Smartphones

Han­dy-Knig­ge im Arbeits­all­tag – Smart­phone-Eti­ket­te im Berufsleben

Mit den richtigen Benimmregeln punkten: Laute Gespräche oder gar Wutausbrüche am Smartphone im Beisein von Kollegen oder Geschäftspartnern gehören zu den No-gos im Berufsalltag.

Auf ein­mal klin­gelt das Tele­fon. Mit­ten im Mee­ting mit dem neu­en Abtei­lungs­lei­ter. Ein Blick auf dein Han­dy sagt dir: Es ist dei­ne Mut­ter. Oh, wie pein­lich! Dabei weiß sie doch, dass sie dich wäh­rend der Arbeit nicht anru­fen soll. Es wird doch nichts Erns­tes sein? Sol­lest du jetzt ran­ge­hen? UPDATED ver­rät dir die wich­tigs­ten Benimm­re­geln für Situa­tio­nen wie die­se und erklärt, inwie­weit für Chefs die­sel­ben Regeln gel­ten wie für nor­ma­le Angestellte.

Han­dy­nut­zung im Gemein­schafts- oder Großraumbüro

Vie­le Vor­ge­setz­te haben ein Inter­es­se dar­an, dass die Mit­ar­bei­ter ihre pri­va­ten Smart­phones nicht nur zur Arbeit mit‑, son­dern auch in den Arbeits­all­tag ein­brin­gen. Wenn du allein im Büro sitzt, soll­test du ledig­lich dar­auf ach­ten, dass der Klin­gel­ton und dein Han­dy­ge­spräch Zim­mer­laut­stär­ke haben. Für die Benut­zung eines pri­va­ten Han­dys in Gemein­schafts­bü­ros gibt es aber ein paar Höf­lich­keits­re­geln:

  • Stel­le nach Mög­lich­keit den Klin­gel­ton lei­se oder akti­vie­re nur den Vibra­ti­ons­alarm als „Klin­gel­ton“.
  • Ver­su­che pri­va­te Tele­fo­na­te auf ein Mini­mum zu beschrän­ken und jeweils sehr kurz zu halten.
  • Neh­me nur die Gesprä­che an, die unbe­dingt nötig sind, und ver­trös­te die ande­ren Anru­fer per SMS oder Whats­App auf einen spä­te­ren Zeitpunkt.

Wenn du zu zweit im Büro sitzt und einer von euch einen wich­ti­gen pri­va­ten Anruf erhält oder täti­gen muss, gibt es fol­gen­de Möglichkeiten:

  • Ihr ver­steht euch so gut, dass ein oder zwei kur­ze pri­va­te Tele­fon­an­ru­fe pro Tag nicht als stö­rend emp­fun­den werden.
  • Der Ange­ru­fe­ne oder Anru­fer nimmt sein Han­dy und ver­lässt den Raum zum Tele­fo­nie­ren.
  • Der Ange­ru­fe­ne oder Anru­fer bit­tet den Kol­le­gen höf­lich, kurz den Raum zu ver­las­sen. Er ver­sucht aber, das Tele­fo­nat nur sehr kurz zu hal­ten, um den Kol­le­gen nicht lan­ge war­ten zu lassen.

In einem Büro mit mehr als zwei Arbeits­plät­zen oder gar einem Groß­raum­bü­ro gel­ten ganz ande­re Regeln für die Smart­phone-Nut­zung. Dort ist noch mehr gegen­sei­ti­ge Rück­sicht­nah­me erforderlich:

  • Pri­va­te Tele­fon­ge­sprä­che soll­ten in einem grö­ße­ren Büro sehr kurz oder gar nicht geführt wer­den. Wenn es die Geschäfts­lei­tung gestat­tet, gehe zum Tele­fo­nie­ren jeweils nach drau­ßen und fas­se dich dabei mög­lichst kurz.
  • Wenn du beson­ders oft pri­vat ange­ru­fen wirst, kann das zur Ver­stim­mung mit den Kol­le­gen füh­ren. Ler­ne daher, wich­ti­ge von weni­ger wich­ti­gen Anru­fen zu unter­schei­den und bit­te dei­ne Liebs­ten, nur in drin­gen­den Fäl­len anzurufen.
  • Musst du wegen eines Not­falls in der Fami­lie oder bei Freun­den vor­über­ge­hend stän­dig erreich­bar sein, tei­le das den Kol­le­gen und Vor­ge­setz­ten mit und bit­te um ihr Ver­ständ­nis. Sie müs­sen auch nicht den Grund nen­nen. „Ein Not­fall“ oder „etwas Erns­tes“ genügt meist als Anga­be. Umge­kehrt soll­ten die Kol­le­gen auch nicht nach dem Grund für die vie­len Anru­fe bohren.
  • Für den Vor­ge­setz­ten soll­ten in einem Gemein­schafts­bü­ro die­sel­ben Regeln gel­ten – es sei denn, er oder sie wird über­wie­gend geschäft­lich auf dem Mobil­te­le­fon ange­ru­fen. Akti­ve Tele­fon­ge­sprä­che kön­nen die Chefs meist auch leich­ter in ande­re Räu­me ver­le­gen als ihre Mitarbeiter.

Gegen ein beruf­li­ches Tele­fo­nat, ob über Fest­netz, Mobil­funk oder Inter­net­te­le­fo­nie, kann eigent­lich nie­mand etwas haben. Der Anru­fer oder Ange­ru­fe­ne soll­te aber ver­su­chen, ein län­ge­res Gespräch in einen Mee­ting­raum zu ver­le­gen, um die Kol­le­gen nicht län­ger als nötig zu stören.

Was mit dem Han­dy gar nicht geht

Die Mobil­te­le­fo­nie ist erst seit der Ein­füh­rung von GSM vor 25 Jah­ren mas­sen­markt­taug­lich. Seit­her hat sie die Men­schen so sehr zusam­men­ge­bracht wie kaum eine ande­re Tech­no­lo­gie – aber auch ein Stück weit von­ein­an­der ent­fernt. Hier ein paar Grund­re­geln, was du mit dem Han­dy unter­las­sen solltest:

  • Jeman­den im Café buch­stäb­lich sit­zen­las­sen und plötz­lich tele­fo­nie­ren oder Nach­rich­ten schreiben.
  • So laut reden, dass alle mit­hö­ren kön­nen oder müssen.
  • Lau­te Klin­gel­tö­ne ner­ven und sind eher peinlich.
  • Das Star­ren auf frem­de Dis­plays und das Durch­stö­bern von kurz­zei­tig zurück­ge­las­se­nen Gerä­ten sind tabu.
  • Sich als Papa­raz­zi ver­su­chen und Fotos von Anwe­sen­den ohne Zustim­mung ver­öf­fent­li­chen ist nicht erlaubt. 

Han­dy­nut­zung wäh­rend eines per­sön­li­chen Gesprächs mit Kollegen

Es ist ganz natür­lich, dass du dich nicht mit allen Kol­le­gen glei­cher­ma­ßen gut ver­stehst. Aber Small­talk hier und da wäh­rend der Arbeits­zeit kann nicht scha­den und dir so man­che Sym­pa­thie­punk­te ein­brin­gen. Als unhöf­lich oder gar ver­let­zend wird aller­dings emp­fun­den, wenn du mit­ten im Gespräch zu tele­fo­nie­ren beginnst oder dich plötz­lich in dei­nen E‑Mails oder gar in Face­book ver­lierst. Berück­sich­ti­ge fol­gen­de Benimmregeln:

  • Wenn dir mit­ten im Gespräch mit dem Kol­le­gen ein­fällt, dass du einen Anruf täti­gen willst oder musst, ver­schie­be die­sen bes­ser um ein paar Minu­ten. Glei­ches gilt auch für einen weni­ger wich­ti­gen Anruf, den du erhältst.
  • Wenn der Anruf wirk­lich wich­tig ist, bit­te den Kol­le­gen um Ver­ständ­nis, sich dafür kurz zurück­zie­hen zu dür­fen. Fas­se dich aber wirk­lich kurz oder tei­le dem Kol­le­gen mit, dass es lei­der doch etwas län­ger dauert.

