Micro­soft Word: So ver­wen­dest du den Korrekturmodus

Du schreibst eine Haus­ar­beit für das Stu­di­um zusam­men mit ande­ren oder du willst einen Behör­den­brief kor­ri­gie­ren, den ein Freund dir zum Lesen gibt. Natür­lich kannst du ein­fach alles umschrei­ben. Doch wenn den Kom­mi­li­to­nen oder dem Freund dei­ne Vor­schlä­ge nicht gefal­len, sind die ursprüng­li­chen Fas­sun­gen weg. Hilf­reich ist des­halb der Kor­rek­tur­mo­dus in Micro­soft Word: Du machst damit ledig­lich Vor­schlä­ge. Wer das Doku­ment öff­net, kann sie anneh­men oder ableh­nen. So wird außer­dem nach­voll­zieh­bar, was genau umge­schrie­ben wur­de. UPDATED zeigt dir, wie der Kor­rek­tur­mo­dus in Word 2016 akti­viert wird und wie du ihn sinn­voll nutzt. 

• Den Kor­rek­tur­mo­dus aktivieren
• Kor­rek­tu­ren in Word umset­zen und anneh­men oder ablehnen
• Ände­rungs­vor­schlä­ge im Text kommentieren

Den Kor­rek­tur­mo­dus aktivieren

Du hast einen Text geschrie­ben und willst ihn an einen Kol­le­gen zum Bear­bei­ten wei­ter­lei­ten. Damit ihr nach­voll­zie­hen könnt, was genau er ange­passt hat, schal­test du den Kor­rek­tur­mo­dus ein. Word mar­kiert dann alle Ände­run­gen im Text, also alle hin­zu­ge­füg­ten, gelösch­ten und neu for­ma­tier­ten Tei­le. Das Akti­vie­ren des Modus funk­tio­niert so:

1. Kli­cke in dei­nem Word-Doku­ment in der Menü­leis­te auf den Rei­ter Über­prü­fen.
2. Im Bereich Nach­ver­fol­gen auf der rech­ten Sei­te fin­dest du die Schalt­flä­che Ände­run­gen nach­ver­fol­gen. Kli­cke dar­auf, und sie färbt sich dunkelgrau.

Damit ist der Kor­rek­tur­mo­dus ein­ge­schal­tet. Er gilt aber jeweils nur für das gera­de offe­ne Doku­ment, nicht ins­ge­samt für Word. Willst du den Kor­rek­tur­mo­dus wie­der aus­schal­ten, kli­cke ein­fach erneut auf die Schalt­flä­che Ände­run­gen nach­ver­fol­gen in der Regis­ter­kar­te Über­prü­fen. Alle bis­her gemach­ten Kor­rek­tu­ren blei­ben ste­hen, nur neue Ände­run­gen kön­nen nicht mehr nach­ver­folgt werden.

Ein­stel­lun­gen im Kor­rek­tur­mo­dus festlegen

Wenn du im akti­vier­ten Kor­rek­tur­mo­dus in dei­nem Doku­ment einen Recht­schreib­feh­ler ver­bes­serst oder einen Satz hin­zu­fügst, erscheint am Rand des Tex­tes ein roter Mar­kie­rungs­strich. So siehst du sofort, dass hier etwas ver­än­dert wur­de. Je nach Ein­stel­lung der Mar­kups (sie­he „Kor­rek­tu­ren in Word umset­zen und anneh­men oder ableh­nen“) unter­streicht das Pro­gramm außer­dem rot, was du ver­än­dert oder hin­zu­ge­fügt hast, und streicht in der­sel­ben Far­be durch, was du gelöscht hast. Word sichert die Mar­kie­run­gen und dazu­ge­hö­ri­gen Ände­run­gen, wenn das Doku­ment gespei­chert und anschlie­ßend ver­schickt wird.

Willst du die Mar­kie­run­gen ver­schwin­den las­sen, kli­cke in der Menü­leis­te auf Über­prü­fen sowie im Bereich Nach­ver­fol­gen auf Ein­fa­ches Mark­up. Das ist das Feld mit den zwei Doku­men­ten mit Pfei­len. Es öff­net sich ein klei­nes Aus­klapp­me­nü. Wäh­le dar­in Mar­kups: kei­ne.

