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Excel SVERWEIS: Was ist das? Wie nut­ze ich das?

Die richtige Verknüpfung von Informationen aus bestimmten Spalten und Zeilen – das liefert der SVERWEIS bei Excel.

Wann fährt am Mitt­woch der letz­te Zug? Wel­ches Schul­fach zeigt der Stun­den­plan am Mon­tag vor der gro­ßen Pau­se? Wie viel kos­tet der Ein­tritt auf den Pre­mi­um­plät­zen im Thea­ter im Ver­gleich zur zwei­ten Kate­go­rie? Für alles fin­dest du die Ant­wort in einer Tabel­le. Die ist mit geüb­ten Augen meis­tens schnell über­flo­gen. Aber was ist in aus­ufern­den Excel-Tabel­len mit unzäh­li­gen Spal­ten und Zei­len? Hier führt dich die SVER­WEIS-For­mel zum Ziel. UPDATED erklärt dir, wie du sie nutzt.

Das ist der SVERWEIS

Per SVER­WEIS-For­mel suchst du inner­halb einer fest­ge­leg­ten Spal­te nach einer bestimm­ten Infor­ma­ti­on. Zum Bei­spiel kannst du dir auf die­se Wei­se in der fol­gen­den Excel-Tabel­le anzei­gen las­sen, wie viel Herr Poll ver­dient – ganz ein­fach per For­mel, die sich auf jeden gewünsch­ten Ein­trag anpas­sen lässt.

Excel “sucht” die senk­rech­te Spal­te mit den Gehalts­in­for­ma­tio­nen ab, bis es in der Zei­le mit dem Namen des Mit­ar­bei­ters Poll gelan­det ist. Das S im Wort SVERWEIS steht genau für die­se senk­rech­te Suche.

Das SVER­WEIS-Prin­zip ist dir aus der Kind­heit bekannt – vom Stun­den­plan. Willst du wis­sen, wel­ches Fach in der drit­ten Stun­de am Don­ners­tag gelehrt wird, fährst du mit dei­nen Augen die Don­ners­tag-Spal­te hin­ab bis zur drit­ten Stun­de und erkennst: Die Lösung lau­tet Fran­zö­sisch. Du kannst auch die waa­ge­rech­te Zei­le der drit­ten Stun­de ver­fol­gen bis zum Don­ners­tag. Die­se waa­ge­rech­te Suche heißt bei Excel ent­spre­chend WVERWEIS.

Schritt für Schritt zum SVERWEIS

Als Bei­spiel, wie du die rich­ti­ge For­mel für den SVERWEIS fin­dest, betrach­te die fol­gen­de Tabel­le. Alex­an­dra hat dar­in den Geburts­tag, die Klas­se, das Lieb­lings­fach und das Lieb­lings­tier ihrer Freun­de fest­ge­hal­ten. Was ist das Lieb­lings­fach von Leo­nie? Wie erstellst du dafür eine SVERWEIS-Formel?

1. Wohin kommt der SVERWEIS?

Wenn du anstel­le von Alex­an­dra das Lieb­lings­fach von Leo­nie per For­mel suchen möch­test, ent­schei­de zunächst, in wel­chem Feld die Infor­ma­ti­on ange­zeigt wer­den soll. Sie wählt das Feld bzw. die Zel­le E17. Es kann aber auch jedes ande­re Feld sein.

2. Wo gibt man die For­mel ein?

In die­se Zel­le oder in das obe­re Ein­ga­be­feld wird nun die For­mel ein­ge­ge­ben. Wich­tig: Eine Excel-For­mel beginnt immer mit einem Gleich­heits­zei­chen – so “merkt” das Pro­gramm, dass es sich um eine For­mel und nicht um eine nor­ma­le Ein­ga­be wie etwa “Leo­nie” han­delt. Ent­spre­chend beginnt die For­mel =SVERWEIS. Anschlie­ßend folgt eine öff­nen­de Klammer.

Mehr zu den Grund­la­gen einer Excel-For­mel fin­dest du im Rat­ge­ber Excel-Tabel­le erstel­len: Anle­gen, For­ma­tie­ren, Zei­len + For­meln ein­fü­gen.

3. Wonach wird gesucht?

Lege nun das Such­kri­te­ri­um fest. Im Bei­spiel suchst du nach einer Infor­ma­ti­on über Alex­an­dras Freun­din Leo­nie, die in Zel­le A10 auf­ge­führt ist. Tip­pe also A10 als Such­kri­te­ri­um ein. Die ein­zel­nen For­mel­ab­schnit­te wer­den mit einem Semi­ko­lon (auch Strich­punkt genannt) von­ein­an­der getrennt. Hin­weis: Du kannst statt der Zel­le auch die kon­kre­te Bezeich­nung ein­ge­ben, im Bei­spiel also etwa “Leo­nie”. Der Nach­teil ist aber, dass die For­mel nicht mehr funk­tio­niert, falls sich der Ein­trag in Zel­le A10 bzw. der ange­ge­be­nen Zel­le ändert.

4. Wo wird gesucht?

Lege als Nächs­tes den Such­be­reich fest, die soge­nann­te Matrix. Sie umfasst den Bereich, in dem sich die gewünsch­te Infor­ma­ti­on befin­det. Die Matrix gibst du an, indem du die lin­ke obe­re Zel­le und die rech­te unte­re Zel­le des Such­be­reichs ein­gibst und per Dop­pel­punkt von­ein­an­der trennst. Im Bei­spiel lau­tet der Bereich A2:E13. Ein­fa­cher geht es, indem du mit gedrück­ter Maus­tas­te den Cur­sor über den gewünsch­ten Such­be­reich ziehst. Wich­tig: Das Such­kri­te­ri­um muss sich in der ers­ten Spal­te von links in der Matrix befinden.

