Goog­le Tabel­len: Tipps für den Start

Gro­ße Men­gen an Daten las­sen sich mit Lis­ten über­sicht­lich dar­stel­len. Der Pri­mus auf dem Gebiet ist das Pro­gramm „Excel“ von Micro­soft. Doch das kos­tet lei­der Geld. Eine recht nütz­li­che Alter­na­ti­ve ist hin­ge­gen Goog­le Tabel­len. Damit las­sen sich Tabel­len­kal­ku­la­tio­nen in der Cloud durch­füh­ren und spei­chern. Hast du bis­her noch nicht damit gear­bei­tet, dann hel­fen dir die fol­gen­den Anlei­tun­gen beim Einstieg.

Zwar ist Goog­le Tabel­len kos­ten­los, aller­dings brauchst du dafür ein Goog­le-Kon­to. Soll­test du nicht ohne­hin schon eines haben, etwa weil du bereits Goog­le-Diens­te nutzt oder ein Android-Han­dy hast, dann kannst du dir schnell eines erstellen.

Übri­gens: Weil Goog­le Tabel­len eine Cloud-Lösung ist, arbei­test du auf Wunsch nicht allei­ne an einem Doku­ment, son­dern auch mit Fami­lie, Freund*innen sowie Kolleg*innen. Die brau­chen aller­dings auch alle ein Goog­le Konto.

So gelangst du zu dei­ner ers­ten Google-Tabelle:

1. Gehe zur Sei­te https://sheets.google.com/.
2. Mel­de dich nun mit dei­nem Goog­le-Kon­to an.
3. Kli­cke unter „Neue Tabel­le anle­gen“ auf das wei­ße Feld mit dem Plus-Zei­chen.
4. Die Tabel­le erhält auto­ma­tisch eine URL und wird in einer Cloud gespei­chert. Am bes­ten setzt du dir für die Tabel­le ein Lese­zei­chen in dei­nem Brow­ser. Falls du sie geschlos­sen hast, fin­dest du sie aber auch jeder­zeit nach der Goog­le-Anmel­dung unter https://sheets.google.com/ wieder.

Wenn du das ers­te Mal eine neue Goog­le-Tabel­le öff­nest, ist sie nicht völ­lig leer. Du fin­dest die grund­sätz­li­che Tabel­len­struk­tur und die wich­tigs­ten But­tons bereits vor­ge­ge­ben. Die­se Merk­ma­le besitzt eine Google-Tabelle:

• In die obe­re Zei­le kannst du den Datei­na­men eintragen.
• Unter den ein­zel­nen But­tons der Menü­leis­te fin­dest du per Klick alle Optio­nen, die du zum Spei­chern, Bear­bei­ten oder Tei­len der Tabel­le benö­tigst. Du kannst sie ver­ber­gen, indem du auf den nach oben zei­gen­den Pfeil am rech­ten obe­ren Rand klickst.
• Über die Sym­bo­le am rech­ten obe­ren Rand kannst du sehen, ob eine wei­te­re Per­son, die die Tabel­le bear­bei­tet, einen Kom­men­tar hin­zu­ge­fügt hat (wie das geht, fin­dest du hier). Außer­dem kannst du die Tabel­le für wei­te­re Per­so­nen zum Lesen oder Kom­men­tie­ren freigeben.
• In der Befehls­zei­le sind die wich­tigs­ten Optio­nen direkt wähl­bar, wes­halb du die Menü­zei­le in den meis­ten Fäl­len auch ver­ber­gen kannst. Gehst du mit dem Cur­sor über die ein­zel­nen Sym­bo­le, siehst du, wel­che Befeh­le sich dahin­ter verbergen.
• Eine Zel­le kannst du beschrif­ten, indem du ein­fach mit dem Cur­sor hin­ein­klickst und den Text ein­tippst. In unse­rem Bei­spiel am Ende die­ses Kapi­tels sind hier die Arbei­ten notiert, die inner­halb einer Fami­lie anfal­len. Jede Zel­le kann außer­dem für bestimm­te Auf­ga­ben genutzt wer­den. Dazu kann ein indi­vi­du­el­les Drop-down-Menü gehö­ren (in unse­rem Bei­spiel etwa die Aus­wahl der Fami­li­en­mit­glie­der oder ob eine Auf­ga­be erle­digt ist) oder die auto­ma­ti­sche Addi­ti­on von Zah­len (in unse­rem Bei­spiel zeigt das blaue Käst­chen auto­ma­tisch den Gesamt-Zeit­auf­wand für die Hausarbeit).
• In jeder Zei­le kannst du alle Zel­len gemein­sam bear­bei­ten (etwa mit einem far­bi­gen Hin­ter­grund bele­gen), indem du die jewei­li­ge Zei­len­zahl anklickst und damit die gesam­te Zei­le mar­kierst. Über einen Rechts­klick kannst du auch Zei­len hin­zu­fü­gen, die Zei­le löschen oder vor­über­ge­hend ausblenden.
• Eine Spal­te bie­tet per Rechts­klick die glei­chen Mög­lich­kei­ten wie eine Zeile.

