Excel-Tabel­le erstel­len: Anle­gen, For­ma­tie­ren, Zei­len + For­meln einfügen

Wel­che Rech­nun­gen wur­den wann ver­schickt und bezahlt? Wie vie­le Mit­ar­bei­ter waren im Betrieb durch­schnitt­lich pro Monat anwe­send? Stim­men Umsatz und Ertrag? Im Zah­len­we­sen ist Micro­softs Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm Excel welt­weit im Ein­satz. Doch auch für den Pri­vat­ge­brauch bie­tet es vie­le Mög­lich­kei­ten. Alles beginnt fast immer mit einer Tabel­le. Wie du die in Excel anlegst und mit den wich­tigs­ten Funk­tio­nen ver­siehst, erklärt dir UPDATED in die­sem Ratgeber.

• Excel-Tabel­le: Was ist was?
• Excel-Tabel­le erstel­len: Ers­te Schritte
• Zei­len und Spal­ten hin­zu­fü­gen oder löschen
• Excel-Tabel­le: Das sind die wich­tigs­ten Formeln

Excel-Tabel­le: Was ist was?

Das Pro­gramm Excel ist Teil von Micro­softs kos­ten­pflich­ti­ger Büro­soft­ware Office. Für Mobil­ge­rä­te wie Smart­phones steht die kos­ten­freie Vari­an­te Excel Mobi­le zur Ver­fü­gung, die ohne Office-Abon­ne­ment aller­dings nur sehr ein­ge­schränkt nutz­bar ist. Für die­sen Rat­ge­ber ist daher die Voll­ver­si­on für einen Desk­top-PC oder Lap­top erforderlich.

Öff­nest du Excel, ste­hen dir ver­schie­de­ne Vor­la­gen zur Ver­fü­gung. Für dei­ne eige­ne Tabel­le wäh­le Lee­re Arbeits­map­pe. Dann erhältst du eine Stan­dard-Tabel­le, von der du die fol­gen­den Ele­men­te ken­nen solltest:

• Spal­ten (1): Sie sind mit Groß­buch­sta­ben gekennzeichnet.
• Zei­len (2): Sie sind num­me­riert. Zusam­men benen­nen sie die ein­zel­nen Zel­len einer Excel-Tabel­le. Im Bei­spiel ist die Zel­le C6 ange­klickt. Dort kannst du jetzt einen Text eingeben.
• Der Text einer ange­klick­ten Zel­le ist auch im Text­feld (3) zu sehen. Das ist prak­tisch, falls in der Zel­le eine For­mel hin­ter­legt ist.
• Bei jeder Zel­le kannst du den Text, den Hin­ter­grund und mehr indi­vi­du­ell anpas­sen. Dafür ste­hen dir im Werk­zeug­be­reich (4) ver­schie­de­ne Optio­nen zur Ver­fü­gung, wie sie zum Teil auch im Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gramm Word ver­wen­det wer­den. Im Bei­spiel wür­de der Text mit einem Klick auf den But­ton gefet­tet, sofern er mar­kiert ist.
• Unter den ver­schie­de­nen Rei­tern (5) fin­dest du wei­te­re Werk­zeu­ge und Optionen.
• Du kannst in einer Datei wei­te­re Tabel­len anle­gen, indem du bei den unte­ren Rei­tern (6) auf das Plus-Zei­chen klickst. Den Namen des Rei­ters (zu Beginn Tabel­le 1) passt du an, indem du auf den Namen klickst und die neue Bezeich­nung eintippst.
• In der obe­ren Menü­leis­te (7) spei­cherst du die gesam­te Datei, machst ein­zel­ne Schrit­te rück­gän­gig und mehr.

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Excel-Tabel­le erstel­len: Ers­te Schritte

Wie füllt man nun die vie­len Zei­len und Spal­ten (ins­ge­samt gibt es mehr als eine Mil­li­on Zei­len in 16.000 Spal­ten) mit Leben? Zunächst legst du eine eige­ne Tabel­le an. Dafür kannst du in jede ein­zel­ne Zel­le ein­zeln kli­cken und sie beschrif­ten, ganz so, als wür­dest du auf karier­tem Papier eine Tabel­le schrift­lich skizzieren.

