So arbei­test du mit Datum und Uhr­zeit in Excel

Wie vie­le Arbeits­ta­ge lagen zwi­schen dem 3. Mai und dem 8. Okto­ber? Wel­cher Wochen­tag war der 16. April 1999? Micro­softs Excel eig­net sich nicht nur dafür, Wer­te zu erfas­sen und über­sicht­lich dar­zu­stel­len. Die Soft­ware beinhal­tet auch vie­le Mög­lich­kei­ten, um Daten und Uhr­zei­ten auto­ma­tisch ein­zu­fü­gen und mit ihnen zu rech­nen. Du benö­tigst dafür nur die rich­ti­gen For­meln. In die­sem UPDATED-Rat­ge­ber erfährst du, wel­che For­meln es rund um den Ein­satz von Datum und Uhr­zeit in Excel 2016 gibt.

• Datum und Uhr­zeit ein­ge­ben und formatieren
• Fle­xi­bler Umgang mit Spe­zi­al­da­ten und ‑ter­mi­nen
• Mit Hil­fe von Datum und Uhr­zeit rechnen

Datum und Uhr­zeit ein­ge­ben und formatieren

Du kannst in einer Excel-Tabel­le ver­schie­de­ne Daten ein­ge­ben, um dazu­ge­hö­ri­ge Wer­te zu erfas­sen. Wenn du zum Bei­spiel die Aus­ga­ben an bestimm­ten Tagen eines Monats im Blick behal­ten willst, ist das sehr prak­tisch. Auch das Notie­ren der Uhr­zeit kann wich­tig sein, zum Bei­spiel, um dei­ne Arbeits­zei­ten fest­zu­hal­ten. Du kannst Datum und Uhr­zeit in Exel manu­ell ein­ge­ben. Wie sie ange­zeigt wer­den, bestimmst du dabei selbst. Prak­tisch ist die dyna­mi­sche Datums- und Zeit­an­ga­be: Jedes Mal, wenn du ein Arbeits­blatt öff­nest, wird der aktu­el­le Tag und/oder die Uhr­zeit aus­ge­ge­ben. Bei der sta­ti­schen Ein­ga­be dage­gen bleibt der ein­mal ein­ge­tipp­te Wert stehen.

Sta­ti­sche Daten

Mit fol­gen­den Tas­ta­tur­kür­zeln gibst du sta­ti­sche Wer­te von Datum und Uhr­zeit in Excel ein:

1. Öff­ne ein Arbeits­blatt in Excel und kli­cke in eine Zelle.
2. Drü­cke gleich­zei­tig die Strg- und die .-Tas­te. (Punkt-Tas­te) Das Pro­gramm fügt das aktu­el­le Datum in das Feld ein, zum Bei­spiel 19.11.2018.
3. Für die aktu­el­le Uhr­zeit drückst du gleich­zei­tig die Strg-, die .- und die Shift-Tas­te.
4. Möch­test du Datum und Uhr­zeit gleich­zei­tig in einer Zel­le anzei­gen, tippst du zuerst Strg- und .-Tas­te, dann die Leer­zei­chen-Tas­te und anschlie­ßend Strg-, .- und Shift-Tas­te.

Alter­na­tiv kannst du Datum und Uhr­zeit auch selbst ein­tip­pen. Schreibst du etwa „19.11.2018“, inter­pre­tiert das Pro­gramm das als Datum. Auch die Ein­ga­be „19. Novem­ber 18“ wird als Datum erkannt, genau wie Daten mit Bin­de- oder Schräg­stri­chen, also „19–11-18“ oder „19/11/18“. Für die Uhr­zeit tippst du 10:25 ein, trennst also Stun­den und Minu­ten durch einen Doppelpunkt.

Dyna­mi­sche Daten

Hilf­reich ist die dyna­mi­sche Datums- und Uhr­zei­ten­er­fas­sung. Excel ermit­telt dann jeweils den aktu­el­len Tag, den Monat und das Jahr immer dann, wenn du das Arbeits­blatt öff­nest. Sie wer­den auto­ma­tisch angepasst.

