OTTONET: Social Intranet war gestern. Jetzt wird mitgemacht

Man könnte meinen, in OTTOs interner Kommunikation herrsche Langeweile: Erst vor gut drei Jahren wurde das damalige Intranet einem kompletten make-over unterzogen - visuell aber vor allem auch konzeptionell. Das damals neue Social Intranet eroberte mit Features wie Personalisierungen, unternehmensweitem Eventkalender, Coporate News, Schwarzem Brett und auch den typischen Elementen sozialer Netzwerke wie Liken, Sharen und Kommentieren schnell die Herzen der Kolleg*innen. Insbesondere von den “menschelnden” Themen fühlten sie sich offenbar zur intensiven Interaktion ermutigt. Doch schon Anfang 2020 folgte dann das nächste „neue“ Intranet. Was war passiert? Der Konzernvorstand hatte Microsoft 365 als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform auserkoren. Grund genug das eigentlich gut etablierte Social Intranet früher als geplant auf den Prüfstand zu stellen und gemäß der Mitarbeiterbedürfnisse weiterzuentwickeln und noch zeitgemäßer zu machen. Das OTTONET als Knotenpunkt der digitalen Identität im Arbeitskontext​ und damit zentraler Orientierungs- und Einstiegspunkt für die tägliche Arbeit bei OTTO. Alle Kolleg*innen, die morgens ihren Laptop hochfahren, sollten die für sie persönlich wichtigsten Informationen auf dem schnellst möglichen “Klick-Pfad” finden. Das Ergebnis klingt trivial, kommt in der Kommunikationspraxis allerdings als kleine Revolution daher. „Wir haben die Gelegenheit genutzt auf Basis von Sharepoint Online, ein schnelleres, flexibleres und vor allem deutlich partizipativeres OTTONET komplett ohne redaktionellen Freigaben zu bauen“, so Nina Burmester, Channel Managerin der Internen Kommunikation bei OTTO, die maßgeblich an der Umsetzung beteiligt war. Was ist so besonders an dem neuen System? Wo liegen die Unterschied? Ein Überblick:

Was konnte das „alte“ OTTONET?

Beim alten OTTONET handelte es sich um ein klassisches Social Intranet. Denn: „Es war zwar schon auf einige partizipative Bedürfnisse der Kolleg*innen ausgerichtet, hatte kleinere Personalisierungsoptionen für den Aufbau der Seite und auch die Möglichkeit, sich über einen Communityfeed oder die Kommentarfunktion direkt miteinander auszutauschen", erklärt Nina. Aber ganz klar im Zentrum des Intranets stand der kuratierte Corporate Content – geschrieben und freigegeben durch die Unternehmenskommunikation OTTOCOMMS.

Was konnte das „alte“ OTTONET nicht?

Eine Schwachstelle der alten Welt: Es gab für die Kolleg*innen keine Möglichkeit, sich und ihr Thema länger als in 500 Zeichen selbstbestimmte auf einer “Bühne” zu präsentieren. Dazu konnte die Unternehmenskommunikation selbst keine wesentlichen Änderungen an Struktur und Informationsarchitektur vornehmen. Jede kleinste Anpassung musste über Entwickler*innen und Programmierer*innen laufen wodurch sehr langsame, kostenintensive und wenig flexible Prozesse entstanden.

Was kann das smarte OTTONET?

„Das neue Intranet versteht die Kolleg*innen als eine große Community und bildet technisch die Systematik einer Netzwerkkommunikation ab- mit der Grundlage für den Austausch und den Konsum von Unternehmensinformationen“, so Nina. Was bedeutet das konkret?
Jede*r einzelne Mitarbeiter*in kann das konsumieren oder auch kommunizieren, was ihm persönlich wichtig ist und er*sie für die bestmögliche Erfüllung seiner Arbeit gebrauchen kann. Die Informationen sind thematisch und nicht hierarchisch strukturiert und fließen alle gleichwertig in einen großen Contentpool auf die Startseite ein, von der aus ein Absprung in die drei geclusterten Arbeitskontexte ICH, WIR und ÜBER UNS möglich ist.