Wie die Mar­kie­run­gen im Kor­rek­tur­mo­dus aus­se­hen sol­len, passt du bis ins Detail an. Kli­cke dazu in der Menü­leis­te auf Über­prü­fen und auf den win­zi­gen Pfeil in der unte­ren rech­ten Ecke des Bereichs Nach­ver­fol­gung. Es öff­net sich ein neu­es Fens­ter, kli­cke dar­in auf Erwei­ter­te Optio­nen. Jetzt kannst du unter ande­rem die Far­ben, die Dar­stel­lung und die For­ma­tie­run­gen für Kor­rek­tu­ren per­so­na­li­sie­ren. Bestä­ti­ge das mit OK.

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Kor­rek­tu­ren in Word umset­zen und anneh­men oder ablehnen

Dein Kol­le­ge hat dir ein Word-Doku­ment geschickt, in dem alle mög­li­chen Wör­ter und Sät­ze unter- und durch­ge­stri­chen sind. Aber was machst du jetzt damit? Du kannst dir die Kor­rek­tu­ren auf ver­schie­de­ne Arten anzei­gen las­sen, als soge­nann­te Mar­kups. Du wählst sie über das Aus­klapp­me­nü unter Ein­fa­ches Mark­up aus. Die­ses fin­dest du im Rei­ter Über­prü­fen in der Menü­leis­te. Du hast die Wahl zwi­schen vier ver­schie­de­ne Ansich­ten eines Doku­ments, wenn der Kor­rek­tur­mo­dus ein­ge­schal­tet ist:

1. Mark­up: Kei­ne heißt, dass nur der aktu­el­le Inhalt dei­nes Word-Doku­ments ange­zeigt ist, die Ände­run­gen sind also nicht zu sehen.
2. Bei der Ein­stel­lung Ein­fa­ches Mark­up zeigt Word mit einem Strich am Rand an, dass es Kor­rek­tu­ren gab. Es ist aber nicht sofort erkenn­bar, von wem etwas ver­än­dert wur­de. Um das anzei­gen zu las­sen, klickst du auf einen Strich.
3. Mit Mark­up: Alle blen­dest du zum einen alle Kor­rek­tu­ren ein: Gelösch­te Wör­ter wer­den mit roter Far­be durch­ge­stri­chen, ver­än­der­te Satz­tei­le unter­stri­chen. Zum ande­ren ist auch zu sehen, wer die Bear­bei­tun­gen an wel­chem Tag und zu wel­cher Zeit vor­ge­nom­men hat. Dazu fährst du mit der Maus über die unter- und durch­ge­stri­che­nen Wörter.
4. Mit der Aus­wahl Ori­gi­nal siehst du das Doku­ment so, wie es in der ers­ten Fas­sung aus­ge­se­hen hat. Alle spä­te­ren Ände­run­gen sind nicht erkennbar.

Anzei­ge der Korrekturen

Um die Berich­ti­gun­gen noch über­sicht­li­cher dar­zu­stel­len, klickst du auf Mark­up anzei­gen in der Menü­leis­te im Rei­ter Über­prü­fen. Im Aus­klapp­me­nü bewegst du den Maus­zei­ger bis zum Punkt Sprech­bla­sen. Es öff­net sich ein wei­te­res Menü. Vor­ein­ge­stellt ist hier „Nur For­ma­tie­run­gen und Kom­men­ta­re in Sprech­bla­sen anzei­gen”. Wählst du statt­des­sen Über­ar­bei­tun­gen in Sprech­bla­sen anzei­gen, erschei­nen alle Ände­run­gen in einer Lis­te in der Sei­ten­leis­te. Dann siehst du auf einen Blick, wer was wann kor­ri­giert hat.

Du kannst auch ent­schei­den, wel­che Arten von Kor­rek­tu­ren du sehen willst: Die drei Punk­te For­mat, Ein­fü­gen und Löschen und Kom­men­ta­re ste­hen zur Aus­wahl. Du schal­test sie ein oder aus, indem du in der Menü­leis­te im Rei­ter Über­prü­fen auf Mark­up anzei­gen klickst. Im Aus­klapp­me­nü schal­test du die Anzei­ge der jewei­li­gen Funk­ti­on aus oder ein, indem du auf den Namen klickst. Ein Haken macht deut­lich, dass der Punkt aus­ge­wählt wur­de. Dann wird dir zum Bei­spiel ange­zeigt, was im Text gelöscht wurde.

