Interne Kommunikation: Tipps und Tools während Corona

Krisensituationen verunsichern, sodass Menschen versuchen durch mehr Informationen Unsicherheit zu überwinden. Das machen sie, um Auswirkungen besser einschätzen zu können und das Gefühl der Kontrolle über die Situation wieder zurückzugewinnen. Sie wünschen sich eine Perspektive, einen genauen Plan. Am liebsten versehen mit einem konkreten Datum, wann wieder alles „normal“ ist.

Das Bedürfnis der Kolleg*innen in Krisensituationen ist für Kommunikator*innen recht klar: Informationen mit Perspektive möglichst transparent kommunizieren. Das ungünstige an Krisen? Auswirkungen lassen sich häufig nicht abschätzen und die Dauer ist nur schwer vorherzusagen. Wir versuchen alles, um in Krisenzeiten unsere 4.900 Kolleg*innen bei OTTO gewohnt transparent über Prozesse, Zwischenschritte und Entscheidungsfindungen zu informieren. Und hoffen mit vielfältigen Formaten bei der täglichen Informationsflut auch in Corona-Zeiten gute Chancen zu haben, gelesen und gehört zu werden.

Das sind die erfolgreichsten Kommunikationsformate bei OTTO:

Corona Info-Hub mit virtueller Community für den Austausch

Im Corona Info-Hub finden Mitarbeiter*innen alle wichtigen Informationen, rund um die aktuelle Ausnahmesituation. Das Ziel ist es, tagesaktuell über neueste Entwicklungen und Entscheidungen zu berichten, Änderungen in den Arbeitsabläufen bekannt zu geben sowie auf arbeitsrechtliche und organisatorische Neuerungen hinzuweisen. Wann dürfen wir wieder zurück auf den Campus? Welche Maßnahmen sind wegen Corona bereits in Kraft getreten? Bei wem muss ich mich melden, wenn ich zu einer infizierten Person Kontakt hatte?
Nur einige Fragen auf die OTTO-Mitarbeiter*innen im Info-Hub Antworten finden. Zusammengestellt, kuratiert und moderiert werden die Informationen von OTTOCOMMS, der Unternehmenskommunikation von OTTO.

Teil des Info-Hubs ist ein Community-Feed, vergleichbar mit der Facebook Wall, indem Mitarbeiter*innen Themen posten, die sie beschäftigen. Beispielsweise finden sich hier Aufrufe zur Blutspende, Verlinkungen auf externe Informationen von Expert*innen oder zur Pressekonferenz der Bundesregierung, wenn über neue Maßnahmen informiert wird. Fragen können die Mitarbeiter*innen sowohl direkt unter den News-Beiträgen als auch im Community-Feed posten. Der Vorteil: Die Antworten sind so transparent für alle sichtbar. So ergänzen sich die Community als Live-Ticker und der Info-Hub mit relevanten Basisinformationen, die direkt den Arbeitsalltag der Kolleg*innen beeinflussen, optimal. Für dringende Fälle gibt es eine Push-Funktion.

Townhall-Meeting: UNPLUGGED virtuell

Normalerweise nehmen einmal im Monat bis zu 400 Mitarbeiter*innen auf dem OTTO-Campus am internen Townhall-Meeting UNPLUGGED teil. Auf der Bühne? Unsere vier Bereichsvorstände Michael Müller-Wünsch, Katy Roewer, Marc Opelt und Bodo Kipper, die 60 Minuten über aktuelle Geschäftsentwicklungen, die Unternehmensstrategie und neue Projekte berichten. Am Ende gibt es Zeit für Fragen aus dem Publikum. Durchs Programm führt Martin Frommhold, Leiter Unternehmenskommunikation bei OTTO. Eine Veranstaltung dieser Größenordnung am Campus ist heute undenkbar. UNPLUGGED gibt es stattdessen als digitales Live-Event: Die vier Bereichsvorstände streamen live aus ihren Wohnzimmern und informieren zur aktuellen Lage. Fragen können einfach über die Chatfunktion gestellt werden. Um dem gestiegenen Informationsbedürfnis der Mitarbeiter*innen nachzukommen, wird UNPLUGGED während der Krise in erhöhter Frequenz (ca. alle 2 Wochen) produziert. Beim ersten Versuch waren mehr als 900 Kolleg*innen live dabei. Für alle, die es zum Übertragungszeitpunkt nicht möglich machen können, wird UNPLUGGED als Videostream zur Verfügung gestellt. Eine flexible Einteilung der eigenen Arbeitszeit ist in Zeiten von geschlossenen Kitas und Schulen besonders wichtig. Das wird auch bei der Planung der Kommunikationsformate berücksichtigt.

Video-Blog: Corona-Spezial

Im Video-Blog, kurz Vlog, spricht Anne Remy, Communications Consultant bei OTTO, in 10- bis 15-minütigen Video-Interviews mit OTTO-Kolleg*innen. Ziel ist es, tiefere Einblicke und Hintergrundinformationen zum Arbeitsalltag seit Corona zu geben und dabei die Menschen hinter den Projekten und Informationen in den Mittelpunkt zu stellen. Mit dabei waren schon:

• Der OTTO-Chef-Controller mit einer Einschätzung zum Geschäft.
• Die Kollegin aus dem Relation-Center, die täglich weiterhin unsere Kund*inenn betreut und berät – und das aus dem Homeoffice.
• Der Krisenstabsleiter, der alle notwendigen Aktivitäten koordiniert.
• Ein Kollege, der mit fünf Kindern von zuhause arbeitet.
• die Projektleiterin, die mit ihrem Team erarbeitet, wie eine Rückkehr der Mitarbeiter*innen auf den OTTO-Campus aussehen kann.

Der Vlog erscheint ein- bis zweimal pro Woche.

Podcast O-TON

Entwickelt wurde der Podcast O-TON für die externe Kommunikation. Gehosted von Ingo Bertram, Corporate Spokesman HR bei OTTO und produziert von Elena Rasmussen, Volontärin OTTOCOMMS. Inzwischen erweitert O-TON das interne Kommunikationsangebot, weil viele OTTO-Kolleg*innen, das Format schätzen. In den vergangenen Wochen hat Ingo mit Kolleg*innen zu „Kommunikation in der Krise“, zu „Paketflut in der Logistik“ oder zur „Veränderungen der Arbeitswelt“ aufgrund von Corona gesprochen.

Der Angebots-Mix macht das interne Kommunikationsangebot von OTTO aus: Jede*r Mitarbeiter*in kann sich je nach Bedürfnis und persönlicher Präferenz informieren. Unabhängig davon, ob er*sie Informationen lieber liest, hört oder Videos schaut. Das Ziel in der internen Kommunikation: Während Corona umfassend, unaufgeregt und ­-im richtigen Momenten auch mal mit Humor ­­- zu informieren.