Excel bie­tet aber auch eine Vari­an­te, bei der die Zei­len auto­ma­tisch farb­lich von­ein­an­der getrennt sind und bei den Über­schrif­ten der Spal­ten eine Sor­tier­funk­ti­on ein­ge­fügt ist. Die­se Tabel­le legst du so an:

1. Kli­cke zunächst in die Zel­le, die die lin­ke obe­re Ecke dei­ner Tabel­le dar­stel­len soll. Das kann zum Bei­spiel die Zel­le A1 sein.
2. Wäh­le im obe­ren Menü den Rei­ter Ein­fü­gen.
3. Kli­cke in der Aus­wahl, die jetzt unter dem Rei­ter erscheint, auf den But­ton Tabel­le.
4. Jede Spal­te in dei­ner Tabel­le soll eine eige­ne Über­schrift erhal­ten? Dann set­ze im auf­pop­pen­den Fens­ter ein Häk­chen bei der Opti­on Tabel­le hat Über­schrif­ten.
5. Kli­cke auf OK.
6. In der zuvor aus­ge­such­ten Zel­le ist nun der ers­te Teil dei­ner Tabel­le ein­ge­fügt. Füh­re dei­nen Cur­sor zur rech­ten unte­ren Ecke die­ser Zel­le, sodass er als dia­go­na­ler Pfeil mit Dop­pel­spit­ze ange­zeigt wird.
7. Hal­te die lin­ke Maus­tas­te gedrückt und zie­he den Cur­sor nach unten. Sobald du die Maus­tas­te los­lässt, erstreckt sich dei­ne Tabel­le über so vie­le Zei­len, wie du per Cur­sor aus­ge­wählt hattest.
8. Bewe­ge den Cur­sor aber­mals in die lin­ke unte­re Ecke, sodass er zum Dia­go­nal­pfeil wird. Hal­te die Maus­tas­te gedrückt und zie­he den Cur­sor nach rechts. So legst du die Spal­ten­zahl fest. Lässt du die Maus­tas­te los, erscheint die Tabelle.
9. Alter­na­tiv mar­kierst du mit gedrück­ter Maus­tas­te in der lee­ren Tabel­le zu Beginn den Bereich, über den sich die Tabel­le erstre­cken soll, klickst anschlie­ßend unter dem Rei­ter Ein­fü­gen auf den But­ton Tabel­le und dann auf OK.
10. Hast du die Opti­on Tabel­le hat Über­schrif­ten gewählt, kannst du nun nach einem Klick in die ein­zel­nen Fel­der der obers­ten Tabel­len­zei­le (Spal­te 1, Spal­te 2 usw.) die­se Über­schrif­ten eintippen.

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Zei­len und Spal­ten hin­zu­fü­gen oder löschen

Nicht immer kann die Tabel­le blei­ben, wie sie zu Beginn geplant war, etwa wenn neue Infor­ma­tio­nen hin­zu­ge­kom­men sind. Dann passt du die Tabel­le wie folgt an:

Zei­le einfügen

1. Kli­cke in der lin­ken Spal­te die Num­mer der Zei­le an, über der du eine wei­te­re Zei­le ein­fü­gen willst.
2. Kli­cke auf die rech­te Maustaste.
3. Wäh­le Zel­len ein­fü­gen oder (je nach Ver­si­on) ein­fach Ein­fü­gen.

Zei­le löschen

1. Kli­cke in der lin­ken Spal­te die Num­mer der betref­fen­den Zei­le an.
2. Kli­cke auf die rech­te Maustaste.
3. Wäh­le Zel­len löschen oder (je nach Ver­si­on) ein­fach Löschen.