Annah­me oder Ableh­nung der Korrekturen

Der Kor­rek­tur­mo­dus zeigt nicht nur an, was im Text bear­bei­tet wur­de. Wer das Doku­ment öff­net, kann die Vor­schlä­ge anneh­men, dann wer­den sie so über­nom­men. Oder er lehnt sie ab, dann springt Word zurück zur vor­he­ri­gen Fas­sung. Das geht folgendermaßen:

1. Um Ände­run­gen anzu­neh­men oder abzu­leh­nen, kli­cke mit der rech­ten Maus­tas­te auf eine rot mar­kier­te Stel­le im Manu­skript. Dazu soll­te ent­we­der der Modus Mark­up: Alle oder Ein­fa­ches Mark­up ein­ge­stellt sein.
2. Im sich öff­nen­den Kon­text­me­nü wählst du je nach Kor­rek­tur Ein­fü­gen anneh­men oder Löschen anneh­men bzw. Ein­fü­gen ableh­nen bzw. Löschen ableh­nen.
3. Alter­na­tiv klickst du in der Menü­leis­te auf die Schalt­flä­che Anneh­men.
4. Wählst du auf dem But­ton den klei­nen Pfeil, bekommst du wei­te­re Optio­nen: Du kannst etwa Alle Ände­run­gen über­neh­men, statt sie ein­zeln durchzugehen.
5. Der klei­ne­re But­ton Ableh­nen steht rechts dane­ben, er ist am roten Kreuz erkenn­bar. Auch hier kannst du über den Klick auf das Drei­eck Alle Ände­run­gen ableh­nen.

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Ände­rungs­vor­schlä­ge im Text kommentieren

Der Text dei­nes Chefs, den du über­ar­bei­ten sollst, über­zeugt dich nicht. Du hast vie­le Ände­rungs­ideen ein­ge­baut und eini­ge Sät­ze gelöscht. Nun befürch­test du, dass der Chef belei­digt ist, wenn du ihm die Datei so vor­setzt. Hilf­reich ist in die­sem Fall eine Funk­ti­on von Word inner­halb des Über­ar­bei­tungs­mo­dus: Du kannst all dei­ne Ände­run­gen kom­men­tie­ren und somit erklä­ren, wie­so du sie für sinn­voll hältst. Die Ver­bes­se­run­gen wer­den für den Leser des Doku­ments nachvollziehbar.

So ver­siehst du dei­ne Kor­rek­tu­ren mit Kommentaren:

1. Du kannst an jeder Stel­le, an der du dich im Text befin­dest, einen Kom­men­tar ein­fü­gen. Er wird dann am Rand ange­zeigt, eben­so wie die roten Mar­kie­run­gen für Korrekturen.
2. Kli­cke dort­hin, wo du etwas gelöscht oder ver­bes­sert hast. Wäh­le in der Menü­leis­te unter Über­prü­fen im Bereich Kom­men­ta­re die Schalt­flä­che Neu­er Kom­men­tar.
3. Es öff­net sich eine Sprech­bla­se, in der du dei­ne Anmer­kun­gen notierst.
4. Die Kom­men­ta­re sieht der Leser des Tex­tes am Rand, wenn Mark­up: Alle akti­viert ist. Im Modus Ein­fa­ches Mark­up steht an der Stel­le eine Sprech­bla­se. Der Inhalt wird erst sicht­bar, wenn der Leser dar­auf klickt.

Bekommst du einen Text mit Kom­men­ta­ren und willst sie nach dem Anse­hen löschen, klickst du ein­fach mit der rech­ten Maus­tas­te dar­auf. Nun wählst du im sich öff­nen­den Kon­text­me­nü Kom­men­tar löschen. Du kannst auch auf Anmer­kun­gen reagie­ren, indem du unter dem Kom­men­tar­feld auf Ant­wor­ten klickst.

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Der Kor­rek­tur­mo­dus macht die gemein­sa­me Text­ar­beit leichter

Der Kor­rek­tur­mo­dus in Word nimmt dir viel Arbeit ab, wenn du Tex­te gemein­sam mit ande­ren bear­bei­test oder deren Manu­skrip­te aus­bes­serst. Du siehst auf einen Blick, was jemand gelöscht, ergänzt oder umge­schrie­ben hat. Die Vor­schlä­ge kannst du ent­we­der anneh­men und so ins Doku­ment über­neh­men, oder du ver­wirfst sie. Mit Hil­fe von Kom­men­ta­ren erklärt ihr euch gegen­sei­tig eure Kor­rek­tu­ren und macht sie so für die ande­ren nach­voll­zieh­ba­rer. Ein Doku­ment wird auf die­se Wei­se schnell und unkom­pli­ziert überarbeitet.