Meetingkultur: Wie wir per Video strukturiert meeten
Das Meeting ist ein synchrones und damit eines der emotionalsten Kommunikationstools, über das wir verfügen. Und doch nutzen wir es alle falsch.
Wir wissen alle: Meetings können sich ziehen. Meetings können unstrukturiert sein und für Verwirrung sorgen. In manchen Meetings fühlen sich Menschen überflüssig: „Warum bin ich eigentlich hier? Mich betrifft dieses Thema nicht”. Zu viele Konferenzen bewirken oftmals einen Effekt des „Nichts-schaffen-durch-Meetings".
Wie schaffen wir es also, Meetings sinnvoll zu gestalten? Vor allem dieser Tage, wenn wegen der Corona-Krise viele Menschen im Homeoffice arbeiten, sind effektive Meetings z.B. per Video hilfreich. Im Vorfeld helfen einige Fragen, die sich Meetingleiter*innen und eingeladene Kolleg*innen stellen sollten, bevor sie ein virtuelles Treffen einberufen oder zusagen. Denn: Struktur ist in der jetzigen Homeoffice-Zeit besonders wichtig:
Meetingleiter*in:
Was ist die genaue Herausforderung und was muss geklärt werden?
Habe ich im Vorfeld des Meetings ein Ziel für alle definiert?
Verschicke ich eine Agenda?
Ist ein Protokoll nötig, um Teilziele festzulegen?
Eingeladene Kolleg*innen:
Was kann ich zum Meetingthema aktiv beitragen?
Bereite ich mich auf ein Meeting vor? Wenn ja, wie?
Wie konzentriert bin ich während des Meetings?
Lasse ich mich vom Handy ablenken?
Meeting ist nicht gleich Meeting
Wichtigste Botschaft zu Anfang: Ein Meeting sollte nur einberufen werden, wenn es dafür wirklich einen konkreten Anlass gibt. Zweck, Art und Ziel der Zusammenkunft sollten also im Vorfeld klar definiert werden. So kann es optimal gestaltet und so wertvolle Zeit gespart werden. Denn: Es ist immer hilfreich, möglichst kurze Meetings einzuberufen und somit eine zeitliche Disziplin zu erlernen. Frage dich also vor einem Meeting:
Immer dran denken: Nicht nur virtuelle Meetings benötigen Struktur, das gilt auch für die Arbeit im Homeoffice und das Führen auf Distanz.