Darüber hinaus ist es noch persönlicher als das “alte” OTTONET und bündelt auf der Seite „ICH“ alle Dokumente, persönliche Arbeitsmittel, Favoriten, Termine und Aktivitäten auf einen Blick. So können Kolleg*innen den Seiten folgen, die sie selbst am meisten interessieren. Einzelne Abteilungen, Bereiche oder Netzwerke können im neuen OTTONET eigene Sharepointseiten als Themen-Hubs aufbauen, um darüber Informationen zu streuen. „Jede*r, der*die etwas sagen möchte, kann zu Wort kommen, seine*ihre digitale Präsenz eigenverantwortlich gestalten und ausbauen“, so Nina. Der gemeinsame Rahmen für die Inhalte ist lediglich das “WIR”.
Die Schnelligkeit und Flexibilität dieses neuen “Mitmach-Net`s” ist insbesondere in den aktuellen (Corona)Zeiten unheimlich wertvoll. So können Infohubs von jedermann*frau in kürzester Zeit aufgesetzt, informativ gefüllt und ansprechend gestaltet werden. Über die Integration von Yammer gehen der Austausch, das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit noch agiler und es gibt die Möglichkeit, auch in Zeiten von social distancing digitale Netzwerke zu schaffen und sich in gemeinsamen Interessensgruppen (“Communitys”) zusammenzufinden.
Der Reiter „ÜBER UNS“ beinhaltet neben den geschäftsrelevanten Informationen die Perspektive, wie OTTO "draußen" wahrgenommen wird. Wo und wie über das Unternehmen in den Medien und auf Social Media gesprochen wird. Eine für viele Kolleg*innen bislang unbekannte Perspektive, die auch wiederum zum Mitmachen einlädt und Corporate Influenzer fördert.

Wie aufwendig war der Umzug der Inhalte?

„Die Migration war gar nicht so aufwändig. Viel zeitintensiver war es, eine Akzeptanz für diese neue Kommunikationswelt zu schaffen und die Kolleg*innen schon im Umzugsprozess von ihrer neuen Rolle als eigenverantwortliche Kommunikator*innen zu überzeugen und auch technisch zu enablen“, so Nina. Es gab ein sehr enges Zeitfenster von knapp 3 Monaten, bis das alte Social Intranet abgestellt und das neue “Mitmach-Net” aufgesetzt sein musste. „Aber wir hatten den Vorteil, dass der letzte Relaunch ja erst drei Jahre zurück lag und wir damals inhaltlich bereits viele Aktualisierungen und Entrümpelungen vorgenommen hatten.“

Wie wichtig ist es, dass Kolleg*innen selbst Inhalte bereitstellen können?

Ohne die Inhalte der Kolleg*innen, die sie selbstständig über Sharepoint bereitstellen, gäbe es keine Basis für das neue OTTONET. „Es braucht die Kolleg*innen, um die Interaktion und den ungefilterten Austausch zu ermöglichen und die direkten Informationen aus allen Unternehmensbereichen in Form von eigenen Beiträgen, Videos, Vlogs und Kommentaren, um eine inhaltlich wertvolle OTTO-Community zu schaffen“, erklärt Nina. Diese Sichtweise erfordert auch von der Unternehmenskommunikation einen Wandel: „Wir befähigen die Kolleg*innen, selber zu Kommunikator*innen zu werden und verändern dabei letztlich vor allem unsere Rolle in der Internen Kommunikation“, erläutert Nina. „Wir sind keine Schreibwerkstatt mehr, wir schaffen jetzt den Rahmen, wir erklären und holen ab, wir beraten, wir animieren und gehen wo nötig als Vorbilder voran, damit alle Teil sein können von unserem neuen Mitmach-Net“.