Out­look-Back­up: So sicherst du dei­ne E‑Mails und mehr

E‑Mails schrei­ben und beant­wor­ten, Kon­tak­te ver­wal­ten und Ter­mi­ne in den Kalen­der ein­tra­gen: All das erle­digst du mit Micro­soft Out­look. Aber was, wenn dei­ne Fest­plat­te den Geist auf­gibt oder der Com­pu­ter nicht mehr star­tet? Dann sind alle Nach­rich­ten und sons­ti­gen Infor­ma­tio­nen weg. Mit einem Out­look-Back­up sicherst du alle E‑Mails und wich­ti­gen Daten. Du kannst aber auch ein­zel­ne, wich­ti­ge Nach­rich­ten spei­chern. UPDATED erklärt, wie du bei einem Out­look-Back­up vor­gehst und wie exter­ne Pro­gram­me hel­fen können. 

E‑Mails in ver­schie­de­nen Ord­nern, Kon­tak­te, Kalen­der und Noti­zen: All die­se Daten kannst du auf ein­mal in einem Back­up sichern. Dazu expor­tierst du sie in eine soge­nann­te PST-Datei. PST steht für “per­so­nal store”, also etwa “per­sön­li­che Aufbewahrung”.

Tipp: Am bes­ten spei­cherst du die­se Datei nicht auf dem­sel­ben Com­pu­ter, auf dem du Out­look nutzt. Wenn dein Lap­top oder PC den Geist auf­gibt, ist die Back­up-Datei sonst auch ver­lo­ren. Siche­rer ist die Abla­ge auf einer exter­nen Festplatte.

In Out­look 2019 und Out­look 365 gehst du so vor:

1. Öff­ne Out­look auf dei­nem Computer.
2. Kli­cke in der Menü­leis­te oben links auf Datei und gehe zu Öff­nen und Expor­tie­ren.
3. Wäh­le die Schalt­flä­che Importieren/Exportieren aus. Es öff­net sich ein Pop-up-Fenster.
4. Kli­cke auf In Datei expor­tie­ren und bestä­ti­ge mit Wei­ter.
5. Gehe auf der fol­gen­den Sei­te auf Out­look-Daten­da­tei (.pst) sowie Wei­ter.
6. Eine Lis­te mit allen Ele­men­ten dei­nes Post­fachs erscheint. Willst du alle E‑Mails, Kon­tak­te, Kalen­der und Noti­zen sichern, kli­cke oben auf dei­ne E‑Mail-Adres­se. Ach­te dar­auf, dass du ein Häk­chen vor Unter­ord­ner ein­be­zie­hen setzt. Nur dann wer­den alle Ele­men­te ein­be­zo­gen. Kli­cke auf Wei­ter.
7. Out­look schlägt dir einen Spei­cher­ort für das Back­up vor, über Durch­su­chen kannst du einen ande­ren aus­wäh­len, etwa eine ange­schlos­se­ne exter­ne Festplatte.
8. Bestä­ti­ge mit Fer­tig­stel­len.
9. Out­look fragt, ob du das Back­up mit einem Kenn­wort sichern willst. Wenn ja, gibst du es zwei­mal ein. Wenn nicht, lässt du die Fel­der frei.
10. Kli­cke zum Schluss auf OK.

Die expor­tier­ten Daten kannst du bei Bedarf über Datei > Öff­nen und Expor­tie­ren > Out­look-Daten­da­tei öff­nen wie­der importieren.

Hin­weis: Ver­wen­dest du eine ande­re Out­look-Ver­si­on oder willst du nur Kon­tak­te oder Ter­mi­ne sichern? Der UPDATED-Rat­ge­ber Micro­soft Out­look: Kon­tak­te expor­tie­ren – so ein­fach geht’s erklärt die ein­zel­nen Schritte.

Ein­zel­ne wich­ti­ge E‑Mails kannst du direkt auf einer vir­tu­el­len Fest­plat­te able­gen, damit sie bei einem Com­pu­ter-Crash nicht ver­lo­ren gehen. Das funk­tio­niert mit Cloud-Diens­ten wie One­Dri­ve, Drop­box oder Goog­le Dri­ve. Vor­aus­set­zung ist, dass du ein Kon­to bei einem die­ser Diens­te besitzt.

Die Nach­rich­ten wer­den bei die­sem Vor­gang kopiert, du fin­dest sie also wei­ter­hin auch im Postfach.