Spal­te ein­fü­gen oder löschen

Spal­ten ergänzt oder löschst du wie Zei­len, indem du per Klick auf den ent­spre­chen­den Spal­ten-Buch­sta­ben in der obe­ren Zei­le die Spal­te aus­wählst und dann die rech­te Maus­tas­te drückst, um den Befehl aus­zu­su­chen. Eine neu ein­ge­füg­te Spal­te erscheint dabei links von der aus­ge­wähl­ten Spalte.

Excel-Tabel­le: Das sind die wich­tigs­ten Formeln

Der Clou bei einem Tabel­len­kal­ku­la­ti­ons­pro­gramm wie Excel besteht dar­in, dass es ver­schie­de­ne Rechen­vor­gän­ge selbst über­nimmt, etwa die Zah­len aus ver­schie­de­nen Zel­len auto­ma­tisch zusam­men­rech­net. Nötig ist dafür eine ent­spre­chen­de For­mel, die du in die­je­ni­ge Zel­le ein­fügst, in der die Rechen­ope­ra­ti­on durch­ge­führt bzw. das Ergeb­nis ange­zeigt wer­den soll.

Wich­tig: Alle For­meln begin­nen mit einem Gleich­heits­zei­chen, das direkt und ohne Leer­zei­chen vor die For­mel gesetzt wird. So erkennt das Pro­gramm, dass es sich um eine For­mel statt um einen Text­ein­trag han­delt. Ein Text­ein­trag mit einem Gleich­heits­zei­chen ist also nicht mög­lich, son­dern pro­du­ziert eine Fehlermeldung.

Das sind die wich­tigs­ten For­meln, um etwa die fol­gen­de Bei­spiel­ta­bel­le mit dem Umsatz eines Floh­markt­händ­lers zu erstellen:

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Sum­me berechnen

Wie viel hat der Floh­markt­ver­käu­fer pro Ein­satz und ins­ge­samt in die­sem Jahr ein­ge­nom­men? Die­se und ähn­li­che Rech­nun­gen kann man der Excel-Tabel­le übertragen.

1. Kli­cke in die Zel­le, in der das Ergeb­nis der Addi­ti­on ste­hen soll, für den Umsatz beim “Floh­markt Hafen­mei­le” zum Bei­spiel in die Zel­le F3.
2. Gib dort die For­mel =SUMME(C3:E3) ein. In der Klam­mer ste­hen die Fel­der, die für die Addi­ti­on betrach­tet wer­den sol­len. Pas­se sie ggf. dei­ner Tabel­le an.
   Info: Der Dop­pel­punkt steht in die­sem Fall für ein “bis”, sprich dass die Fel­der C3 bis E3 gemeint sind. Beach­te auch die For­mel in der Zel­le F12 (die du im Text­feld siehst): Hier wird die Sum­me aller Fel­der von F2 bis F9 ange­zeigt. Senk­recht oder waa­ge­recht brauchst du nicht extra anzu­ge­ben, das merkt das Pro­gramm von allein.
3. Drü­cke die Enter-Tas­te, um die Ein­ga­be der For­mel zu bestä­ti­gen. Nun soll­te die Zel­le das Ergeb­nis anzeigen.
4. Alter­na­tiv klickst du in die Zel­le unter einer Spal­te, im Bei­spiel etwa in die Zel­le F10. Anschlie­ßend gehst du im obe­ren Menü­feld unter dem Rei­ter For­meln auf Auto­Sum­me. Hier fin­dest du unter ande­rem die Opti­on Sum­me. Kli­cke sie an, und in der Zel­le wird die Sum­me der dar­über­lie­gen­den Zah­len angezeigt.

Mittelwert/Durchschnitt berech­nen

Wie viel hat der Floh­markt­ver­käu­fer im Schnitt pro Ein­satz ver­dient? Auch die­se und ande­re Durch­schnitts­be­rech­nun­gen über­nimmt auf Wunsch die Excel-Tabelle.

