Micro­soft Out­look: Kon­tak­te expor­tie­ren – so ein­fach geht’s

Du willst auf eine neue Ver­si­on von Micro­soft Out­look oder auf ein ande­res E‑Mail-Pro­gramm umstei­gen? Fast alle wich­ti­gen Daten sind bereits gesi­chert, nur die Kon­tak­te machen dir etwas Sor­gen? Kei­ne Ban­ge, die Aus­sich­ten sind sehr gut: UPDATED erklärt dir, wie du dei­ne Out­look-Kon­tak­te expor­tie­ren kannst.

Wenn du Out­look online nutzt, also über einen Brow­ser auf dein E‑Mail-Post­fach zugreifst, gehst du fol­gen­der­ma­ßen vor, um dei­ne Kon­tak­te zu exportieren:

Hin­weis: Die fol­gen­de Anlei­tung gilt sowohl für das klas­si­sche als auch für das neue Out­look im Web. Unter­schie­de gibt es nur im Design und bei der Posi­ti­on des Per­so­nen-Sym­bols, wobei sich bei­de Icons im unte­ren Bereich des Bild­schirms befinden.

1. Öff­ne einen Brow­ser und gehe zur Start­sei­te von Out­look.
2. Kli­cke auf Anmel­den und log­ge dich in dein Out­look-Kon­to ein.
3. Öff­ne die Kon­tak­te-Sei­te über das Personen-Symbol.
4. Wäh­le in der Sym­bol­leis­te Ver­wal­ten aus.
5. Kli­cke auf Kon­tak­te expor­tie­ren.
6. Wäh­le aus, ob nur bestimm­te oder alle Kon­tak­te expor­tiert wer­den sollen.
7. Kli­cke auf Expor­tie­ren.
8. Wäh­le unten Spei­chern aus.
9. Die her­un­ter­ge­la­de­ne Datei (zum Bei­spiel “contacts.csv”) soll­te sich im Down­load-Ord­ner befinden.

In den aktu­ells­ten Ver­sio­nen von Micro­soft Out­look ist der Export von Kon­tak­ten schnell erle­digt. So gehst du vor:

1. Star­te Out­look auf dei­nem PC.
2. Kli­cke im Menü­band auf Datei und wäh­le dann Öff­nen und Expor­tie­ren.
3. Kli­cke auf die Schalt­flä­che Importieren/Exportieren.
4. Im sich öff­nen­den Pop-up-Fens­ter wählst du aus der Lis­te In Datei expor­tie­ren aus und klickst auf Wei­ter.
5. Wäh­le anschlie­ßend Kom­ma­ge­trenn­te Wer­te bzw. Durch Trenn­zei­chen getrenn­te Wer­te aus, wenn du dei­ne Kon­tak­te in einem ande­ren E‑Mail-Pro­gramm nut­zen möch­test (.csv-Datei). Gehe hin­ge­gen auf Out­look-Daten­da­tei (.pst), wenn du dei­ne Kon­tak­te spä­ter in ein ande­res Out­look-Pro­gramm impor­tie­ren willst.
6. Bestä­ti­ge mit Wei­ter.
7. Wäh­le im nächs­ten Fens­ter den Kon­tak­te-Ord­ner (oder Cont­acts) aus, der zu dei­nem E‑Mail-Kon­to gehört, und kli­cke auf Wei­ter.
8. Wäh­le den Spei­cher­ort für dei­ne Kon­takt­lis­te aus, indem du auf Durch­su­chen klickst und zum gewünsch­ten Ord­ner navigierst.
9. Gib im Feld neben Datei­na­me eine Bezeich­nung für dei­ne Kon­takt­lis­te ein und bestä­ti­ge mit OK.
10. Lässt du eine .csv-Datei erstel­len, kli­cke auf Wei­ter und abschlie­ßend auf Fer­tig stel­len.
11. Im Fall einer .pst-Datei wählst du zunächst eine Ein­stel­lung für den Umgang mit even­tu­el­len Dupli­ka­ten aus (Emp­feh­lung: Kei­ne Dupli­ka­te expor­tie­ren) und klickst anschlie­ßend auf Fer­tig stel­len.
12. Expor­tierst du eine .pst-Datei, kannst du sie mit einem Kenn­wort sichern. Willst du das nicht, kli­cke ein­fach auf OK. Möch­test du die Datei mit einem Kenn­wort schüt­zen, gib es ein und fol­ge den wei­te­ren Anwei­sun­gen des Programms.