So geht es:

1. Öff­ne Micro­soft Out­look auf dei­nem Computer.
2. Kli­cke die E‑Mail an, die du sichern willst. Du kannst auch meh­re­re Nach­rich­ten aus­wäh­len: Hal­te die Strg-Tas­te gedrückt und kli­cke sie nach­ein­an­der an. Die mar­kier­ten Mails wer­den blau hinterlegt.
3. Wenn du einen Cloud­dienst mit dei­nem Com­pu­ter syn­chro­ni­sierst, legt die­ser einen eige­nen Ord­ner auf dei­nem Com­pu­ter an. Öff­ne den Ord­ner über den Win­dows Explorer.
4. Hal­te die lin­ke Maus­tas­te gedrückt und zie­he die E‑Mails aus Out­look in das Ver­zeich­nis des Cloud-Diens­tes. Lässt du die Maus­tas­te los, wer­den die E‑Mails in den Ord­ner kopiert und auto­ma­tisch auf die vir­tu­el­le Fest­plat­te geladen.
5. Alter­na­tiv öff­nest du einen Brow­ser und rufst die Web­sei­te dei­nes Cloud-Diens­tes auf. Log­ge dich mit dei­nen Zugangs­da­ten ein.
6. Zie­he die mar­kier­ten E‑Mails mit gedrück­ter lin­ker Maus­tas­te auf die Upload-Ober­flä­che von One­Dri­ve, Drop­box oder Goog­le Dri­ve. Las­se die Tas­te los, die Datei­en wer­den hochgeladen.
7. Willst du eine gespei­cher­te Nach­richt lesen, klickst du sie dop­pelt mit der Maus an. Sie öff­net sich in einem Outlook-Fenster.

Du befürch­test, dass du ver­gisst, regel­mä­ßig ein Out­look-Back­up anzu­le­gen? Beque­mer geht es mit einem kos­ten­lo­sen Out­look-Add-in. Das Open-Source-Tool “Out­look Back­up” erle­digt die Daten­si­che­rung auto­ma­tisch. Du legst ein­mal fest, wie häu­fig sie erfol­gen soll, den Rest macht das Add-in. Es funk­tio­niert mit den Out­look-Ver­sio­nen 2013, 2016 und 365.

So instal­lierst du das Add-in und machst auto­ma­ti­sche Backups:

1. Schlie­ße Out­look. Öff­ne einen Brow­ser auf dei­nem Com­pu­ter und rufe die Web­sei­te von “Out­look Back­up” auf.
2. Scrol­le nach unten bis zu Assets. Kli­cke dar­un­ter auf den Link OutlookBackupAddIn.zip.
3. Wäh­le einen Spei­cher­ort aus und bestä­ti­ge mit Spei­chern. Die Datei wird heruntergeladen.
4. Suche die zip-Datei im gewähl­ten Ord­ner auf dem Com­pu­ter und öff­ne sie mit einem Doppelklick.
5. Kli­cke dop­pelt auf die Datei OutlookBackupAddIn.msi.
6. In eini­gen Fäl­len zeigt Win­dows an, dass der Start einer unbe­kann­ten App ver­hin­dert wur­de. Kli­cke auf Wei­te­re Infor­ma­tio­nen und Trotz­dem aus­füh­ren, wenn du sicher bist, dass du das Add-in trotz even­tu­el­ler Risi­ken ver­wen­den willst. Willst du das Tool auf einem Arbeits­com­pu­ter nut­zen, wen­de dich an den Systemadministrator.
7. Das Instal­la­ti­ons­pro­gramm beginnt. Fol­ge den Anwei­sun­gen und bestä­ti­ge jeweils mit Next sowie Install.
8. Win­dows fragt dich, ob die App Ände­run­gen an dei­nem Com­pu­ter vor­neh­men darf, bestä­ti­ge mit Ja. Schlie­ße den Instal­ler mit Finish.
9. Öff­ne Out­look. In der Menü­leis­te fin­dest du den neu­en Rei­ter Back­up. Kli­cke dar­auf und anschlie­ßend auf Ein­stel­lun­gen.
10. Set­ze auf der fol­gen­den Sei­te oben ein Häk­chen vor der Out­look-Datei sowie ein wei­te­res vor Alle Daten sichern.
11. Wäh­le das Ziel­ver­zeich­nis für das Back­up auf dei­nem Com­pu­ter aus, indem du auf die drei Punk­te dahin­ter klickst.
12. Lege das Inter­vall fest – also nach wie vie­len Tagen jeweils ein neu­es Out­look-Back­up ange­legt wer­den soll. Zwi­schen 1 und 31 Tage ste­hen zur Auswahl.
13. Bestä­ti­ge mit Spei­chern. Das Add-in sichert ab jetzt auto­ma­tisch und regel­mä­ßig dei­ne Outlook-Daten.

Du kannst ein Out­look-Back­up auch mit exter­nen Tools anle­gen – so wie “MOBack­up”. Es kommt mit allen Out­look-Ver­sio­nen seit 2010 zurecht und bringt eini­ge Extras mit.