1. Kli­cke in die Zel­le, in der du den Durch­schnitt ange­zeigt haben möch­test. Im Bei­spiel sind ent­spre­chen­de For­meln in den Zel­len C11, D11 und E11 hin­ter­legt (für den Mit­tel­wert der Bücher, Klei­dungs- und sons­ti­gen Ver­käu­fe) sowie in der Zel­le F11 (für den Durch­schnitt aller Ein­nah­men pro Flohmarkt).
2. Füge dort die For­mel =MITTELWERT(F2:F9) ein (als Bei­spiel für den Durch­schnitt aller Umsät­ze in der Zel­le F11).
3. Pas­se die Zel­len­an­ga­ben in der Klam­mer ggf. dei­ner Tabel­le an.
4. Drü­cke die Enter-Tas­te zur Bestätigung.

Anzahl anzei­gen

Die Zei­len­zah­len ver­ra­ten auf einen Blick, wie vie­le Ein­trä­ge es pro Spal­te gibt. Was aber, wenn man­che Zei­len davon nicht aus­ge­füllt und die Lis­te unüber­sicht­lich lang ist? Auch dann gibt es eine Formel.

1. Kli­cke in die Zel­le, in der die Anzahl ange­zeigt wer­den soll.
2. Gib die For­mel =ANZAHL(A2:A12) ein. Im Bei­spiel wür­de dann etwa ange­zeigt, wie vie­le Floh­markt-Ein­sät­ze in der Tabel­le erfasst sind.
3. Pas­se die For­mel ggf. an.
4. Bestä­ti­ge per Enter.

Höchs­ten und nied­rigs­ten Wert anzeigen

Wo wur­de der höchs­te Umsatz erzielt, wo der nied­rigs­te? Dafür brauchst du eine lan­ge, unüber­sicht­li­che Tabel­le nicht zu durch­su­chen. Es genügt, wenn du die nöti­ge For­mel kennst.

1. Kli­cke in die Zel­le, in der Mini­mum oder Maxi­mum ange­zeigt wer­den sol­len. Im Bei­spiel, das du am Ende die­ses Absat­zes siehst, sind das die Zel­len B15 und B16.
2. Gib für das Mini­mum die For­mel =MIN(C2:C9) ein (wür­de den nied­rigs­ten Bücher­ver­kauf anzei­gen) und für das Maxi­mum =MAX(C2:C9) (für den höchs­ten Bücherkauf).
3. Pas­se die For­mel ggf. an.
4. Drü­cke die Enter-Tas­te zur Bestätigung.

Tipp: Du willst Zel­len aus meh­re­ren Zei­len und Spal­ten gleich­zei­tig zusam­men­fas­sen? Dann gib zunächst die For­mel bis zur Klam­mer für den Zel­len­be­reich ein und mar­kie­re anschlie­ßend mit gedrück­ter Maus­tas­te alle Zel­len, die bei der Rech­nung berück­sich­tigt wer­den sol­len. Excel zeigt dir auto­ma­tisch die ent­spre­chen­de Zel­len­an­ga­be. Im fol­gen­den Bei­spiel ist das zum Bei­spiel C2:E9. Du brauchst jetzt nur noch die Klam­mer in der For­mel zu schlie­ßen und Enter zu drücken.

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Zeit inves­tiert – Zeit gespart

Eine klei­ne Tabel­le für den Pri­vat­ge­brauch ist auf dem Papier schnell erstellt. Doch sobald die Auf­ga­ben umfang­rei­cher, die Berech­nun­gen kom­ple­xer und die Lis­ten län­ger wer­den, ist eine Excel-Tabel­le so gut wie uner­läss­lich. Die benö­tigt zwar eini­ge Ein­ar­bei­tung, doch die lohnt sich. Denn kaum ist die Tabel­le ein­mal ange­legt, erle­digt sie die wich­tigs­ten Rech­nun­gen selbst­stän­dig und fil­tert dir die Höchst- oder Tiefst­wer­te aus unzäh­li­gen Infor­ma­tio­nen her­aus – eine Zeit­er­spar­nis, die du garan­tiert schät­zen wirst.