Far­be. Bestä­ti­ge mit OK.

Willst du die Regeln spä­ter anpas­sen, klickst du auf Regeln ver­wal­ten unter Beding­te For­ma­tie­rung. Im nächs­ten Fens­ter fin­dest du alle akti­ven Regeln. Du kannst sie mit Hil­fe der ent­spre­chen­den Fel­der bear­bei­ten oder löschen.

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Bun­te Zel­len fil­tern, sor­tie­ren und zählen

Excel bringt prak­ti­sche Mög­lich­kei­ten mit, um dei­ne Wer­te mit Hil­fe der Far­ben anschau­lich dar­stel­len zu las­sen. Du kannst sie danach fil­tern, ent­spre­chend sor­tie­ren und sogar Fel­der mit bestimm­ter Fär­bung zäh­len las­sen. Vor­aus­set­zung ist aber, dass dein Arbeits­blatt mehr als eine Far­be enthält.

Wer­te nach Far­ben sortieren

Willst du dei­ne Zah­len oder die Wer­te einer Tabel­le nach Far­ben sor­tie­ren, gehst du wie folgt vor:

1. Mar­kie­re die ent­spre­chen­de Zei­le, Spal­te oder das gan­ze Arbeits­blatt. Kli­cke anschlie­ßend auf den Rei­ter Daten in der Menü­leis­te und auf das Feld Sor­tie­ren.
2. Im nächs­ten Fens­ter klickst du auf den Pfeil neben Sor­tie­ren nach und wählst Zell­far­be. Eben­so kannst du sie übri­gens nach der Schrift­far­be anord­nen lassen.
3. Im ers­ten Rei­ter Spal­te ent­schei­dest du dich bei Bedarf für eine bestimm­te Spal­te. Unter Rei­hen­fol­ge siehst du die Far­ben, die du in die­ser ver­wen­det hast. Wäh­le eine aus und ent­schei­de im letz­ten Rei­ter, ob die Zel­len die­ser Far­be in der Tabel­le nach oben oder unten rücken sol­len. Bestä­ti­ge mit OK.
4. Willst du nach meh­re­ren Far­ben sor­tie­ren, klickst du im Fens­ter auf Ebe­ne hin­zu­fü­gen. Wäh­le die glei­che Spal­te und als Sor­tie­ren nach-Kri­te­ri­um die Schrift­far­be. Ent­schei­de dich für die pas­sen­de Far­be und danach, ob die Fel­der oben oder unten ste­hen sol­len. Wählst du hier das­sel­be aus wie bei der ers­ten Ebe­ne, ste­hen die sor­tier­ten Fel­der der zwei­ten unter denen der ers­ten Ebene.

Wer­te nach Far­ben filtern

Du kannst alter­na­tiv dei­ne Wer­te in den Excel-Zel­len nach bestimm­ten Far­ben fil­tern. Der Vor­teil: Excel zeigt dann nur die­se Wer­te an und blen­det alle ande­ren aus. So fin­dest du die gera­de rele­van­ten Zah­len schnel­ler. Dazu ist Fol­gen­des zu tun:

1. Kli­cke die Zel­len an, deren Inhal­te du fil­tern las­sen willst. Alter­na­tiv wählst du über den Pfeil oben links alles aus.
2. Gehe zum Rei­ter Daten in der Menü­leis­te und kli­cke auf Fil­tern. Das Feld wird grau hin­ter­legt – dar­an erkennst du, dass der Fil­ter aktiv ist.
3. In allen Zel­len der obe­ren Zei­le erschei­nen klei­ne Pfei­le. Kli­cke den in der Spal­te an, deren Inhal­te du fil­tern möchtest.
4. Im nächs­ten Fens­ter wählst du Nach Far­be fil­tern. Ange­zeigt wer­den jene, die du in der Spal­te genutzt hast. Kli­cke auf eine davon und bestä­ti­ge mit OK. Excel zeigt nur noch die Wer­te mit der gewähl­ten Far­be an.
5. Willst du den Fil­ter wie­der auf­he­ben, kli­cke in der Menü­leis­te auf das Feld Fil­ter. Die graue Hin­ter­le­gung ver­schwin­det und alle Wer­te sind wie­der zu sehen.