Wenn du mit­ten im Gespräch mit dem Kol­le­gen einen pri­va­ten Anruf erhälst, hast  fol­gen­de Mög­lich­kei­ten, um den Kol­le­gen und gege­be­nen­falls auch den Anru­fer nicht zu verärgern:

  • Leh­ne das Tele­fo­nat ab und rufe spä­ter zurück.
  • Leh­ne das Tele­fo­nat ab, bit­te den Kol­le­gen aber höf­lich, dem Anru­fer kurz eine Nach­richt schi­cken zu dür­fen, dass du spä­ter zurückrufst.
  • Bit­te den Kol­le­gen, dem Anru­fer ganz kurz sagen zu dür­fen, dass du spä­ter zurückrufst.

Die­se Höf­lich­keits­re­geln gel­ten grund­sätz­lich auch für Chefs. Manch­mal genügt auch nur ein Fin­ger­zeig, um zu signa­li­sie­ren, dass ein wich­ti­ges Tele­fo­nat ansteht. Der Mit­ar­bei­ter soll­te dann höf­lich aus dem Raum gehen oder bei­sei­te­tre­ten. Es kann aber nicht scha­den, sich spä­ter bei ihm für die Stö­rung zu ent­schul­di­gen und an das per­sön­li­che Gespräch von vor­hin anzu­knüp­fen. Das schafft eine enge­re Mitarbeiterbindung.

Knig­ge: Anstands­re­geln wider Willen

„Knig­ge“ ist seit über zwei Jahr­hun­der­ten der Inbe­griff für Benimm­re­geln. Dabei ging es dem Auf­klä­rer und Schrift­stel­ler Adolph Frei­herr Knig­ge (1752–1796) nie um die berühm­te Fra­ge, ob es sich schickt, Fisch mit dem Mes­ser zu schnei­den. Sein Werk „Über den Umgang mit Men­schen“ war viel­mehr eine frü­he sozio­lo­gi­sche Abhand­lung über den Umgang mit sich selbst, den Jäh­zor­ni­gen, den Geist­li­chen und den Schurken. 

Han­dy­nut­zung wäh­rend eines Mee­tings mit Kollegen

In einem Mee­ting mit Arbeits­kol­le­gen kommt es beim rich­ti­gen Umgang mit Han­dys dar­auf an, auf wel­cher Ebe­ne die Sit­zung statt­fin­det bzw. wel­che Hier­ar­chie­ebe­nen im Unter­neh­men dar­an teil­neh­men. Wich­tig ist auch, dar­auf zu ach­ten, ob in dem Mee­ting ein locke­rer oder eher stren­ger Umgangs­ton herrscht.

Unab­hän­gig davon, wer in dem Mee­ting gera­de redet, ist es nicht höf­lich, die gan­ze Zeit durch das eige­ne Smart­phone oder Tablet abge­lenkt zu sein. Wenn letz­te­res als digi­ta­ler Schreib­block für Noti­zen ver­wen­det wird, ist das etwas ande­res. Aber hin und wie­der soll­test du dann doch auf­bli­cken und signa­li­sie­ren, dass du nicht geis­tig woan­ders bist. Schließ­lich soll eine sol­che Sit­zung in der Regel ergeb­nis­ori­en­tiert sein. Ziel ist meist, dass die Teil­neh­mer etwas mit­neh­men oder gemein­sam erarbeiten.

