Mail zurück­ho­len in Out­look & Gmail: So funktioniert’s

Vie­le Unter­neh­men, aber auch Pri­vat­per­so­nen nut­zen zum Ver­sen­den ihrer Mails Out­look oder Gmail. Dabei ist ein prak­ti­sches Fea­ture der Mail-Diens­te den meis­ten Nutzer*innen unbe­kannt: Fal­len dir nach dem Klick auf den “Senden”-Button plötz­lich Feh­ler auf, hast du ver­se­hent­lich einen Anhang ver­ges­sen oder schlicht­weg eine fal­sche E-Mail-Adres­­se der Empfänger*in ange­ge­ben, brauchst du dir nicht zwin­gend Sor­gen machen, son­dern kannst gesen­de­te Nach­rich­ten unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen zurück­ru­fen oder durch eine neue Nach­richt erset­zen. Wie das genau funk­tio­niert und was es bei dem jewei­li­gen E‑Mail-Anbie­ter zu beach­ten gibt, erfährst du hier.

Zuerst die bad news: Hoffst du dar­auf, ein­fach jede gesen­de­te E‑Mail zurück­ru­fen zu kön­nen, dann wirst du viel­leicht ent­täuscht sein, denn Micro­soft Out­look bie­tet die Funk­ti­on nur in bestimm­ten Fäl­len an. So müs­sen du und die oder der Empfänger*in ein Micro­soft-Exch­an­ge-Kon­to inner­halb einer Orga­ni­sa­ti­on nut­zen. Das Zurück­ho­len und Erset­zen ver­sen­de­ter Mails klappt also nur inner­halb die­ser. Damit du eine E‑Mail zurück­ru­fen kannst, benö­tigst du den Out­look-Cli­ent, der mit dem jewei­li­gen Exch­an­ge-Ser­ver ver­bun­den ist. Dein E‑Mail-Kon­to muss also kor­rekt ein­ge­rich­tet sein. Außer­dem darf die ver­sen­de­te Mail noch nicht als gele­sen mar­kiert sein. Sind die­se Vor­aus­set­zun­gen erfüllt, kannst du dei­ne Out­look Mail in der Regel noch stop­pen. Du kannst dies ent­we­der in der App oder im Brow­ser tun.

1. Wäh­le im lin­ken Ord­ner­be­reich „Gesen­de­te Ele­men­te“ aus.
2. Wäh­le im nächs­ten Schritt die gesen­de­te Nach­richt aus, die du zurück­ho­len möch­test und öff­ne die­se, per Dop­pel­klick in einem sepa­ra­ten Fenster.
3. Oben ist eine Menü­leis­te zu sehen. Wäh­le nun den But­ton „Nach­richt zurück­ru­fen”.
4. Nun erscheint ein neu­es Fens­ter als Pop-Up. Kli­cke auf „OK”, um den Rück­ruf der Mail erneut zu bestätigen.
5. War­te nun kurz, bis du im Post­ein­gang eine Mail vom Ser­ver erhältst. Die­se bestä­tigt den Rück­ruf der Mail. Soll­te es nicht mög­lich sein die Mail rück­gän­gig zu machen, bekommst du eben­falls eine Nachricht.

1. Wäh­le nach dem Öff­nen der App im lin­ken Ord­ner­be­reich „Gesen­de­te Ele­men­te“ aus.
2. Wäh­le hier die gesen­de­te Nach­richt aus, die du zurück­ho­len möch­test und öff­ne die­se per Dop­pel­klick in einem neu­en Fenster.
3. Kli­cke nun oben links auf „File”.
4. Um dei­ne Mail zurück­zu­ru­fen oder zu erset­zen, wäh­le den But­ton „Mes­sa­ge Resend or Recall“.
5. Nun öff­net sich ein Drop-Down-Menü. Du hast jetzt zwei Optio­nen: „Recall this mes­sa­ge“ oder „Resend this mes­sa­ge“.
6. Recall this mes­sa­ge: Soll­te die Nach­richt noch als unge­le­se­ne Kopie im Post­fach der Empfänger*in(nen) lie­gen, kannst du sie mit­hil­fe des But­tons kom­plett zurück­ru­fen oder den Inhalt ein­fach abändern.
   Alter­na­tiv kannst du mit­hil­fe des „Resend this mes­sa­ge“-But­tons die Nach­richt erneut sen­den – mit abge­än­der­tem Text, ergänz­ten Anhän­gen oder an die kor­rek­te E‑Mail-Adres­se.
7.  Im Anschluss erhältst du eine Mail vom Ser­ver, die dir den Rück­ruf der Mail bestä­tigt oder dich dar­über infor­miert, dass es nicht geklappt hat.

Übri­gens: Es spielt kei­ne Rol­le, wel­che Ver­si­on von Out­look du ver­wen­dest, die Vor­ge­hens­wei­se ist immer iden­tisch. Fin­dest du die Opti­on zum Zurück­ru­fen von Nach­rich­ten in Out­look nicht, dann unter­stützt der Exch­an­ge-Ser­ver die Funk­ti­on viel­leicht ein­fach nicht. Auch das ist eine Möglichkeit.