Beach­te, dass am Ende des Export­vor­gangs kei­ne ent­spre­chen­de Mel­dung ange­zeigt wird – das Pop-up-Fens­ter Import/Export-Sta­tus ver­schwin­det ein­fach. Schlie­ße das Fens­ter Out­look-Optio­nen, indem du auf OK klickst.

Jetzt kannst du den Ord­ner öff­nen, in dem du dei­ne Kon­takt­lis­te gespei­chert hast. Hast du eine .csv-Datei expor­tiert, kannst du sie mit Excel öff­nen.

Dabei kann es sein, dass eini­ge Zel­len leer sind oder Son­der­zei­chen ent­hal­ten – teil­wei­se expor­tiert Out­look nicht alle Infor­ma­tio­nen kor­rekt. Das ist von E‑Mail-Anbie­ter zu E‑Mail-Anbie­ter unter­schied­lich. Wich­tig: Wenn du dir zu den Kon­tak­ten wei­te­re Infor­ma­tio­nen (bei­spiels­wei­se Noti­zen) ange­legt hast, fal­len sie in die Kate­go­rie der “mehr­tei­li­gen Kon­takt-Fel­der”. Hier kann es bei der Dar­stel­lung in Pro­gram­men wie Excel zu Pro­ble­men kommen.

Hin­weis: Es ist auch mög­lich, die Kon­takt­da­ten in Excel zu bear­bei­ten. Davon ist aller­dings abzu­ra­ten, denn beim Spei­chern kann es zu Feh­lern kom­men, die die Datei beschä­di­gen – eine sol­che Datei kann nicht mehr in ein ande­res E‑Mail-Pro­gramm impor­tiert werden.

Eine Out­look-Daten­da­tei (.pst) kannst du nun in ein ande­res Out­look-Pro­gramm importieren.

Du möch­test dei­ne Kon­tak­te aus Out­look 2010 oder 2013 expor­tie­ren? So geht’s:

1. Star­te Out­look auf dem Computer.
2. Kli­cke im Menü oben links auf Datei.
3. Wäh­le Optio­nen > Erwei­tert aus.
4. Kli­cke auf Expor­tie­ren.
5. Wäh­le In Datei expor­tie­ren > Wei­ter aus.
6. Wäh­le Kom­ma­ge­trenn­te Wer­te (Win­dows) (oder auch Durch Trenn­zei­chen getrenn­te Wer­te), wenn du dei­ne Kon­tak­te spä­ter in ein ande­res E‑Mail-Pro­gramm impor­tie­ren möch­test (.csv-Datei). Wäh­le hin­ge­gen Out­look-Daten­da­tei (.pst), wenn du dei­ne Kon­tak­te in einem ande­ren Out­look-Pro­gramm nut­zen möchtest.
7. Kli­cke auf Wei­ter.
8. Mar­kie­re den Ord­ner Kon­tak­te (oder Cont­acts) dei­nes E‑Mail-Kon­tos und kli­cke auf Wei­ter.
9. Wäh­le über Durch­su­chen aus, wo die Datei mit dei­nen Kon­tak­ten gespei­chert wer­den soll.
10. Gib im Feld neben Datei­na­me eine Bezeich­nung für dei­ne Kon­takt­lis­te ein.
11. Bestä­ti­ge mit OK.
12. Kli­cke auf Wei­ter > Fer­tig stel­len.
13. Hast du aus­ge­wählt, dass du eine .pst-Datei expor­tierst, folgt der Hin­weis, dass du dei­ne Kon­takt­lis­te mit einem Kenn­wort ver­se­hen kannst. Willst du das nicht, kli­cke ein­fach auf OK. Möch­test du ein Kenn­wort fest­le­gen, fol­ge den Anwei­sun­gen des Programms.