In einem Mee­ting soll­ten die Mobil­te­le­fo­ne nach Mög­lich­keit aus­ge­schal­tet sein oder bei einem Anruf maxi­mal vibrie­ren. Du darfst das Gerät auch auf den Tisch legen, höf­li­cher ist es aber, es in der Tasche oder Jacken­ta­sche zu behal­ten. Dann kommt erst gar nicht der Ver­dacht auf, dass du einen Anruf erwartest.

Falls du tat­säch­lich einen Anruf erwar­test, kannst du vor der Bespre­chung dar­auf hin­wei­sen und um Ver­ständ­nis bit­ten, dass du den Anruf anneh­men musst. Aller­dings soll­test du dafür eine gewis­se Hier­ar­chie­stu­fe erreicht haben oder den erwar­te­ten Anruf beruf­lich recht­fer­ti­gen kön­nen – es sei denn, es han­delt sich um einen wirk­li­chen Not­fall.

Platzt aber doch unver­mu­tet ein pri­va­ter Anruf in das Mee­ting, soll­test du schnell zum Smart­phone grei­fen und das Tele­fo­nat ableh­nen. Wenn es die Situa­ti­on zulässt, kannst du dem Anru­fer eine Nach­richt mit dem Wort „spä­ter“ schi­cken oder bit­ten, zum Tele­fo­nie­ren das Mee­ting kurz ver­las­sen zu dürfen.

Han­delt es sich bei dem Anru­fen­den um einen Geschäfts­part­ner, hast du fol­gen­de Möglichkeiten:

  • Kommt der Anruf über eine Mobil­funk­num­mer und geht das Mee­ting vor, kannst du auf­le­gen und dem Anru­fer eine Nach­richt schi­cken, dass du spä­ter zurückrufst.
  • Du signa­li­sierst den Kol­le­gen, dass du kurz ran­ge­hen musst, um dem Anru­fer mit­zu­tei­len, dass du in einem wich­ti­gen Mee­ting bist und ihn spä­ter kon­tak­tie­ren wirst.
  • Wenn der Anruf sich nicht ver­schie­ben lässt, ver­las­se unauf­fäl­lig den Raum zum Tele­fo­nie­ren oder tei­le das den Kol­le­gen höf­lich mit.

In einer Bespre­chung unter gleich­ge­stell­ten Arbeits­kol­le­gen herrscht in der Regel ein locke­rer Umgang. Das heißt aber nicht, dass jeder tun und las­sen kann, was er will. Auch hier gebie­tet die Höf­lich­keit, stets bei der Sache zu sein. Du darfst dein Han­dy zwar auf den Tisch legen, soll­test aber nur wich­ti­ge Tele­fo­na­te anneh­men und dich jeweils kurz fas­sen oder höf­lich bit­ten, dich dafür „ein, zwei Minu­ten“ zurück­zie­hen zu dürfen.

Han­dy­nut­zung am Mit­tags­tisch mit Kollegen

Wenn du zusam­men mit Kol­le­gen in der Kan­ti­ne oder in einem Restau­rant zu Mit­tag isst, hast du eigent­lich Mit­tag­pau­se und das Recht, dein Han­dy für ein­kom­men­de Anru­fe laut zu stel­len. Eigent­lich. Denn es kommt dar­auf an, wer beim Lunch dabei ist.

Der Vor­ge­setz­te eines klei­nen Teams, in dem ein locke­rer Umgang herrscht und sich jeder duzt, wird wohl nichts dage­gen haben – es sei denn, er ist der Ein­la­den­de und will mit den Kol­le­gen etwas bespre­chen.