Gefärb­te Zel­len zählen

Dei­ne Excel-Tabel­le sieht jetzt schön bunt aus, du hast mit far­bi­gen Zel­len für mehr Über­sicht gesorgt. Jetzt möch­test du aber wis­sen, wie vie­le Fel­der einer bestimm­ten Far­be auf dem Arbeits­blatt ste­hen. Statt sie ein­zeln zu zäh­len, gehst du einen ande­ren Weg. Der ist zunächst kom­pli­zier­ter, weil du die Far­ben mit Hil­fe einer For­mel zuerst defi­nie­ren musst. Anschlie­ßend geht das Zäh­len vor allem bei kom­ple­xen Tabel­len mit vie­len Fel­dern aber schnel­ler. Fol­gen­des ist dafür zu tun:

1. Gehe in Excel auf den Rei­ter For­meln in der Menü­leis­te und wäh­le dort Namen defi­nie­ren.
2. Im klei­nen Fens­ter trägst du beim Namen zum Bei­spiel Far­be ein.
3. Wenn du die Zel­len mit einer Hin­ter­grund­far­be zäh­len möch­test, schreibst du ins Feld Bezieht sich auf fol­gen­den Befehl: =ZELLE.ZUORDNEN(63;INDIREKT(“ZS(-1)”;)). Geht es dir um die Schrift­far­be, schreibst du das: =ZELLE.ZUORDNEN(24;INDIREKT(“ZS(-1)”;)). Bestä­ti­ge jeweils mit OK.
4. Kli­cke auf die ers­te Zel­le rechts neben der Spal­te, die du zäh­len willst. Sind dei­ne far­bi­gen Zel­len etwa in den Fel­dern B3 bis B8, kli­cke in C3. Schrei­be in die­se Zel­le =Far­be, also den Namen, den du vor­her ver­ge­ben hast, und drü­cke auf die Enter-Tas­te.
5. Kli­cke auf das klei­ne Qua­drat in der Ecke des Fel­des und zie­he es nach unten. So wen­dest du die For­mel auf alle Zel­len der Spal­te an.
6. In den Fel­dern der Spal­te erschei­nen nun Wer­te für die jewei­li­gen Far­ben: Eine „3“ steht dabei für Rot, eine „6“ für Gelb, eine „10“ für Grün.
7. Jetzt kannst du die Zel­len zäh­len las­sen, die die glei­chen Num­mern haben. Dazu klickst du ein lee­res Excel-Feld an und gibst die fol­gen­de For­mel ein: =ZÄHLENWENN(B:B;6). Damit zählt das Pro­gramm alle gel­ben Fel­der in der Spal­te B. Willst du rote Fel­der zäh­len, gibst du 3 ein, für grü­ne eine 10. Zählst du eine ande­re Spal­te als B, erset­ze die Buch­sta­ben entsprechend.

Vor­sicht: Änderst du eine Far­be, kor­ri­giert Excel die Farb­num­mer nicht auto­ma­tisch. Dazu drückst du anschlie­ßend die Tas­te F9, damit sich das Arbeits­blatt aktualisiert.

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Der Ein­satz von Far­ben macht Excel übersichtlicher

Du kannst in Micro­softs Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm Excel Far­ben viel­fäl­tig ein­set­zen, um dei­ne Wer­te über­schau­bar dar­zu­stel­len. Ent­we­der du färbst ein­zel­ne Zel­len manu­ell ein oder du lässt sie auto­ma­tisch nach bestimm­ten Kri­te­ri­en farb­lich unter­schei­den. Dafür legst du auf Wunsch auch eige­ne Regeln fest. Anschlie­ßend ord­nest du die so mar­kier­ten Fel­der an: Ent­we­der du sor­tierst alle Fel­der einer Far­be gemein­sam an oder du fil­terst nur die­se Zel­len her­aus. Du kannst auch alle Zel­len einer bestimm­ten Far­be zäh­len las­sen. Das lohnt sich, wenn du vie­le Wer­te in einem Arbeits­blatt ste­hen hast.