Auch in den älte­ren Ver­sio­nen von 2003 und 2007 kannst du dei­ne Out­look-Kon­tak­te exportieren:

1. Star­te Out­look auf dem Computer.
2. Kli­cke im Menü oben links auf Datei.
3. Wäh­le Importieren/Exportieren aus.
4. Kli­cke auf In Datei expor­tie­ren > Wei­ter.
5. Wäh­le Kom­ma­ge­trenn­te Wer­te (Win­dows) aus, wenn du dei­ne Kon­tak­te spä­ter in ein ande­res E‑Mail-Pro­gramm impor­tie­ren willst (.csv-Datei). Kli­cke hin­ge­gen auf Per­sön­li­che Ord­ner-Datei (PST), wenn du dei­ne Kon­tak­te in einem ande­ren Out­look-Pro­gramm nut­zen möchtest.
6. Kli­cke auf Wei­ter.
7. Wäh­le den Ord­ner Kon­tak­te (oder Cont­acts) aus, der zu dei­nem E‑Mail-Kon­to gehört, und kli­cke auf Wei­ter.
8. Gehe auf Durch­su­chen und navi­gie­re zu dem Ord­ner, in dem du dei­ne Kon­takt­lis­te able­gen willst.
9. Benen­ne die Datei.
10. Kli­cke auf Wei­ter > Fer­tig stel­len.
11. Hast du den Export einer .pst-Datei aus­ge­wählt, bie­tet Out­look dir an, die Datei mit einem Kenn­wort zu sichern. Möch­test du das nicht, kli­cke auf OK. Willst du ein Kenn­wort fest­le­gen, fol­ge den Anwei­sun­gen des Programms.

Eigent­lich sind die Out­look-Ver­sio­nen 2003 und 2007 inzwi­schen über­holt. Unter Win­dows 10 läuft die 2003er-Ver­si­on bei­spiels­wei­se nicht mehr. Die Ver­si­on 2007 hin­ge­gen wird in der Regel pro­blem­los unter­stützt. Teil­wei­se sieht die Benut­zer­ober­flä­che dann anders aus, als du es von älte­ren Win­dows-Ver­sio­nen gewohnt bist – es sind aber noch alle Funk­tio­nen vorhanden.

Dass dein Out­look unter Win­dows 10 anders aus­sieht, kann noch einen ande­ren Grund haben: Viel­leicht ver­wen­dest du das kos­ten­lo­se Pro­gramm “Win­dows 10 Mail”, das ähn­lich, aber nicht iden­tisch mit Out­look ist.

Es gibt ver­schie­de­ne Lösun­gen, wenn du dei­ne Out­look-Kon­tak­te expor­tie­ren möch­test – abhän­gig davon, ob du das Web-Ange­bot nutzt oder die Soft­ware auf dem Com­pu­ter ver­wen­dest. Fra­ge dich vor­her, wofür du die Kon­tak­te benö­tigst, denn danach rich­tet sich die Wahl des zu spei­chern­den Datei­typs: Eine .csv-Datei ist prak­tisch, wenn du die expor­tier­ten Kon­tak­te in ein ande­res E‑Mail-Pro­gramm impor­tie­ren willst. Willst du beim Micro­soft-Dienst blei­ben, kannst du die soge­nann­te .pst-Datei wäh­len, die mit Out­look noch bes­ser kom­pa­ti­bel ist. Alter­na­tiv kannst du auch die vCard-Funk­ti­on für den Kon­takt-Export verwenden.