Ist dage­gen ein Mana­ger aus der Geschäfts­lei­tung oder ein wich­ti­ger Kun­de zuge­gen, soll­test du das Han­dy wäh­rend des gemein­sa­men Mit­tags­es­sens lei­se stel­len und bei einem ein­kom­men­den Anruf die­sen ent­we­der igno­rie­ren oder höf­lich in die Run­de sagen, dass es etwas Wich­ti­ges sei. Zum Tele­fo­nie­ren soll­test du dann aber auf­ste­hen, um den Raum zu ver­las­sen, und das pri­va­te Gespräch kei­nes­wegs vor den Kol­le­gen, dem Chef oder gar dem Kun­den führen.

In vie­len Fir­men herrscht ein freund­schaft­li­cher Umgang unter den Kol­le­gen. Dabei hast du auch mehr Frei­hei­ten, was die Han­dy­nut­zung beim gemein­sa­men Mit­tag­essen angeht:

  • Bist du mit meh­re­ren Kol­le­gen zu Tisch darfst du auch einen pri­va­ten Anruf anneh­men, soll­test dich aber mit einem ent­schul­di­gen­den Lächeln zum Tele­fo­nie­ren zurück­zie­hen und das Gespräch in einem weni­ger wich­ti­gen Fall mög­lichst kurz halten.
  • Das Sur­fen im Inter­net oder das Stö­bern in sozia­len Netz­wer­ken wäh­rend des gemein­sa­men Mit­tag­essens macht kei­nen guten Eindruck.
  • Wenn du mit einem ein­zi­gen Kol­le­gen zum Essen ver­ab­re­det bist, soll­test du dein Mobil­te­le­fon in der Tasche las­sen und kei­ne distan­zie­ren­de Han­dy­bar­rie­re auf dem Tisch auf­bau­en. Es sei denn, du erwar­test einen Anruf und teilst das dem Kol­le­gen vor­her mit.
  • Klin­gelt es, sagst du dei­nem Tisch­part­ner, dass du schnell mal ran­gehst. Fasst dich aber kurz mit dem Gespräch.

Grund­satz­fra­ge: Ist ein Han­dy­ver­bot durch den Arbeit­ge­ber rechtens? 

Um einen geord­ne­ten Betriebs­ab­lauf zu gewähr­leis­ten und damit die Kol­le­gen im Gemein­schafts­bü­ro nicht zu stö­ren, kann der Arbeit­ge­ber die pri­va­te Han­dy­nut­zung ein­schrän­ken und sogar ganz ver­bie­ten, heißt es in einem bei Chan­nel­Part­ner ver­öf­fent­lich­ten Fach­bei­trag von Dr. Nor­bert Pflü­ger. Der Anwalt betont aber, dass die Wei­sun­gen des Arbeit­ge­bers nicht will­kür­lich sein dür­fen und ein Han­dy­ver­bot nicht ohne Zustim­mung des Betriebs­rats erfol­gen soll­te. In den Pau­sen ist das Ver­bot auf­ge­ho­ben, es sei denn, das Mit­tag­essen fin­det in einem Hoch­si­cher­heits­be­reich statt, zum Bei­spiel in Entwicklungsabteilungen. 

Han­dy­nut­zung wäh­rend eines Mee­tings mit Kunden

In einem per­sön­li­chen Mee­ting mit Kun­den muss neben all­ge­mei­nen Höf­lich­keits­re­geln in beson­de­rem Maße auf die Tele­fo­ne­ti­ket­te geach­tet wer­den. Wenn einer der Teil­neh­mer ein wich­ti­ges Tele­fo­nat erwar­tet, soll­te er das vor­her mit­tei­len. Einen Anruf wäh­rend des Kun­den­ge­sprächs unge­fragt aktiv star­ten, ist tabu – es sei denn, es wird mit dem Kun­den ver­ein­bart, einen bestimm­ten Sach­ver­halt mit einem Kol­le­gen hier und jetzt tele­fo­nisch zu klären.