Zum Pro­gramm gehö­ren fol­gen­de Funktionen:

• Siche­rung von E‑Mails, Kon­tak­ten, Ter­mi­nen, Noti­zen, Auf­ga­ben, Junk-Mails, Fil­tern und Regeln, benut­zer­de­fi­nier­ten Ansich­ten und Kategorien
• Siche­rung von Ein­stel­lun­gen sowie Optio­nen in Outlook
• Siche­rung zusätz­li­cher Daten wie Ein­stel­lun­gen aus ande­ren Micro­soft-Office-Pro­gram­men, OneN­ote-Notiz­bü­chern und Browser-Lesezeichen
• Siche­rung von Ord­nern und Datei­en von der Festplatte

So star­test du eine Daten­si­che­rung mit “MOBack­up”:

1. Schlie­ße Out­look und star­te “MOBack­up” mit einem Dop­pel­klick auf das Programmsymbol.
2. Kli­cke auf die Schalt­flä­che Daten sichern.
3. Wäh­le das Out­look-Pro­fil aus, das du sichern willst.
4. Mit Durch­su­chen bestimmst du den Spei­cher­ort des Back­ups. Wäh­le den ent­spre­chen­den Ord­ner aus, idea­ler­wei­se auf einer ange­schlos­se­nen exter­nen Festplatte.
5. Auf Wunsch legst du ein Pass­wort für die Siche­rung fest und bestä­tigst es mit einer erneu­ten Ein­ga­be. Kli­cke auf Wei­ter.
6. Das Pro­gramm zeigt, wel­che Daten es sichert, etwa E‑Mails und Ter­mi­ne. Set­ze ein Häk­chen, falls du auch Daten aus Inter­net­ka­len­dern spei­chern willst. Bestä­ti­ge mit Wei­ter.
7. Set­ze Häk­chen vor wei­te­ren Ele­men­ten, für die du ein Back­up erstel­len willst, bei­spiels­wei­se dei­ne Out­look-Start­sei­te oder Signa­tu­ren. Kli­cke auf Wei­ter.
8. Wäh­le mit Häk­chen aus, wel­che Out­look-Optio­nen gespei­chert wer­den sol­len, etwa für Auf­ga­ben oder die Suche. Bestä­ti­ge mit Wei­ter.
9. Auf der fol­gen­den Sei­te erscheint eine Lis­te mit Ein­stel­lun­gen für Office sowie Brow­ser-Lese­zei­chen. Wäh­le mit Häk­chen aus, was gespei­chert wer­den soll, und gehe auf Wei­ter.
10. In das Back­up nimmst du auf Wunsch wei­te­re wich­ti­ge Daten auf. Kli­cke ent­we­der auf Datei­en oder auf Ord­ner, um ein­zel­ne Doku­men­te oder gan­ze Ver­zeich­nis­se auszuwählen.
11. Setzt du ein Häk­chen vor Aus­wahl für die nächs­te Datei­si­che­rung mer­ken, wer­den die aus­ge­wähl­ten Datei­en und Ord­ner bei jedem Back­up auto­ma­tisch mit­ge­si­chert. Kli­cke auf Wei­ter.
12. Sto­ße das Back­up mit Fer­tig­stel­len an. Setzt du ein Häk­chen vor Gewähl­te Optio­nen für die nächs­te Siche­rung mer­ken, brauchst du die Aus­wahl beim nächs­ten Mal nicht erneut vorzunehmen.
13. Schlie­ße das Pro­gramm mit Been­den.

So stellst du eine Daten­si­che­rung mit “MOBack­up” wie­der her:

1. Willst du ein “MOBack­up” öff­nen, klickst du auf der Start­sei­te des Pro­gramms auf Daten wie­der­her­stel­len.
2. Kli­cke im nächs­ten Fens­ter auf die Schalt­flä­che Out­look-Pro­fil 1:1 wie­der­her­stel­len, um das gesam­te Pro­fil in Out­look zurückzuspielen.
3. Kli­cke alter­na­tiv auf die Schalt­flä­che Out­look-Daten aus­wäh­len und wie­der­her­stel­len, wenn du selbst ent­schei­den willst, wel­che E‑Mail-Kon­ten oder Ein­stel­lun­gen zurück­ge­spielt wer­den sol­len. So stellst du außer­dem Doku­men­te sowie Office-Ein­stel­lun­gen wie­der her. Du wählst die Datei­en genau­so aus wie beim Erstel­len des Backups.

Tipp: Mit “MOBack­up” kannst du auch auto­ma­ti­sche Back­ups erstel­len las­sen. Wäh­le dazu auf der Start­sei­te die Schalt­flä­che Siche­rung auto­ma­ti­sie­ren.

E‑Mails, Ter­mi­ne, Kon­tak­te und Noti­zen in Out­look sicherst du mit einem Back­up, am bes­ten auf einer exter­nen Fest­plat­te. Falls der Com­pu­ter defekt ist, spielst du die Daten ein­fach in das Mail-Pro­gramm zurück. Ein­zel­ne wich­ti­ge Nach­rich­ten kannst du auch in einem Cloud-Spei­cher sichern. Mit­hil­fe exter­ner Tools ist das Erstel­len des Back­ups etwas beque­mer: Das Add-in “Out­look Back­up” erle­digt die Arbeit auto­ma­tisch in regel­mä­ßi­gen Abstän­den. Mit dem Pro­gramm “MOBack­up” sicherst du neben E‑Mails auch Ein­stel­lun­gen in Out­look sowie Brow­ser-Lese­zei­chen und aus­ge­wähl­te Daten oder Ord­ner von der Festplatte.