Um eine Gmail-Nach­richt zurück­zu­ru­fen, muss die Funk­ti­on „Sen­den rück­gän­gig machen“ genutzt wer­den, da Gmail kein tra­di­tio­nel­les Rück­ruf­sys­tem hat. Die­se Funk­ti­on erlaubt es, eine gesen­de­te Mail inner­halb eines bestimm­ten Zeit­fens­ters (stan­dard­mä­ßig 5 Sekun­den, erwei­ter­bar auf bis zu 30 Sekun­den) zurück­zu­ho­len. Der Rück­ruf funk­tio­niert nur, solan­ge die Nach­richt nicht voll­stän­dig an den Ser­ver des Emp­fän­gers über­mit­telt wur­de. Die­se Funk­ti­on steht sowohl in der Brow­ser-Ver­si­on als auch in der Gmail-App zur Verfügung.

1. Öff­ne Gmail in dei­nem Web-Brow­ser und schrei­be eine Mail.
2. Kli­cke anschlie­ßend auf „Sen­den“, um sie abzuschicken.
3. In die­sem Moment erscheint unten links ein schwar­zer Balken.
4. Kli­cke umge­hend auf „Rück­gän­gig machen“, um das Sen­den der Mail zu ver­hin­dern. Dafür hast du je nach Ein­stel­lung 5 bis 30 Sekun­den Zeit – danach kann die Mail nicht mehr zurück­ge­ru­fen werden!

1. Öff­ne die Gmail-App und schrei­be eine Mail.
2. Kli­cke anschlie­ßend auf „Sen­den“ um sie abzuschicken.
3. Auch in der App erscheint nun unten links ein schwar­zer Balken.
4. Wie im Brow­ser, musst du nun umge­hend (je nach Ein­stel­lung zwi­schen 5 und 30 Sekun­den) auf „Rück­gän­gig machen“ kli­cken, um das Sen­den der Mail zu widerrufen.

Beim Zurück­ho­len von E‑Mails in Out­look und Gmail gibt es eini­ge Ein­schrän­kun­gen, die du beach­ten soll­test. Ein häu­fi­ger Stol­per­stein ist das Timing. Vor allem bei der Nut­zung von Gmail ist dies das ent­schei­den­de Kri­te­ri­um. In Out­look kann die zurück­ge­ru­fe­ne Nach­richt nur dann erfolg­reich ent­fernt oder ersetzt wer­den, wenn die­se noch nicht gele­sen wur­de. Sobald die Mail als „gele­sen“ mar­kiert wur­de, greift die Rück­ruf­funk­ti­on nicht mehr, und die Nach­richt bleibt im Post­ein­gang der Empfänger*innen lie­gen. Ein wei­te­rer wich­ti­ger Aspekt ist, dass der Rück­ruf nur inner­halb der­sel­ben Orga­ni­sa­ti­on funk­tio­niert, was bedeu­tet, dass sowohl du als auch die Empfänger*innen das­sel­be Micro­soft-Exch­an­ge-Ser­ver-Netz­werk nut­zen müsst. Ver­sen­dest du eine E‑Mail an eine exter­ne Adres­se, wie zum Bei­spiel Gmail oder Yahoo, ist die Funk­ti­on lei­der nicht verfügbar.

Falls der Ver­such schei­tert und du die Mail nicht mehr abru­fen kannst, zum Bei­spiel weil die Mail bereits geöff­net wur­de oder die Empfänger*innen einen ande­ren Mail-Anbie­ter ver­wen­den, kann es hilf­reich sein, schnell zu reagie­ren: Eine Ent­schul­di­gungs­nach­richt oder eine kor­ri­gier­te Ver­si­on der E‑Mail mit den ent­spre­chen­den Klar­stel­lun­gen kann Miss­ver­ständ­nis­se ver­mei­den. Vie­le Miss­ge­schi­cke las­sen sich so rela­tiv unkom­pli­ziert aus der Welt schaf­fen. Dar­über hin­aus soll­test du wis­sen, dass die Empfänger*innen von dem Rück­ruf­ver­such erfah­ren, selbst wenn die­ser nicht erfolg­reich ist. Dies kann im Ein­zel­fall unan­ge­nehm sein, wes­halb es rat­sam ist, E‑Mails vor dem Sen­den noch ein­mal gründ­lich zu prü­fen, um die Rück­ruf­funk­ti­on idea­ler­wei­se gar nicht erst nut­zen zu müssen.

Den­noch ist der E‑Mail-Rück­ruf eine nütz­li­che Opti­on, die dir in kri­ti­schen Situa­tio­nen Zeit und Ärger erspa­ren kann, vor­aus­ge­setzt, die oben genann­ten Vor­aus­set­zun­gen wer­den erfüllt.