1. Kli­cke in eine Zel­le in einem Excel-Arbeits­blatt und gib den Befehl =Heu­te() ein.
2. Für das Datum zusam­men mit der Uhr­zeit gibst du =JETZT() ein.
3. Wenn du dein Arbeits­blatt mit Hil­fe der Tas­te F9 aktua­li­sierst, aktua­li­siert Excel Datum und Uhr­zeit umgehend.
4. Auch wenn du in irgend­ei­ner ande­ren Zel­le in der Excel-Tabel­le einen Wert ein­gibst und mit ENTER bestä­tigst, wer­den Datum und Uhr­zeit sofort aktualisiert.

Anzei­ge anpassen

Excel for­ma­tiert Daten immer nach dem glei­chen Sche­ma und trennt Tag, Monat und Jahr durch Punk­te, also 18.10.2018. Gefällt dir das nicht, passt du die Anzei­ge in den Ein­stel­lun­gen an.

1. Kli­cke dazu in eine Zel­le mit einem Datum und suche anschlie­ßend in der Menü­leis­te im Rei­ter Start den Bereich Zahl. Wäh­le den klei­nen Pfeil in der rech­ten unte­ren Ecke des Bereichs.
2. Ein Auf­klapp­fens­ter öff­net sich, der Menü­punkt Datum ist schon aus­ge­wählt. Auf der rech­ten Sei­te siehst du diver­se Dar­stel­lungs­ar­ten für das Datum. Wäh­le eine durch Ankli­cken aus und bestä­ti­ge mit OK.
3. Klickst du in dem Fens­ter den Menü­punkt unter Datum an, also die Uhr­zeit, passt du die Dar­stel­lungs­form für die Zeit an – vor­aus­ge­setzt, du hast eine Zei­le mit einer Uhr­zeit aus­ge­wählt. So kannst du etwa auch Sekun­den ein­blen­den las­sen oder die ame­ri­ka­ni­sche Uhr­zeit-Anzei­ge mit AM und PM auswählen.

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Fle­xi­bler Umgang mit Spe­zi­al­da­ten und ‑ter­mi­nen

Nicht immer brauchst du das aktu­el­le Datum in einer Excel-Lis­te oder ‑Tabel­le. Viel­leicht soll auf dei­ner Rech­nung ein Fäl­lig­keits­tag in genau 90 Tagen ste­hen. Oder du möch­test, dass sich das Datum zwar auto­ma­tisch aktua­li­siert, aber jeweils der Tag danach aus­ge­ge­ben wird. Viel­leicht brauchst du für eine genaue Auf­schlüs­se­lung von Wer­ten auch nicht nur das Datum, son­dern Tag, Monat und Jahr als ein­zel­ne Varia­blen? Excel bringt vie­le Mög­lich­kei­ten mit, Spe­zi­al­ter­mi­ne ein­zu­ge­ben und mit Daten fle­xi­bel umzugehen.

Datum auf Zel­len aufteilen

Du möch­test das Datum auf ver­schie­de­ne Zel­len ver­tei­len las­sen, also den Tag in ein Feld schrei­ben las­sen, den Monat in das nächs­te und das Jahr in ein drit­tes. Begin­ne damit, dass du in einer Zel­le das aktu­el­le Datum ermit­teln lässt: Tip­pe =HEUTE() in die Zel­le A1 ein. Um die­ses Datum von A1 zu zer­le­gen, klickst du in eine ande­re Zel­le, zum Bei­spiel in die Zel­le B1 dane­ben. Hier lässt du den Tag anzei­gen: Schrei­be =TAG(A1) in das Feld. In der Zel­le C1 notierst du =MONAT(A1) und in D1 tippst du die Funk­ti­on =JAHR(A1).​ Dann steht in A1 etwa „27.11.2018“, in B1 „27“, in C1 „11“ und in D1 „2018“.