Eine Goog­le-Tabel­le ist mehr als ein blo­ßes Ras­ter, in das du ein­zel­ne Infor­ma­tio­nen in Zei­len und Spal­ten auf­zeich­nen kannst. Dafür sor­gen die vie­len Funk­tio­nen und Mög­lich­kei­ten, die dir eine Tabel­le bie­tet. Wir stel­len dir die wich­tigs­ten vor.

Du willst in einer Zel­le die Sum­me aller Zah­len aus einer bestimm­ten Spal­te ange­zeigt bekom­men? Das geht so:

1. Kli­cke in die Zel­le, in der die Sum­me ange­zeigt wer­den soll.
2. Tip­pe zum Bei­spiel „=SUMME(X2:X10)” in die Zel­le. Das Ist-gleich-Zei­chen zeigt an, dass es sich um eine For­mel han­delt und nicht um einen Text, der ange­zeigt wer­den soll. Es ist also nicht mög­lich, einen Text in eine Zel­le ein­zu­ge­ben, der mit einem Ist-gleich-Zei­chen beginnt.
3. In der Klam­mer gibst du an, wel­che Zel­len für die Berech­nung beach­tet wer­den sol­len. In unse­rer Bei­spiel­for­mel sind es die Zel­len 2 bis 10 in der X‑Spalte. Erset­ze das X und die Zei­len­zah­len durch die Zel­len, dir für dich infra­ge kom­men. In unse­rem Haus­halts­plan-Bei­spiel (sie­he Bild oben) steckt im blau­en Feld die For­mel „=SUMME(E2:E9)”, um die Arbeits­stun­den der Zel­len 2 bis 9 in der E‑Achse („Auf­wand”) zu addieren.
4. Statt „von-bis“ inner­halb einer Spal­te kannst du auch ein­zel­ne Zel­len ein­ge­ben und deren Inhalt addie­ren las­sen. Die Zel­len wer­den dann per Semi­ko­lon von­ein­an­der getrennt, z. B. =SUMME(X2;Y3;Z4).
5. Um den Durch­schnitt der Zah­len aus meh­re­ren Zel­len zu berech­nen, erset­ze „SUMME“ durch „MITTELWERT“. Die For­mel lau­tet dann z. B. „=MITTELWERT(X2:X10)“.

