Hybride Veranstaltungswelt: Was gibt es alles zu beachten?
Präsenzveranstaltungen versus digitale Events: Wie bringt man beide Welten zusammen?
Hallo Benedikt, wie hat sich die Veranstaltungswelt durch die Corona-Pandemie verändert und wie wird es weitergehen?
BENEDIKT BLÄSE: In der Corona-Pandemie hat sich nicht nur die Art unserer Zusammenarbeit verändert, auch unsere Begegnungen in Form von Veranstaltungen und Events wurden in die digitale Welt verlagert. Nach über einem Jahr Pandemie haben wir gelernt, dass diese Begegnungen, Interaktionen und Emotionen zum Teil auch digital stattfinden können – manchmal mehr und manchmal weniger gut.
Die Veranstaltungswelt hat sich durch die Pandemie verändert und wir möchten kein Zurück in die Vergangenheit. Wir haben gemerkt, welche Präsenzveranstaltungen wir vermissen, haben aber auch schätzen gelernt, welche Vorteile die digitale Welt bietet. Deshalb möchten wir zukünftig das Positive aus beiden Welten vereinen. Die Zukunft wird somit, meiner Meinung nach, eine Mischung aus Präsenzveranstaltungen, digitalen Veranstaltungen und hybriden Veranstaltungen sein.
Was sind denn hybride Veranstaltungen?
Mit hybriden Veranstaltungen meinen wir ein vor Ort teilnehmendes Publikum und digital zugeschaltete Teilnehmer*innen. Dabei eignen sich manche Veranstaltungen und Veranstaltungstypen besser für bestimmte Durchführungsformen als andere – hier eine gute Mischung zu finden, um die eigenen Veranstaltungsziele zu erreichen und auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden zu hören, wird die zukünftige Herausforderung sein.
Wie habt ihr als Team Events & Locations bei OTTO die vergangenen Monate genutzt, um euch auf diese zukünftige Veranstaltungswelt vorzubereiten?
Wir haben die Zeit genutzt, um unser Bauchgefühl, das wir durch jahrelange Erfahrung und viele erfolgreiche Veranstaltungen bei OTTO entwickelt haben, durch empirische Studien zu überprüfen. In einem Forschungsprojekt haben wir die Frage gestellt, wie wir auch zukünftig Veranstaltungen identitätsstiftend umsetzen und die Kolleg*innen bei der Organisation von Veranstaltungen bestmöglich unterstützen können. Darüber hinaus haben wir die Vor- und Nachteile von digitalen und Präsenzveranstaltungen analysiert, um zukünftig den Kolleg*innen Empfehlungen zur Durchführung geben zu können und im gleichen Zuge auch unsere eigenen Veranstaltungsformate überprüft und angepasst.
Eine konkrete Maßnahme, abgeleitet aus den Forschungsergebnissen, ist die Erstellung eines Veranstaltungsguides für die Mitarbeitenden. Dieser soll in einer neuen hybriden Welt eine Orientierung und ein einheitliches Verständnis rund um das Thema Veranstaltungen und Events schaffen.
Ein Veranstaltungsguide für die Mitarbeitenden soll in einer neuen hybriden Welt eine Orientierung und ein einheitliches Verständnis rund um das Thema schaffen
Was sind konkrete Inhalte des Veranstaltungsguides? Wie kann dieser die Mitarbeitenden bei der Organisation von Veranstaltungen unterstützen?
Der Veranstaltungsguide beinhaltet neben Tipps und Handlungsempfehlungen eine Empfehlungsmatrix zur Durchführungsform (präsent, remote, hybrid) sowie eine Sammlung aller relevanten Richtlinien und Rahmenbedingungen.
Die Grundlage, um Empfehlungen zur Durchführung und Umsetzung geben zu können, ist das gemeinsame Grundverständnis zu den verschiedenen Veranstaltungstypen. Besonders in einer hybriden Veranstaltungswelt voller auch technischer Möglichkeiten ist es wichtig, sich klar zu machen, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll.
Ein weiteres für uns sehr wichtiges Kriterium ist der Interaktions- und Vernetzungsgedanke einer Veranstaltung. Das heißt: Handelt es sich beispielsweise eher um eine fachliche Informationsveranstaltung mit einer einseitigen Kommunikation oder stehen die soziale und emotionale Interaktion und Vernetzung unter den Teilnehmenden im Mittelpunkt?
Als grundsätzliche Leitplanke lässt sich sagen: Je emotionaler, interaktiver und vernetzender das Ziel der Veranstaltung ist, desto eher sollte sie in Präsenz stattfinden.
Plant ihr auch wirklich hybride Veranstaltungen?
Durch die aktuellen Lockerungen dreht sich viel darum, welche Veranstaltungen wieder in Präsenz stattfinden und welche weiterhin digital durchgeführt werden – das sind die beiden Durchführungsformen, mit denen die meisten Personen Erfahrungen haben. Wir bereiten uns auch auf hybride Szenarien bestmöglich vor, jedoch wird es (noch) nicht möglich sein, alle Veranstaltungstypen in hybrider Form umzusetzen. Dafür sind die technischen Möglichkeiten noch nicht entsprechend ausgereift.
Bei beispielsweise Informationsveranstaltungen lässt sich durch einen Livestream relativ simpel die Reichweite des Publikums vor Ort nahezu grenzenlos und vor allem ortsunabhängig erhöhen. Auch Fragerunden mit dem Publikum können technisch umgesetzt werden, so dass die digital Teilnehmenden mit den Speaker*innen und den Moderator*innen interagieren können – dies geht jedoch nur bis zu einem bestimmten Grad. Die Technik stößt an ihre Grenzen. Eine hybride Durchführung kann bei bestimmten Veranstaltungsformaten einen Mehrwert bieten. Es sollte jedoch genau überprüft werden, ob dies der Fall und technisch abbildbar ist. Neben der technischen Umsetzung sollten auch weitere Faktoren beachtet und angepasst werden.
Was glaubst du, wie die ersten Monate und ersten Veranstaltungen in einer möglichen Post-Pandemie-Welt aussehen werden?
Ich glaube, dass in einer ersten Phase der Post-Pandemie das Interesse nach persönlichem Kontakt und Begegnungen zunächst sehr hoch sein wird und viele Veranstaltungen in Präsenz stattfinden werden. Dennoch haben wir die Vorteile der digitalen Arbeits- und Veranstaltungswelt kennen und auch schätzen gelernt, deshalb glaube ich, dass es in Zukunft die am Anfang erwähnte Mischung aus Präsenz und digitaler Welt wird.
Für uns als Team Events & Locations heißt das auch, dass wir zunächst in eine Test-&-Learn-Phase kommen werden – und für diese sind wir bestmöglich vorbereitet.