Wochen­tag anzeigen

Du kannst in Excel aus einem Datum den Wochen­tag gene­rie­ren und ein­blen­den las­sen. Erzeu­ge dabei in einer Zel­le ein Datum mit =HEUTE(), zum Bei­spiel in A1. Tip­pe in eine belie­bi­ge ande­re Zel­le und schrei­be =TEXT(WOCHENTAG(A1);“tttt”). Excel gibt den pas­sen­den Wochen­tag in der Zel­le aus. So fin­dest du übri­gens auch her­aus, wel­cher Wochen­tag an einem bestimm­ten Datum in der Ver­gan­gen­heit gewe­sen ist, zum Bei­spiel an dei­nem Geburtstag.

Dyna­mi­sche Daten in Ver­gan­gen­heit und Zukunft

Du möch­test ein dyna­mi­sches Datum nut­zen, aber es soll jeweils der fol­gen­de Tag aus­ge­ge­ben wer­den? Das geht pro­blem­los, wenn du noch eine Varia­ble an die For­mel anhängst. Tip­pe also nicht nur =HEUTE() in die Zel­le ein, son­dern =HEUTE()+1. Die Zahl ist varia­bel, auch Tage in der Ver­gan­gen­heit sind mög­lich: =HEUTE()-8 zeigt am aktu­el­len Tag das Datum von acht Tage zuvor an.

Das funk­tio­niert auch mit der Uhr­zeit. Tippst du =JETZT()-0,5 ein, macht Excel dar­aus das jeweils aktu­el­le Datum, zieht aber zwölf Stun­den ab. Das 0,5 steht in dem Fall für einen hal­ben Tag, also zwölf Stunden.

Du kannst die Anpas­sung von Datum und Uhr­zeit kom­bi­nie­ren: Mit dem Befehl =JETZT()-2,25 errech­net Excel das aktu­el­le Datum, zieht aber zwei Tage und sechs Stun­den ab. Die Zahl vor dem Kom­ma steht dabei für die Tage, die Zahl dahin­ter berech­net die Stun­den im Ver­hält­nis zum 24-Stun­den-Tag. 0,25 Tage sind ein Vier­tel eines Tages, also sechs Stunden.

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Mit Hil­fe von Datum und Uhr­zeit rechnen

Excel kann nicht nur Daten und Uhr­zei­ten aus­ge­ben, son­dern auch hilf­rei­che Berech­nun­gen damit anstel­len. Du kannst bei­spiels­wei­se her­aus­fin­den, wie vie­le Tage zwi­schen zwei Daten ver­gan­gen sind – oder sogar, wie vie­le Arbeits­ta­ge dazwi­schen­la­gen. Außer­dem ist es mög­lich, Kalen­der­wo­chen oder den Wochen­tag eines Datums zu ermit­teln oder Stun­den zusam­men­zu­zäh­len. Das ist hilf­reich, wenn du bei­spiels­wei­se dei­ne Arbeits­zei­ten mit dem Pro­gramm erfasst.

Die Kalen­der­wo­che ermitteln

Du hast ein Datum in Excel ein­ge­ge­ben und willst jetzt wis­sen, in wel­cher Kalen­der­wo­che es liegt. Schrei­be in eine Zel­le, zum Bei­spiel A1, ein Datum oder gib =HEUTE() für das aktu­el­le Datum ein. In ein belie­bi­ges ande­res Feld tippst du =KALENDERWOCHE(A1). Im Feld erscheint eine Zahl – das ist die ent­spre­chen­de Kalenderwoche.

Vor­sicht: In Excel beginnt die Woche immer am Sonn­tag. Möch­test du, dass Excel jede neue Woche erst am Mon­tag star­tet, tippst du statt­des­sen =KALENDERWOCHE(A1;2) ein.

Tage und Wochen zwi­schen Daten errechnen

Du kannst mit Excel diver­se Berech­nun­gen anstel­len – zum Bei­spiel, wie vie­le Tage zwi­schen zwei Ter­mi­nen ver­gan­gen sind. Schrei­be dazu bei­spiels­wei­se in Zel­le A5 ein Datum und in Zel­le B5 ein zwei­tes. In ein belie­bi­ges ande­res Feld gibst du fol­gen­den Befehl ein: =B5-A5. Die Zahl, die in der Zel­le erscheint, sagt dir, wie vie­le Tage zwi­schen den bei­den Daten liegen.