In unse­rem Haus­halt­plan-Bei­spiel wer­den die ein­zel­nen Fami­li­en­mit­glie­der per Drop-down-Menü mit einer Auf­ga­be betraut (Spal­te B „Wer?”) und kön­nen aus­wäh­len, wie weit sie damit sind (Spal­te D „Erle­digt?”). So ein Drop-down-Menü erstellst du wie folgt:

1. Kli­cke auf die Zel­le, in der du ein Drop-down-Menü erstel­len willst.
2. Mache einen Rechtsklick.
3. Wäh­le „Drop-down”.
4. Wäh­le bei Kri­te­ri­en die Opti­on „Drop-down-Menü”.
5. Tra­ge hin­ter­ein­an­der die Begrif­fe in die Text­fel­der ein, die per Drop-down zur Aus­wahl ste­hen sol­len. Brauchst du mehr Fel­der, kli­cke ein­fach auf „Wei­te­res Ele­ment hin­zu­fü­gen”.
6. Kli­cke auf „Fer­tig”. Das Feld erhält auto­ma­tisch ein Drop-down-Menü.

Tipp: Damit die wei­te­ren Zel­len dar­un­ter das­sel­be Drop-down-Menü erhal­ten, brauchst du nicht jedes Mal ein neu­es Drop-down-Menü anzu­le­gen. Kli­cke statt­des­sen auf die ers­te Zel­le mit dem Drop-down-Menü. In der rech­ten unte­ren Ecke der Umrah­mung siehst du einen dicken Punkt. Gehe mit dem Cur­sor auf die­sen Punkt, sodass er zu einem Kreuz wird. Hal­te die Maus­tas­te gedrückt und zie­he mit dem Cur­sor über die übri­gen Zel­len, die for­ma­tiert wer­den sol­len. Die Daten­va­li­die­rung gilt dann für alle die­se Zel­len, das Drop-down-Menü ist über­all zu sehen.

Wenn du man­che Begrif­fe aus dem Drop-down-Menü mehr­fach ver­wen­den willst, kannst du sie auch in einem eige­nen Rei­ter „hin­ter­le­gen” und sie in ande­ren Rei­tern der­sel­ben Tabel­le nut­zen. Die­ses geht wie folgt:

1. Erstel­le inner­halb der­sel­ben Tabel­le ein zwei­tes Tabel­len­blatt, indem du unten links neben dem Rei­ter (zu Beginn heißt die­ser „Tabellenblatt1”, du kannst ihn aber per Rechts­klick oder Dop­pel­klick umbe­nen­nen) auf das Plus-Zei­chen klickst.
2. Benen­ne die zwei­te Tabel­le auf Wunsch um, in unse­rem Bei­spiel heißt sie „Beschrif­tun­gen”.
3. Tra­ge in die­ser Tabel­le in unter­ein­an­der­ste­hen­den Zel­len ein­zeln die Begrif­fe ein, die in einem Drop-down-Menü zur Aus­wahl ste­hen sol­len. In unse­rem Haus­halts­plan etwa ste­hen „Tom”, „Alex”, „Cari­na” und „Anja” in den Zel­len A3 bis A6, die Begrif­fe „Ja”, „Nein” und „in Arbeit” in den Zel­len A9 bis A11.
4. Kli­cke im ers­ten Tabel­len­blatt auf die Zel­le, in der du ein Drop-down-Menü erstel­len willst.
5. Mache einen Rechtsklick.
6. Wäh­le „Drop-down”.
7. Wäh­le bei Kri­te­ri­en die Opti­on „Drop-down” (aus einem Bereich).
8. Gib im Feld rechts dane­ben den Bereich an, in dem du die Begrif­fe für das Drop-down-Menü hin­ter­legt hast. In unse­rem Bei­spiel lau­tet die not­wen­di­ge For­mel „Beschriftungen!A3:A6”, sprich, du gibst den Namen des Tabel­len­blatts an, setzt ein Aus­ru­fe­zei­chen und gibst dann die Zel­len in der Form von-bis durch einen Dop­pel­punkt an. Wie bei der For­mel für die Addi­ti­on kannst du auch hier die Zel­len ein­zeln auf­füh­ren, indem du sie von­ein­an­der per Semi­ko­lon trennst.
9. Bei „Drop-down-Lis­te in Zel­le anzei­gen” muss ein Häk­chen gesetzt sein.
10. Kli­cke auf „Fer­tig”.

