Die Bewerbung, Online-Flyer, wichtige Urkunden: Seite für Seite scannst du alles ein und erstellst daraus ein PDF? Dieses Dateiformat ist der Standard für digitale Dokumente, die auf allen Plattformen auf die gleiche Weise angezeigt werden sollen. Doch was, wenn das Zeugnis aus mehreren Seiten besteht oder du zum Beispiel mehrere Zeugnisse in einer Datei zusammenfassen willst? Wie du mehrere PDF-Dateien zu einer einzigen zusammenfügst, erfährst du hier.
Das erfahrt ihr gleich
Mit Windows 10 erhielt das Microsoft-Betriebssystem eine Reihe neuer vorinstallierter Programme (sogenannte Bordmittel), unter anderem für das Erstellen von PDFs. In dem Ratgeber PDFs unter Windows erstellen und bearbeiten – mit diesen kostenlosen Programm klappt’s erfährst du, wie du Word-Dateien direkt innerhalb des Programms in PDF-Dokumente umwandelst.
Für andere Dateitypen wie Bilder (z. B. jpg-Format) oder Tabellen (z. B. xls) stellt Windows allerdings keine Bordmittel zur Verfügung, um sie als PDF zu speichern. Auch wenn du mehrere PDF-Dateien zu einem einzigen, mehrseitigen Dokument zusammenfassen willst, wirst du unter Windows 10 nicht fündig. Hierfür sind externe Programme nötig. Wie du mit solchen Tools („Werkzeugen“) umgehst, erfährst du im Folgenden.
Ein weit verbreitetes, einfaches und obendrein kostenloses Tool ist das Programm PDF24. Damit kannst du nicht nur verschiedene PDF-Dateien zu einer einzigen Datei zusammenfassen, sondern auch diverse Formate in ein PDF umwandeln.
Um eine PDF-Datei schnell aus mehreren Einzeldokumenten zu erstellen, gehst du vor wie folgt:
- Öffne das Programm PDF24.
- Klicke oben links auf die Schaltfläche PDF zusammenfügen.
- Im nächsten Schritt klickst du auf Dateien wählen.
- Halte nun die Taste strg auf deiner Tastatur gedrückt und wähle alle PDF-Dateien zum Zusammenführen aus. Klicke anschließend auf Öffnen.
- Über die Schaltfläche mit dem Plus auf einem Papier kannst du noch weitere Dateien hinzufügen.
- Wähle nun einfach Zusammenfügen rechts unten.
So klappt es über den umfangreichen PDF Creator von PDF24:
- Klicke auf den Kasten PDF Creator öffnen links unten in der Auswahl.
- Füge die einzelnen PDF-Dateien, die du zusammenfassen willst, per Drag + Drop dem schwarz unterlegten Arbeitsbereich hinzu. Dafür klickst du die gewünschte Datei an, hältst die linke Maustaste gedrückt und „ziehst“ die Datei in die Arbeitsfläche.
Tipp: Am einfachsten findest du die gewünschten Dateien in der Explorer-Ansicht innerhalb des Programms. Falls diese Windows-Ordnerstruktur nicht angezeigt wird, kannst du sie unter Ansicht > Explorer > Explorer anzeigen einblenden. Die entsprechenden Ordnerinhalte siehst du per Klick auf Ansicht > Explorer > Ordner anzeigen. - Per Drag + Drop kannst du innerhalb des Arbeitsbereiches noch die Reihenfolge der einzelnen Dateien ändern.
- Bewege die Maus in der obigen Menüleiste auf den Button mit den beiden verbundenen Kreisen. Es erscheint der Mouse-over-Text Alle oder ausgewählte Dokumente verbinden. Klicke auf den Button, um alle Dateien im Arbeitsbereich zu einem PDF zusammenzufassen.
- Die zusammengefasste Datei wird im Arbeitsbereich angezeigt. Oben rechts innerhalb des Dateifeldes findest du die Buttons, die bei einem Klick das neue PDF speichern (Diskettensymbol), drucken (Druckersymbol) oder schließen (X).
- Vor dem Speichern erhältst du eine Auswahl verschiedener Voreinstellungen für die Qualität. Willst du weitere Optionen, musst du auf Benutzerdefiniert… klicken. Du kannst in den Drop-Down-Menüs unter anderem die Qualität erhöhen (was die Dateigröße erhöht). Willst du das PDF von einer professionellen Druckerei drucken lassen, etwa für einen Flyer, wähle unter Farbmodell die Option CMYK. Für den gewöhnlichen Privatgebrauch sind die Standardeinstellungen aber ausreichend.
- Klicke auf Weiter…
- Das Programm öffnet ein Fenster mit einer Explorer-Ordnerstruktur. Hier wählst du aus, wo das PDF gespeichert werden soll.
- Klicke auf Speichern. Das PDF befindet sich im ausgewählten Ordner.
Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf die Programmversion 10.0.11 (März 2021). In anderen Versionen können die Position oder die Bezeichnung einzelner Menüpunkte abweichen.
Der PDF24 Creator ist nur eines von zahlreichen Programmen, mit deren Hilfe du mehrere PDF-Dateien zu einem Dokument zusammenfassen kannst. Jedes Programm zeichnet sich darüber hinaus durch zahlreiche Zusatz-Features aus. Wenn du den PDF24 Creator ausprobiert und etwas vermisst hast oder dir die Optik nicht gefällt, sind diese Programme eine Alternative:
Adobe Acrobat Pro
Adobe hat das PDF-Format in den 1990er-Jahren entwickelt. Kostenfrei gibt es vom Unternehmen allerdings nur den Acrobat Reader, mit dem sich PDFs nur öffnen und einsehen, aber nicht bearbeiten lassen. Für weitergehende Funktionen wie das Zusammenfügen einzelner PDF-Dateien benötigst du eine kostenpflichtige Pro-Version.