5. Wel­che Infor­ma­ti­on wird benötigt?

Gib nun an, nach wel­cher Infor­ma­ti­on du suchst. Dafür ergänzt du die For­mel um den soge­nann­ten Spal­ten­in­dex. Im Bei­spiel suchst du nach dem Lieb­lings­fach von Alex­an­dras Freun­din Leo­nie. Die­ses steht in Spal­te D, sprich der vier­ten Spal­te (von links) inner­halb des Such­be­reichs. Als Nächs­tes folgt des­halb in der Bei­spiel­for­mel eine 4.

6. Wie genau soll die Über­ein­stim­mung sein?

Gib am Ende das Wort FALSCH oder eine 0 ein, damit Excel nur ein ein­zel­nes, pas­sen­des Ergeb­nis lie­fert. Die Opti­on WAHR bzw. 1 dage­gen ermög­licht eine unge­fäh­re Über­ein­stim­mung. Das kön­nen zum Bei­spiel meh­re­re Gehalts­an­ga­ben sein, die inner­halb eines vor­ge­ge­be­nen Rah­mens lie­gen. Hier­für muss der Spal­ten­in­dex jedoch auf­stei­gend sor­tiert sein. Die­se Opti­on ist also eher etwas für Fortgeschrittene.

Nun ist die For­mel voll­stän­dig und die Klam­mer wird geschlossen.

7. Was ist das Ergebnis?

Ver­lässt du nun die Zel­le mit der For­mel, indem du eine ande­re Zel­le anklickst, zeigt dir Excel die gewünsch­te Infor­ma­ti­on an. Das Ergeb­nis “Bio­lo­gie” bei der Bei­spiel­ta­bel­le wäre zwar mit dem blo­ßen Auge wohl schnel­ler gefun­den. Doch das Prin­zip der For­mel kannst du nun auch auf kom­ple­xe­re Tabel­len anwen­den – oder damit schnell ande­re Suchen star­ten, indem du etwa das Such­kri­te­ri­um oder den Spal­ten­in­dex anpasst.

Mög­li­che Fehlermeldungen

Nicht immer wird dir der gewünsch­te Ein­trag ange­zeigt. Mög­li­cher­wei­se ist im Feld statt­des­sen eine Feh­ler­mel­dung zu sehen. Es gibt ver­schie­de­ne Feh­ler­mel­dun­gen, hin­ter denen unter­schied­li­che Ursa­chen stecken.

#NAME?

Bei die­ser Mel­dung ist ver­mut­lich der For­mel­ein­trag =SVERWEIS falsch geschrieben.

#BEZUG!

Über­prü­fe den Spal­ten­in­dex. Befin­det sich die ange­ge­be­ne Spal­te inner­halb des Such­be­reichs? Oder ist zum Bei­spiel eine Spal­te 5 ange­ge­ben, obwohl der Such­be­reich nur vier Spal­ten umfasst? Soll­te dies der Fall sein, kor­ri­gie­re die Formel.

#WERT!

Auch hier kann ein Feh­ler im Spal­ten­in­dex die Ursa­che sein – zum Bei­spiel, wenn eine Spal­te 0 ange­ge­ben ist oder eine nega­ti­ve Zahl. Das wür­de bedeu­ten, die Suche per SVERWEIS müss­te nach links ver­lau­fen. Das aber ruft eine Feh­ler­mel­dung her­vor, denn der SVERWEIS “blickt” nur nach rechts.

#NV

Hier­für kom­men meh­re­re Ursa­chen infrage:

  • Den Such­be­griff gibt es nicht inner­halb des Suchbereichs.
  • Der Such­be­reich beginnt wei­ter links als die Spal­te, in der sich das Such­kri­te­ri­um befindet.
  • Der Such­be­griff ist falsch geschrie­ben oder ent­hält Leerzeichen.
  • Ist der Such­be­griff eine Zahl, ist es mög­lich, dass Excel sie als Text wahr­nimmt. Füge dem Such­be­griff *1 an, damit das Pro­gramm den Ein­trag als Zahl erkennt. Alter­na­tiv mar­kie­re den Inhalt der Zel­le als Zahl. Kli­cke dafür mit der rech­ten Maus­tas­te in die Zel­le und wäh­le > Zel­le for­ma­tie­ren > Rei­ter Zah­len. Mar­kie­re unter Kate­go­rie die Opti­on Zahl (sie­he nach­fol­gen­des Bild).

Suchen las­sen statt selbst suchen

Die For­mel für den SVERWEIS erscheint auf den ers­ten Blick gewöh­nungs­be­dürf­tig. Hast du aber erst ein­mal den Bogen raus, hilft sie dir bei der Ver­ar­bei­tung umfang­rei­cher Daten­ta­bel­len. Hast du den Such­be­reich pas­send ein­ge­stellt, kannst du dir ohne lan­ges Scrol­len und Suchen jede Infor­ma­ti­on anzei­gen las­sen. Und die nächs­te Aus­kunft ist stets nur eine klei­ne For­mel­an­pas­sung entfernt.

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