Lebens­lauf in Word erstel­len: So funk­tio­niert es

Du berei­test dei­ne Bewer­bungs­un­ter­la­gen vor und stellst fest, dass du drin­gend einen aktu­el­len Lebens­lauf brauchst. Die­sen in Word zu erstel­len, ist weder schwer noch – zumin­dest in den meis­ten Fäl­len – son­der­lich zeit­auf­wän­dig. UPDATED erklärt, wie du Schritt für Schritt vor­gehst und auf was es dabei ankommt.

In Per­so­nal­ab­tei­lun­gen läuft mitt­ler­wei­le vie­les auto­ma­ti­siert ab. Nur noch in weni­gen Fäl­len sit­zen dort wirk­lich noch Men­schen, um jede ein­zel­ne Bewer­bungs­map­pe hän­disch durch­zu­blät­tern. Viel­mehr sor­tie­ren zunächst soge­nann­te „Appli­cant Track­ing Sys­tems“ (ATS) die Aus­wahl vor. Am Ende lan­den höchs­tens eine Hand­voll Bewerber*innen auf den Tischen der Per­so­nal­ab­tei­lun­gen, die dann eine fina­le Aus­wahl tref­fen. Des­halb ist es beson­ders wich­tig, dass eine moder­ne Bewer­bung fit für ATS-Sys­te­me ist. Form, Inhalt und Auf­bau soll­ten so sein, dass die Sys­te­me die Bewer­bung prä­fe­rie­ren. Im Fol­gen­den zei­gen wir dir des­halb, wie du das selbst mit Word schaffst.

Star­te mit einem fri­schen Word-Doku­ment, damit du die vol­le Kon­trol­le über Struk­tur und Inhal­te behältst. Die in Word ent­hal­te­nen Vor­la­gen für Lebens­läu­fe sind zwar auf den ers­ten Blick anspre­chend, füh­ren aber häu­fig dazu, dass Text­ele­men­te in auf­wen­di­gen Lay­outs oder ver­schach­tel­ten Gra­fi­ken ver­schwin­den, die von auto­ma­ti­sier­ten Sys­te­men über­se­hen wer­den. Indem du auf ein lee­res Doku­ment setzt, stellst du sicher, dass alle Infor­ma­tio­nen klar les­bar und ein­deu­tig zuor­den­bar blei­ben. Auch Spal­ten oder deko­ra­ti­ve Rah­men soll­test du ver­mei­den, weil sie die auto­ma­ti­sche Erfas­sung dei­ner Anga­ben erschwe­ren. Der ein­fa­che Auf­bau in einem lee­ren Doku­ment hilft also nicht nur beim Über­blick, son­dern sorgt auch dafür, dass dei­ne beruf­li­chen Sta­tio­nen, Qua­li­fi­ka­tio­nen und Kon­takt­da­ten von jedem Sys­tem zuver­läs­sig erkannt werden.

Stel­le unter „Lay­out“ die Sei­ten­rän­der auf einen Stan­dard­wert (z. B. 2 bis 2,5 cm). Als Schrift­ar­ten eig­nen sich Klas­si­ker wie „Ari­al“, „Cali­bri“ oder „Times New Roman“. Die Schrift­grö­ße liegt idea­ler­wei­se bei 10,5 bis 12 Punkt für Fließ­text. Ver­wen­de durch­ge­hend die­sel­be Schriftart.

Ein ATS erkennt Inhal­te vor allem anhand kla­rer Über­schrif­ten. Bewährt haben sich fol­gen­de Abschnit­te in genau die­ser Reihenfolge:

• Per­sön­li­che Daten: Hier soll­ten die wich­tigs­ten Daten zu dei­ner Per­son ste­hen, also dein voll­stän­di­ger Name (wenn zutref­fend mit Titel), dei­ne Adres­se, dei­ne Tele­fon­num­mer sowie dei­ne E‑Mail-Adres­se.
• Berufs­er­fah­rung: In den meis­ten Unter­neh­men ach­tet ein ATS beson­ders auf Erfah­run­gen, die du in ande­ren Unter­neh­men gesam­melt hast. Gib hier also die Fir­ma, die Job­be­zeich­nung sowie eine struk­tu­rier­te, aber genaue Über­sicht dei­ner Auf­ga­ben an.
• Aus­bil­dung: Dei­ne schu­li­sche und beruf­li­che Aus­bil­dung sind der Grund­stein für dein Schaf­fen. Du soll­test hier also wich­ti­ge Daten zu Stu­di­um und/oder Aus­bil­dun­gen ange­ben. Wann, Wo und Was sind die ent­schei­den­den Punkte.
• Kennt­nis­se und Fähig­kei­ten: Kennst du dich mit einem Pro­gramm beson­ders gut aus? Oder hast du ein beson­de­res Händ­chen für etwas in dei­nem Hand­werk? Gibt es etwas, was dich als poten­zi­el­le Füh­rungs­kraft aus­zeich­net? All die­se Din­ge und noch mehr soll­ten hier auf­ge­führt sein.
• Zusatz­qua­li­fi­ka­tio­nen: Betrieb­li­che Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­men oder zusätz­li­che Abschlüs­se kön­nen auch im neu­en Job von Nut­zen sein. Hast du etwas davon zu bie­ten, dann schrei­be es hier klar struk­tu­riert dazu.

Nut­ze für jede Über­schrift die Word-For­mat­vor­la­gen „Über­schrift 1“ oder „Über­schrift 2“. Das hilft nicht nur dem ATS, son­dern auch der Übersicht.

Ver­zich­te auf Tabel­len, Text­fel­der, Icons, Logos, Gra­fi­ken und Far­ben. Set­ze statt­des­sen auf sau­be­re Absät­ze. Auf­zäh­lun­gen kannst du mit ein­fa­chen Bin­de­stri­chen oder Punk­ten umset­zen. Fet­tun­gen sind erlaubt, soll­ten aber spar­sam ein­ge­setzt wer­den – zum Bei­spiel für Job­ti­tel oder Unter­neh­mens­na­men. Kur­si­ve, unter­stri­che­ne Tex­te sowie Trenn­stri­che für Absät­ze machen es Bewer­bungs­ma­nage­ment-Sys­te­men schwe­rer, die Inhal­te zu lesen. Auch das kann dazu füh­ren, dass dei­ne Bewer­bung aus­sor­tiert wird. So schwer es auch sein mag: Lass dich nicht dazu ver­lei­ten, die kla­re Struk­tur zu ver­wäs­sern oder gar zu verschnörkeln.

Zu den häu­figs­ten ATS-Kil­lern gehören:

• Mehr­spal­ti­ge Lay­outs: Lebens­läu­fe mit zwei oder mehr Spal­ten sehen zwar modern aus, berei­ten ATS‑Systemen aber gro­ße Pro­ble­me. Inhal­te wer­den oft in der fal­schen Rei­hen­fol­ge aus­ge­le­sen oder ein­zel­nen Abschnit­ten nicht kor­rekt zuge­ord­net. Dadurch kön­nen wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen ver­lo­ren gehen oder unvoll­stän­dig erfasst werden.
• Kopf- und Fuß­zei­len mit wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen: Vie­le Bewerber*innen plat­zie­ren Kon­takt­da­ten oder Job­ti­tel in der Kopf- oder Fuß­zei­le, um Platz zu spa­ren. ATS‑Software igno­riert die­se Berei­che jedoch häu­fig kom­plett oder liest sie nicht zuver­läs­sig aus. Wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen soll­ten des­halb immer im nor­ma­len Fließ­text des Doku­ments stehen.
• Son­der­zei­chen, Emo­jis oder unge­wöhn­li­che Schrift­ar­ten: Sym­bo­le, Emo­jis oder aus­ge­fal­le­ne Fonts kön­nen von ATS‑Systemen nicht rich­tig inter­pre­tiert wer­den. Im schlimms­ten Fall erschei­nen sie als wir­re Zei­chen oder füh­ren dazu, dass gan­ze Text­pas­sa­gen über­sprun­gen wer­den. Klas­si­sche Schrift­ar­ten und kla­re Text­for­ma­te sind hier die deut­lich siche­re­re Wahl.
• PDF-Scans statt Text-PDFs: Ein ein­ge­scann­tes PDF ist für ein ATS nichts ande­res als ein Bild. Der Text kann nicht erkannt, durch­sucht oder aus­ge­wer­tet wer­den, selbst wenn er für Men­schen gut les­bar aus­sieht. Wich­tig ist des­halb immer ein text­ba­sier­tes PDF oder direkt eine Word‑Datei, die maschi­nen­les­bar ist.