Download: Adobe Acrobat Pro
PDF Shaper
Dieses Programm gibt es sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Version. Alle Grundfunktionen, wie auch diejenige zum Zusammenführen von PDF-Dateien, sind in der Gratis-Variante zu finden. Als besonderes Feature ermöglicht die kostenfreie PDF Shaper-Version auch die „Rückwandlung“ einer PDF-Datei. Damit kannst du eine PDF-Datei z. B. in eine Word-Datei umwandeln und die einzelnen Elemente bearbeiten.
7‑PDF Split & Merge
Hier verhält es sich ganz ähnlich wie beim Programm PDF Shaper: Du kannst Dateien zusammenfügen, sie aber auch wieder trennen. Dabei bietet dir 7‑PDF Split & Merge eine ganze Reihe an Einstellungsmöglichkeiten an. So kannst du beispielsweise immer eine Seite beim Trennen auslassen und beim Zusammenfügen die Dateien zunächst in aller Ruhe anordnen. Kostenlos klappt das Zusammenführen allerdings nur mit bis zu fünf Seiten. Willst du eine PDF-Datei trennen, klappt das mit maximal 50 Seiten. Willst du eine größere PDF zusammenfügen, brauchst du die Lizenz für die Pro-Version.
Für das Zusammenfügen von PDF-Dateien brauchst du nicht zwangsläufig eines der vorgestellten Programme herunterzuladen. Auch zahlreiche Online-Tools bieten diese Funktion. Dabei funktioniert es stets gleich: Du lädst die Dateien hoch (per Drag-and-Drop oder über einen Button wie Datei auswählen) und klickst anschließend auf einen Button mit der Aufschrift Zusammenfügen oder entsprechend. In der Regel wird die fertige Sammeldatei dann direkt heruntergeladen oder steht zum Download bereit.
Diese fünf Online-Tools sind empfehlenswert:
Smallpdf
Mit diesem kostenlosen Online-Tool kannst du PDFs ganz schnell und einfach zusammenfügen. Dabei kannst du die Dateien direkt vom Rechner hochladen. Alternativ erstellst du eine zusammengeführte PDF-Datei aus Google Drive oder einer Dropbox heraus. Zusätzlich bietet Smallpdf noch folgende Funktionen:
- PDF-Dateien bearbeiten
- PDF-Dateien teilen
- PDF-Dateien verkleinern (komprimieren)
- PDF-Dateien konvertieren
- PDF-Seiten löschen
- PDF-Seiten drehen
CombinePDF
Nicht ganz so schön und übersichtlich gestaltet, aber dennoch mit zahlreichen praktischen Funktionen ausgestattet ist die Seite CombinePDF. Auch hier fügst du schnell mehrere PDF-Dateien zu einer zusammen. Das klappt hier aber nur mit auf deinem Rechner lagernden Dateien, denn eine Cloud-Anbindung gibt es nicht. Weitere Funktionen:
- PDF-Dateien konvertieren
- Elemente aus PDF-Dateien extrahieren (Bilder, Schriften und mehr)
- PDF-Dateien verkleinern (komprimieren)
- JPG-Bilder in PDF-Dateien umwandeln
PDF24
Weiter oben hast du schon etwas über das Programm PDF24 gelesen. Dieses bietet auf seiner Seite auch Online-Tools für PDF-Dateien an. Dabei bekommst du eine Fülle von Funktionen geboten. Praktisch: Einen Import von Dateien aus den Cloud-Diensten Google Drive und Dropbox bietet PDF24 ebenfalls an. Das sind einige weiteren Funktionen:
- PDF-Dateien bearbeiten
- PDF-Dateien teilen
- PDF-Dateien verkleinern (komprimieren)
- PDF-Dateien konvertieren
- PDF-Dateien schützen
- PDF-Dateien aus Websiten erstellen
- PDF-Seiten löschen
- PDF-Seiten drehen
- PDF-Dokumente unterschreiben
- und vieles mehr
Soda PDF
Eigentlich ist Soda PDF eine kostenpflichtige Software zum Herunterladen. Es gibt allerdings auch praktische Online-Tools des Anbieters, die du kostenlos nutzen kannst. Die haben den Vorteil, dass sie gebündelt auf einer Seite sind, die sich wie ein lokales Programm bedienen lässt. Du kannst also ganz einfach zwischen den einzelnen Funktionen springen. Das bietet Soda PDF neben dem Zusammenfügen von PDF-Dokumenten:
- PDF-Dateien bearbeiten
- PDF-Dateien teilen
- PDF-Dateien verkleinern (komprimieren)
- PDF-Dateien konvertieren
- PDF-Seiten drehen
- PDF-Seiten löschen
- PDF-Dokumente unterschreiben
- Bilder und Dokumente ins PDF-Format konvertieren
- und vieles mehr
PDF-Dateien sind aus der modernen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie liefern plattformübergreifend eine saubere Ansicht von Bild, Grafik und Text in einem einzigen Dokument – in einer geringen Dateigröße. Überdies kann man ihre Darstellung nicht ohne Weiteres verändern.
Das macht die PDF zum idealen Format für Online-Dokumente oder als Vorlage für Printprodukte. Doch während Windows 10 alles Notwendige zum Erstellen einer PDF bereitstellt, ist ein Zusammenfügen mehrerer Dateien mit Bordmitteln nicht möglich. Externe Programme, die es zudem meistens kostenlos gibt, als auch Online-Tools machen dies aber zu einem Kinderspiel.
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