Desk Sharing: In Zukunft ohne festen Schreibtisch?
Warum wir uns für das Desk Sharing Konzept entschieden haben
In den vergangenen Jahren hat sich auch bei uns das hybride Arbeitsmodell, also eine sinnhafte Kombination aus mobilem Arbeiten und Präsenzarbeit, durchgesetzt. Daran möchten wir auch in Zukunft festhalten.
Was meinen wir mit Desk Sharing? Eine Definition
Nicht mehr alle Arbeitsplätze sind im Büro täglich besetzt und einige Flächen bleiben ungenutzt. Unsere Lösung dafür: Desk Sharing. Bei diesem Prinzip haben unsere Kolleg*innen keine eigenen, festen Arbeitsplätze mehr. Stattdessen teilen sie die vorhandenen Plätze untereinander und können täglich frei einen neuen Arbeitsplatz buchen.
Warum nutzen wir Desk Sharing bei OTTO?
Im Rahmen unserer FutureWork-Initiative haben wir uns für das Desk-Sharing-Modell entschieden und sammeln bereits seit einigen Jahren Erfahrungen damit. Für die hybride Zusammenarbeit setzen wir auf Activity-Based-Working. Das bedeutet, unsere Kolleg*innen wählen ihren Arbeitsort je nach Tätigkeit und überlegen, wo sie ihre Aufgabe am effektivsten erledigen können. Dafür können sie verschiedene Orte auf unserem Campus wählen, wie die Bibliothek für konzentrierte Arbeit, multifunktionale Projektflächen für kreative Termine oder technisch ausgestattete Räume für hybride Meetings. Oder eben den Schreibtisch – auf dem Campus oder zuhause. Bei den vielen Möglichkeiten wird deutlich: ein fester Schreibtisch pro Person ist mittlerweile überflüssig.
Welche Vorteile hat Desk Sharing?
Die Umstellung auf das Desk-Sharing-Modell führt zu einer ganz neuen Arbeitskultur. Die Bewegung auf der Fläche hilft uns nicht nur dabei, neue Impulse und Ideen in unseren Köpfen aufkommen zu lassen, sondern sorgt auch für einen täglichen Perspektivwechsel. Durch die unterschiedlichen Arbeitsplätze wird der Austausch mit Kolleg*innen gefördert und Einblicke in andere Bereiche und deren Herausforderungen werden möglich. Außerdem schenkt uns Desk Sharing die Flexibilität je nach Aufgabe den geeigneten Arbeitsort dafür auszuwählen, also Activity Based Working zu leben.
Welche Herausforderungen gibt es?
Wie fast jede Veränderung, bringt auch Desk Sharing neue Sorgen mit sich: Zunehmende Lautstärke auf der Fläche, mühsames Suchen nach einem freien Arbeitsplatz oder auch die räumliche Trennung von den Lieblingskolleg*innen. Diesen Bedenken haben wir uns angenommen, viel ausprobiert und verbessern uns stetig.
Wie funktioniert Desk Sharing auf unserem Campus?
Unsere Kolleg*innen können bei uns einen beliebigen Arbeitsplatz auf dem Campus nutzen, der in ihrer jeweiligen „Homezone“ liegt. Die Homezones dienen dem Teambuilding und teilweise auch der Vertraulichkeit von Themen. Was auf den ersten Blick chaotisch klingt, ist eigentlich ein simples System, welches für alle Kolleg*innen einfach buchbar ist.
Über ein eigenes Buchungssystem können alle freien Arbeitsplätze eingesehen werden und bis zu 21 Tage im Voraus reserviert werden. So gewährleisten wir eine bessere Planbarkeit und vermeiden das Suchen eines freien Platzes am Morgen.
Jeder Arbeitsplatz ist mit einer technischen Grundausstattung versehen. Dazu zählen zwei Monitore, eine Dockingstation und eine Webcam. So können alle ihre Arbeit an jedem Platz unter gleichen Bedingungen ausüben.
Um einen reibungslosen Ablauf des Desk-Sharing-Modells sicherstellen zu können, verfolgen wir eine „Clean-Desk-Policy“. Unsere Kolleg*innen sind dazu angehalten, ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages wieder freizuräumen, damit dieser am nächsten Tag wieder genutzt werden kann. Persönliche Gegenstände können stattdessen in Schließfächern auf dem Campus verstaut werden.
Mit der Entscheidung für das Desk-Sharing-Modell blicken wir in eine spannende Zukunft der Arbeit, die neue Freiheit mit sich bringt. Wir freuen uns auf weitere Learnings und Impulse, um unser Arbeitsweisen kontinuierlich weiterentwickeln zu können.