In unse­rem Haus­halts­plan-Bei­spiel fär­ben sich die Zel­len in der Spal­te D („Erle­digt?”) auto­ma­tisch grün, gelb oder rot – je nach­dem, wel­cher Ein­trag aus dem Drop-down-Menü aus­ge­wählt ist. Eine sol­che Funk­ti­on rich­test du – auch für Zel­len ohne Drop-down-Menü – mit der „Beding­ten For­ma­tie­rung” wie folgt ein:

1. Kli­cke auf die Zel­le, für die du die­se Funk­ti­on ein­rich­ten willst.
2. Mache einen Rechtsklick.
3. Wäh­le „Beding­te For­ma­tie­rung”.
4. Am rech­ten Bild­schirm­rand erscheint ein Kas­ten mit den nöti­gen Vor­ga­ben. Unter „Auf Bereich anwen­den” ist die aus­ge­wähl­te Zel­le ange­ge­ben. Du kannst hier nach dem Bei­spiel der For­mel für die Addi­ti­on auch meh­re­re Zel­len ange­ben, etwa „A4:A12” für alle Zel­len von 4 bis 12 in der A‑Spalte.
5. Kli­cke in das Drop-down-Menü unter „Zel­len for­ma­tie­ren, wenn …”. Hier kannst du zwi­schen meh­re­ren Bedin­gun­gen wäh­len, die erfüllt sein sol­len, damit die Zel­le ein­ge­färbt wird. Zum Bei­spiel, wenn noch kein Ein­trag in der Zel­le vor­liegt („Zel­le ist leer”) oder ein bestimm­tes Datum ein­ge­tra­gen ist („Datum ist”, bei die­ser Aus­wahl erscheint ein wei­te­res Feld, in das du das gefor­der­te Datum ein­tra­gen kannst). In unse­rer Haus­halts­plan-Tabel­le ist die Opti­on „Text ent­hält” aus­ge­wählt und „Ja” vor­ge­ge­ben.
6. Unter Art der For­ma­tie­rung wählst du aus, was pas­sie­ren soll, wenn die ange­ge­be­ne Bedin­gung erfüllt ist, etwa in wel­cher Far­be die Zel­le ein­ge­färbt wird oder dass der ent­hal­te­ne Text gefet­tet oder unter­stri­chen wird.
7. Kli­cke auf „Fer­tig“.

Für unse­re Haus­halts­plan-Tabel­le haben wir „Wei­te­re Regel” hin­zu­fü­gen gewählt, um die Bedin­gun­gen für die zusätz­li­chen Ein­trä­ge „Nein” oder „in Arbeit” festzulegen.

Eine Goog­le-Tabel­le kann von meh­re­ren Per­so­nen gleich­zei­tig bear­bei­tet wer­den. Die ande­ren Bear­bei­ter benö­ti­gen dafür kein Google-Konto.

So gibst du eine Goog­le-Tabel­le für ande­re zum Bear­bei­ten frei:

1. Kli­cke inner­halb der Tabel­le oben rechts auf den But­ton „Frei­ge­ben”.
2. Gib die E‑Mail-Adres­se der betref­fen­den Per­son ein.
3. Willst du gleich meh­re­re Frei­ga­ben auf ein­mal ertei­len, kli­cke auf „Wei­te­re Per­so­nen hin­zu­fü­gen …”.
4. Unter „Notiz hin­zu­fü­gen” kannst du bei Bedarf eine Nach­richt ein­tip­pen, die der betref­fen­den Per­son bei der Frei­ga­be über­mit­telt wird.
5. Mit einem Klick aufs Drop-down-Menü bei dem Stift-Sym­bol neben der Ein­ga­be­zei­le kannst du aus­wäh­len, ob die ande­re Per­son das Doku­ment bear­bei­ten (also Ände­run­gen vor­neh­men und Kom­men­ta­re hin­ter­las­sen), kom­men­tie­ren (ohne eige­ne Ände­run­gen vor­neh­men zu kön­nen) oder ledig­lich lesen (ohne Bear­bei­tungs­mög­lich­kei­ten) darf.
6. Kli­cke auf „Sen­den“, um die Frei­ga­be abzuschließen.
7. Besitzt der Emp­fän­ger kein Goog­le-Kon­to, kannst du ihm im nächs­ten Schritt eine Ein­la­dung oder ledig­lich den Link sen­den, sodass er die Tabel­le auch ohne Goog­le-Kon­to öff­nen kann.
8. Die betref­fen­de Per­son erhält eine E‑Mail mit dem Link zur Tabel­le und ggf. dei­ner Notiz.

Je nach Frei­ga­be kön­nen die ande­ren jetzt auf die glei­che Wei­se wie die Erstel­le­rin oder der Erstel­ler auf die Datei zugrei­fen und sie lesen, kom­men­tie­ren oder bear­bei­ten. Die jewei­li­gen Ände­run­gen sind sofort für alle sichtbar.

So fügst du einen Kom­men­tar hinzu:

1. Kli­cke in die Zel­le mit der Infor­ma­ti­on, die du kom­men­tie­ren willst.
2. Kli­cke in der obe­ren Menü­leis­te auf das Plus-Zei­chen („Kom­men­tar hin­zu­fü­gen”).
3. Tip­pe dei­nen Kom­men­tar und kli­cke anschlie­ßend auf „Kom­men­tie­ren”.
4. Der Kom­men­tar wird mit dem klei­nen gel­ben Drei­eck in der obe­ren rech­ten Ecke der Zel­le ange­zeigt. Er wird sicht­bar, wenn du mit dem Cur­sor darüberfährst.
5. Um auf den Kom­men­tar zu ant­wor­ten, kli­cke in die Tabel­le, um das Kom­men­tar­feld auf­zu­ru­fen. Kli­cke dann in das Feld „Ant­wor­ten” und gib dei­nen Kom­men­tar ein.
6. Hat sich der Kom­men­tar „erle­digt”, kli­cke auf „Klä­ren”. Der Kom­men­tar ist nicht mehr sicht­bar, das gel­be Drei­eck verschwindet.
7. Mit einem Klick auf das Sprech­bla­sen-Sym­bol mit den drei Zei­len (in der obe­ren Menü­leis­te neben dem Frei­ge­ben-But­ton) kannst du die Kom­men­ta­re auch nach dem Klä­ren erneut ein­se­hen und auch wie­der öffnen.

Eine Tabel­le für unzäh­li­ge Anfor­de­run­gen sowohl beruf­lich als auch pri­vat, die auch noch von meh­re­ren Per­so­nen auf Wunsch gleich­zei­tig gele­sen, kom­men­tiert oder bear­bei­tet wer­den: All das ist mög­lich mit den Goog­le-Tabel­len. Im Gegen­satz zum gro­ßen Vor­bild Micro­soft Excel stellt der Such­ma­schi­nen­gi­gant die Basis­ver­si­on sogar kos­ten­los zur Ver­fü­gung – ein Goog­le-Kon­to und die Spei­che­rung in der Cloud des Unter­neh­mens vorausgesetzt.

Für Neu­lin­ge mag eine Datei auf den ers­ten Blick unüber­sicht­lich erschei­nen. Aber wenn du dich erst ein­mal mit den Zei­len, Spal­ten, Zel­len und Bedien­ele­men­ten ver­traut gemacht und mit unse­rer Anlei­tung dei­ne ers­ten Tabel­len erstellt hast, wirst du schnell die nächs­ten Ein­satz­mög­lich­kei­ten entdecken.