Möch­test du statt­des­sen wis­sen, wie vie­le Arbeits­ta­ge es waren, also ohne Sams­ta­ge und Sonn­tag? Dann gibst du fol­gen­de For­mel ein: =NETTOARBEITSTAGE(A5;B5). Fei­er­ta­ge wer­den aller­dings mit­ge­zählt. Das klappt auch mit Wochen zwi­schen zwei Ter­mi­nen. Dazu gibst du in ein belie­bi­ges Feld =(B5-A5)/7 ein.

Stun­den errechnen

Du hast mit Excel eine Lis­te dei­ner Arbeits­zei­ten mit Wochen­ta­gen und Stun­den erstellt. Jetzt willst du wis­sen, wie lan­ge du ins­ge­samt gear­bei­tet hast. Die Stun­den ste­hen bei­spiels­wei­se in B1 bis B7.  Tip­pe dann ein­fach in ein belie­bi­ges Feld =B3+B4+B5+B6+B7 ein und bestä­ti­ge mit Enter. Excel zeigt dir die zusam­men­ge­rech­ne­ten Stun­den an.

Du kannst dei­ne Stun­den auch ermit­teln las­sen, wenn du jeweils Anfangs- und End-Uhr­zeit ein­ge­ge­ben hast. Dazu schrei­be in zwei Spal­ten den Start- und den End­zeit­punkt, etwa in E3 bis E7 und F3 bis F7. In die Zel­len von G3 bis G7 schreibst du dann =F3-E3 bzw. =F4-E4 usw. Excel zeigt dir die dazwi­schen­lie­gen­den Stun­den an. Um am Ende alle Wer­te zu addie­ren, klickst du in eine belie­bi­ge Zel­le und schreibst =G3+G4+G5+G6+G7.

Ist die Sum­me grö­ßer als 24 Stun­den, ver­schluckt Excel aller­dings eini­ge Stun­den und gibt nur die aus, die über die 24 Stun­den hin­aus­ge­hen. Mit einem Trick lässt du das kor­rek­te Ergeb­nis anzeigen:

1. Kli­cke dazu mit der rech­ten Maus­tas­te in die Zel­le mit dem zusam­men­ge­rech­ne­ten Wert. Im sich öff­nen­den Kon­text­me­nü gehst du auf Zel­len for­ma­tie­ren.
2. Wäh­le in der Menü­leis­te ganz unten Benut­zer­de­fi­niert und kli­cke darauf.
3. Suche in der Lis­te den Punkt hh:mm. Klickst du dar­auf, erscheint der Befehl auch oben im Text­feld unter Typ.
4. Ergän­ze nun zwei ecki­ge Klam­mern, so dass der Befehl wie folgt aus­sieht: [hh]:mm. Die ecki­gen Klam­mern fin­dest du, wenn du gleich­zei­tig die Alt Gr-Tas­te und die Zif­fer 8 bzw. 9 drückst.
5. Bestä­ti­ge mit OK. Jetzt gibt Excel in dem Feld die kor­rek­te Stun­den­an­zahl an.

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Excel bie­tet vie­le Funk­tio­nen zum Umgang mit dem Datum

Micro­softs Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm Excel ent­hält vie­le Mög­lich­kei­ten, um Daten und Uhr­zei­ten anzu­zei­gen und anzu­pas­sen. Hilf­reich ist vor allem die Funk­ti­on, die das Datum und die Uhr­zeit jeweils dyna­misch aktua­li­siert. Außer­dem hilft dir Excel beim Rech­nen mit Daten und Uhr­zei­ten. Du kannst bei­spiels­wei­se die Tage oder Wochen zwi­schen zwei Daten errech­nen oder die Stun­den zwi­schen einem Start- und einem End­punkt. Auch die Kalen­der­wo­che oder den Wochen­tag an einem bestimm­ten Datum ermit­telst du mit weni­gen Klicks.