In einem sol­chen phy­si­schen Kun­den­ge­spräch soll­ten alle Mobil­te­le­fo­ne nach Mög­lich­keit abge­schal­tet oder so laut­los gestellt wer­den, dass nicht ein­mal ein Vibrie­ren zu hören ist. Pri­va­te Anru­fe müs­sen war­ten oder in einem beson­ders dring­li­chen Fall außer­halb des Bespre­chungs­raums fort­ge­führt werden.

Wäh­rend des Kun­den­ge­sprächs soll­ten kei­ne Mobil­te­le­fo­ne auf dem Tisch lie­gen. Unter dem Tisch E‑Mails beant­wor­ten ist eben­falls tabu. Je nach Hier­ar­chie­stu­fe kön­nen sich die Teil­neh­mer mehr oder weni­ger Frei­hei­ten mit dem Smart­phone herausnehmen.

Vie­le Mee­tings mit Kun­den fin­den heu­te mit Mes­sen­ger-Diens­ten nur noch vir­tu­ell statt. Aber auch in die­sem Fall soll­te die gan­ze Auf­merk­sam­keit dem Kun­den gel­ten. Da heißt es wie im Kino oder im Thea­ter auch, dass kein Klin­gel­ton oder Vibrie­ren das Kun­den­ge­spräch stö­ren darf. Bei Kon­fe­renz­lö­sun­gen, zum Bei­spiel Sky­pe for Busi­ness, kön­nen die Teil­neh­mer ihr Video­bild und ihre Stim­me oder plötz­li­ches Baby­ge­schrei im Hin­ter­grund jeder­zeit ausblenden.

Han­dy­nut­zung wäh­rend eines Geschäfts­es­sens mit Kunden

Wenn du mit einem Kun­den mit­tags oder abends essen gehst, soll­test du das Smart­phone aus­schal­ten, auf ganz lei­se schal­ten oder bei einem Anruf nur vibrie­ren las­sen. Die Höf­lich­keit gebie­tet auch, dass wäh­rend des Geschäfts­es­sens kei­ne Han­dys oder Tablets auf den Tisch gelegt wer­den, da die­se als Bar­rie­re emp­fun­den wer­den können.

Das gilt auch für Chefs — es sei denn, einer von ihnen erwar­tet einen sehr wich­ti­gen Anruf. Aber auch bis dahin kann das Han­dy in der Jacken‑, Akten- oder Hand­ta­sche gehal­ten wer­den. Mit­ar­bei­ter müss­ten schon einen sehr trif­ti­gen Grund haben, um vor dem Geschäfts­es­sen einen pri­va­ten Anruf anzu­kün­di­gen. Wenn das Geschäfts­es­sen auf hoher Ebe­ne statt­fin­det, kommt dafür eigent­lich nur ein Krank­heits­fall in der Fami­lie oder die bevor­ste­hen­de Geburt eines Kin­des infra­ge. Aber auch der Gast, ob Kun­de oder Lie­fe­rant, soll­te sein Smart­phone wäh­rend des Geschäfts­es­sens lei­se stel­len, nicht auf den Tisch legen und Tele­fo­na­te nach Mög­lich­keit vermeiden.

Höf­lich­keit ist eine Zier… auch mit dem Handy

Was du als unhöf­lich emp­fin­dest, soll­test du auch kei­nem ande­ren zumu­ten — beson­ders bei der Han­dy­nut­zung. Aller­dings haben die Chefs in vie­len Situa­tio­nen die bes­se­ren Argu­men­te auf ihrer Sei­te, war­um sie ihr Smart­phone wäh­rend eines Mee­tings ein­ge­schal­tet auf den Tisch legen müs­sen. Hier­ar­chien spie­len also eine gewis­se Rol­le. Der ver­ant­wor­tungs­vol­le Chef, der Sinn für Gerech­tig­keit hat, soll­te aber auch mit gutem Bei­spiel vor­an­ge­hen und in einer Sit­zung oder bei einem Geschäfts­es­sen kei­ne pri­va­ten Anru­fe entgegennehmen.

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