Bevor du dei­nen Lebens­lauf ver­schickst, soll­test du ihn voll­stän­dig durch­le­sen und gezielt auf Recht­schrei­bung, ein­heit­li­che For­ma­tie­rung und logi­sche Rei­hen­fol­ge der Inhal­te prü­fen. Ach­te außer­dem dar­auf, dass alle Über­schrif­ten klar benannt sind und kei­ne wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen in Kopf‑, Fuß­zei­len oder ver­steck­ten Berei­chen ste­hen. Beim Export emp­fiehlt sich ent­we­der das Word‑For­mat (.docx) oder ein text­ba­sier­tes PDF, da bei­de von ATS‑Sys­te­men zuver­läs­sig aus­ge­le­sen wer­den kön­nen. In Micro­soft Word fin­dest du die pas­sen­de Ein­stel­lung unter „Spei­chern unter“ → „Datei­typ aus­wäh­len“ – wich­tig ist, kein gescann­tes oder bild­ba­sier­tes PDF zu erzeugen.

Tipp: Auch der Datei­na­me kann für den ers­ten Ein­druck und die inter­ne Zuord­nung im Bewer­bungs­pro­zess ent­schei­dend sein. Ver­wen­de einen kla­ren, sach­li­chen Namen wie Lebenslauf_Vorname_Nachname.docx oder CV_Vorname_Nachname.pdf und ver­zich­te auf Son­der­zei­chen, Emo­jis oder krea­ti­ve Zusät­ze. Beim Upload in Bewer­bungs­por­ta­len soll­test du dar­auf ach­ten, dass die Datei voll­stän­dig hoch­ge­la­den wur­de und kor­rekt ange­zeigt wird – ins­be­son­de­re bei Vor­schau­funk­tio­nen. Wenn meh­re­re Datei­for­ma­te erlaubt sind, emp­fiehlt sich im Zwei­fel die .docx‑Ver­si­on, da sie von ATS‑Sys­te­men beson­ders zuver­läs­sig ver­ar­bei­tet wird.

Ein Lebens­lauf, der mit Word erstellt wird und auf kla­re Struk­tu­ren sowie prä­zi­se For­ma­tie­rung setzt, macht den Unter­schied – gera­de im digi­ta­len Bewer­bungs­pro­zess, in dem die ers­te Hür­de oft auto­ma­ti­sier­te Sys­te­me sind. Wer auf auf­wen­di­ges Design ver­zich­tet, erhöht die Wahr­schein­lich­keit, dass die eige­ne Bewer­bung über­haupt in die enge­re Aus­wahl kommt. Ent­schei­dend ist, rele­van­te Infor­ma­tio­nen über­sicht­lich und ver­ständ­lich zu prä­sen­tie­ren und typi­sche Stol­per­fal­len zu ver­mei­den. So gelingt es, den eige­nen Wer­de­gang nicht nur optisch anspre­chend, son­dern auch maschi­nen­les­bar dar­zu­stel­len, was wert­vol­le Plus­punk­te bei der ers­ten Aus­wahl bringt. Wer das beach­tet, schafft bes­te Vor­aus­set­zun­gen für einen erfolg­rei­chen Start ins Bewerbungsverfahren.